Совершенствования системы управления дебиторской и кредиторской задолженностями ООО «Торговый Дом Технофильтр»

Кроме того, из анализа кредиторской задолженности, следует, что она в 2009 году по сравнению с 2008 годом так же выросла (на 1%). Кредиторская задолженность растет в основном за счет долгов предприятия перед поставщиками на 3710 тыс. руб., перед персоналом организации на 229 тыс. руб., задолженность по налогам и сборам на 2192 тыс. руб.

Заключительным моментом анализа дебиторской и кредиторской задолженностей ООО в «Торговый Дом Технофильтр» является их сравнение. Сравнение позволяет сделать вывод, что в организации в 2009 году преобладала сумма кредиторской задолженности, но темп ее прироста меньше, чем темп прироста дебиторской задолженности. Причина этого — в более низкой скорости обращения кредиторской задолженности по сравнению с дебиторской. Такая ситуация ведет к дефициту платежных средств.

Таким образом, на предприятии ООО «Торговый Дом Технофильтр» наблюдается превышение кредиторской задолженности над дебиторской в 3,3 раза. Превышение кредиторской задолженности над дебиторской дает возможность использовать эти средства как привлеченные источники.

Хотя кредиторская задолженность экономически и выгодна ООО «Торговый Дом Технофильтр», однако в некоторых случаях она ведет к штрафным санкциям и снижению рейтинга предприятия среди конкурентов. Поэтому с данным видом задолженности необходимо бороться.

ГЛАВА 3  СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЯМИ В ООО «ТОРГОВЫЙ ДОМ ТЕХНОФИЛЬТР

 

3.1 Основные направления совершенствования управления дебиторской и кредиторской задолженностями ООО «Торговый Дом Технофильтр»

 

Выполненный во второй главе анализ позволяет утверждать, что основные направления совершенствования управления дебиторской и кредиторской задолженностью в ООО «Торговый Дом Технофильтр» могут быть следующие: проведение мер финансового оздоровления, разработка кредитной политики, применение анализа и контроля дебиторской задолженности, обеспечение использования форм рефинансирования задолженности и т.д.

Для более эффективного управления дебиторской задолженностью следует внедрить на предприятии ООО «Торговый Дом Технофильтр» комплексную систему управления ею, в связи, с чем произойдет ускорение цикла оборота дебиторской задолженностью и оптимизируется ее величина.

Рассмотрим, какие функции в области управления дебиторской задолженностью выполняет каждое структурное подразделение и в отдельности каждый работник (таблица 7).

При анализе системы управления дебиторской задолженностью выяснилось, что планирование дебиторской задолженности на предприятии состоит в определении графика выплат бухгалтером. Во-первых, необходимо, чтобы планированием занимались и в отделе материально технического снабжения, а также плановые показатели согласовывались  с директором.

Необходимо осуществлять обязательный полный анализ дебиторской задолженности в предшествующем периоде, для того, чтобы определить эффективности инвестированных в нее финансовых ресурсов.

 

Таблица 7

Распределение должностных обязанностей между исполнителями функциональных подразделений в области управления дебиторской задолженностью в ООО «Торговый Дом Технофильтр»

Структурная единица	Реализуемые функции
Директор	Определение максимально допустимого уровня дебиторской задолженности на предстоящий период
	Организует работу и эффективное взаимодействие бухгалтерии и отдела материально-технического снабжения в области управления дебиторской задолженностью
	Обеспечивает выполнение планов по сокращению величины дебиторской задолженности
	Принимает мер по взысканию дебиторской задолженности
	Принятие возможных мер по досудебному урегулированию спорных вопросов по претензиям дебиторам
	Контролирует изъятия дебиторской задолженности
Заместитель директора	Координирует и регулирует деятельность различных отделов предприятия по управлению дебиторской задолженностью
	Анализирует причины невозможности погашения задолженности дебиторами
Бухгалтерия
Главный бухгалтер	Организует работу бухгалтерии по бухгалтерскому учету дебиторской задолженности
	Осуществляет прием и контроль первичной документации по участку бухгалтерского учета дебиторской задолженности и подготавливает их к счетной обработке
	Подготавливает данные по участку бухгалтерского учета дебиторской задолженности для составления отчетности
	При неоплате в срок дебиторами задолженности – звонок с выяснением причин
	Контролирует погашение дебиторской задолженности
Бухгалтер	Организует расчеты по текущей дебиторской задолженности предприятия
	Осуществляет учет текущей дебиторской задолженности в журнале-ордере № 2
	Учет дебиторской задолженности на счете 76, 60 и 62
	Осуществляет контроль за своевременным погашением дебиторской задолженности клиентами
Отдел материально-технического снабжения
Ведущий специалист	Подготавливает  претензии к дебиторам при нарушении ими договорных обязательств
	Контролирует составление расчетов по этим претензиям
	Осуществляет погашение дебиторской задолженности поставщиков, в случае предварительного платежа за поставленную продукцию или оказанные продукцию
	Осуществляет взыскание дебиторской задолженности с физических  или юридических лиц
	Командировка ответственного лица, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию

 

Результаты анализа используются в процессе последующей разработки отдельных параметров кредитной политики предприятия.

Выполняя предложенное условие необходимо одновременное изменение нескольких характеристик текущей кредитной политики:

1) увеличение периода предоставления  кредита до 45 дней;

2) введение системы скидок при  предварительной оплате или оплате  в срок оказанных услуг сторонними организациями;

3) установление стандартов кредитоспособности. Решение о кредите должно основываться  на предпочтении надежности платежа.

Целесообразно также формирование информационной базы, сгруппировав клиентов по уровню кредитоспособности. Для ее разработки можно использовать информацию по исполнению платежей, данные об участии фирмы в официальных мероприятиях, судебных разбирательствах, арбитраже, а также иные сведения, характеризующие контрагентов; общую информацию – структура фирмы, ее история, биографические данные руководителей, список банков, ведущих дела с компанией отзыв о компании, публикуемый в прессе. Однако такая база должна быть разработана только для постоянных клиентов филиала. Группировка клиентов по уровню кредитоспособности основывается на результатах ее оценки и будет предусматривать следующих их категорий:

1) покупатели, которым кредит может быть предоставлен в максимальном объеме, т.е. на уровне установленного кредитного лимита (группа «первоклассных заемщиков»);

2) покупатели, которым кредит может быть предоставлен в ограниченном объеме, определяемом уровнем допустимого риска невозврата долга;

3) покупатели, которым кредит не предоставляется (при недопустимом уровне риска невозврата долга, определяемом типом избранной кредитной политики).

Чтобы снизить дебиторскую задолженность при умеренной кредитной политике следует предприятию ООО «Торговый Дом Технофильтр» полностью исключить ненадежных клиентов, платежеспособность которых находится на недопустимо низком уровне. Предполагается, что сбором информации, касающейся возможности изъять дебиторскую задолженность должен заниматься юрисконсульт, а также в некоторых случаях бухгалтер и ведущий специалист. К его функциям, которые он выполняет в настоящее время, должен прибавиться ознакомление с деятельностью покупателя (учредительные документы, длительность и направление хозяйствования, его рейтинг на рынке). Не менее важное значение имеет репутация предприятия ООО «Торговый Дом Технофильтр» и его руководства: компетентность, обязательность, порядочность, выполнение принятых обязательств перед бюджетом, кредитными учреждениями и партнерами. Эти данные можно получить на основе предоставленных документов самих плательщиков, а также соответствующих органов (налоговых инспекций, банка и т.д.). Следовательно, ответственность юрисконсульта также существенно повысится, поэтому необходимо установить вознаграждения персонала по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от эффективности мер по продажам и получению платежей. Повышением мотивации персонала по работе с дебиторской задолженностью должен заниматься отдел кадров, а также заместитель директора предприятия.

Необходимость в обязательной подготовке такой информации сложилась в связи с тем, что на предприятии ООО «Торговый Дом Технофильтр» присутствуют случаи невозможности взыскать дебиторскую задолженность (так как продукцию были оказаны организациям-банкротам). Анализ финансового состояния филиала показал, что абсолютно недопустимо списывать за счет собственных средств дебиторскую задолженность. При умеренной кредитной политике будет предоставляться возможность отсрочки погашения задолженности клиенту, который переживает финансовые трудности, разумеется, при существовании шансов на их преодоление.

При предоставлении коммерческого кредита следует исходить из обоснованных решений, которые касаются:

- оценки деятельности и кредитоспособности покупателя, заказчика;

- обоснования целесообразности реализации продукции в кредит;

- определения условий выдачи кредита (величина, сроки погашения, и т.д.);

- установления методов взимания дебиторской задолженности.

Эффектом от данного мероприятия должно стать полное исключение дебиторской задолженности безнадежной к взысканию.

Проанализировав собранную информацию в бухгалтерии принимается решение о возможности кредитования при согласовании  с высшим руководством предприятия ООО «Торговый Дом Технофильтр». Для этого стоит воспользоваться методом «дерево решений», наиболее доступным и популярным методом в менеджменте. Использование данного инструмента в филиале представлено на рисунке 4.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4 Метод «Дерево решений» применяемый в ООО «Торговый Дом Технофильтр»

 

Политика взимания платы (инкассации) предусматривает: сроки и формы напоминаний покупателям о дате платежей; условия пролонгирования долга по предоставленному кредиту; условия возбуждения дела о банкротстве несостоятельных дебиторов.

Так же предлагается использование «Календаря инкассации дебиторской задолженности» - платежи включаются в календарь в суммах и сроках, предусмотренных соответствующими контрактами с контрагентами. Он обеспечивает ежедневное управление поступлением денежных средств. Предлагается вести данный календарь в компьютерном варианте, что ускорит процесс учета дебиторской задолженности в ООО «Торговый Дом Технофильтр» и повысит возможность ее оперативного изъятия.

В ООО «Торговый Дом Технофильтр» следует полностью автоматизировать управление дебиторской задолженностью, т.е. учет; автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок; автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения; на основании договорных условий начислять пени и штрафы нецелесообразно. Для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. Этого достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлять порядка 20-30 счетов. Таким образом, достаточно постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т.д.

На предприятии ООО «Торговый Дом Технофильтр» имеется программист, который подготавливает и разрабатывает компьютерные программы для упрощения и ускорения деятельности работников предприятия. Бухгалтер использует Access только для расчетов по журналу-ордеру №2, что естественно упрощает его работу, но несущественно, так как заполнение журнала ведется вручную, также как и других документов по дебиторской задолженности. Программисту следует создать базу данных как в Access, так и в Excel, таким образом, автоматический учет, предоставление информации о просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков выплаты по обязательствам приведет к ускорению ее оборачиваемости.

В целях улучшения контроля за состоянием дебиторской задолженности предприятию ООО «Торговый Дом Технофильтр» необходимо:

1) проводить регулярный  мониторинг и контролировать дебиторскую задолженность, отслеживания при этом соотношение дебиторской и кредиторской задолженности;

2) контролировать состояние  расчетов по просроченным задолженностям;

3) по возможности ориентироваться  на увеличение количества заказчиков  с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчиком.

В целях повышения эффективности контроля и анализа дебиторской задолженности целесообразно ввести в практику работы бухгалтерии ООО «Торговый Дом Технофильтр» форму отчетности «Анализ состояния дебиторской задолженности по срокам ее возникновения», что позволит бухгалтеру представлять четкую картину состояния расчетом с разными дебиторами, своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры по ее устранению.

В определенных ситуациях для управления дебиторской задолженностью рассматриваемому предприятию ООО «Торговый Дом Технофильтр» можно воспользоваться услугами факторинговой компании. При факторинге предприятие уступает свои требования к покупателям, а банк обязуется кредитовать предприятие. Основным преимуществом этого инструмента является быстрое получение денежных средств и перенесение части затрат по управлению долгом на контрагента. Однако этот инструмент управления дебиторской задолженностью имеет высокую стоимость и влечет за собой ухудшение финансовых отношений с дебитором.

Одним из наиболее эффективных методов сокращения дебиторской задолженности ООО «Торговый Дом Технофильтр» является предоставление скидок заказчикам, которые оплатят в срок  задолженность за товары.

Ценовые скидки следует  использовать при больших показателях дебиторской задолженности, так как она отвлекает из оборота средства организации. Действительно, до наступления срока оплаты дебиторская задолженность должна финансироваться. При этом постоянно сохраняется риск, что оплата будет произведена покупателем (заказчиком) с опозданием либо ее вообще не будет. Это заставляет рассматривать дебиторскую задолженность как высоко рискованный актив. Кроме того, любую дебиторскую задолженность следует рассматривать как коммерческий кредит покупателю. Однако на анализируемом предприятии ООО «Торговый Дом Технофильтр» существуют большие финансовые трудности, поэтому оно не может себе позволить исполнять роль финансового института, поскольку анализ его финансового состояния во второй главе показал, что оно не обладает мощными денежными ресурсами. Предприятие, находящееся в кризисном состоянии, может устанавливать ценовые скидки на любой вид услуг с целью увеличения притока денежных средств, необходимых для восстановления платежеспособности и предотвращения ущерба.