Введение в менеджмент. Организация как объект управления

Тема 1. Введение в менеджмент. Организация как объект управления.

Вопросы:

1. Сущность менеджмента.

2. Понятие организации: факторы внутренней и внешней среды.

3. Жизненный цикл организации.

4. Эволюция представлений о характере взаимодействия организаций с окружением.

1. Сущность менеджмента.

Управление определяют как сознательное воздействие человека на объекты  и процессы и на участвующих в  них людей с целью придать  определенную направленность деятельности и получить желаемые результаты. Задача управления - внести упорядоченность в процесс, организовать совместные действия людей, достичь согласованности, координации действий.

В управлении всегда присутствуют две  стороны: управляющая и управляемая (субъект и объект управления). Общая  схема управления сводится к тому, что субъект управления вырабатывает управляющее воздействие в виде приказа, команды, сигнала, которое передается объекту управления. Объект управления, воспринимая управляющее воздействие, изменяет свой образ действий в соответствии с управляющим сигналом. О том, что объект выполнил команду, отреагировал на управляющее воздействие, субъект управления узнает по каналу обратной связи. В зависимости от этой информации вырабатываются новые управленческие воздействия и работает система с обратной связью.

Термин «менеджмент» появился для  обозначения способов воздействия на объекты и процессы в сфере коммерческой деятельности с целью повышения эффективности производства и увеличения прибыли. По своей сути «менеджмент» это производное от «управления» и является его синонимом. Но в то же время, имеется ряд особенностей в этом специфическом подходе к управлению.

Во-первых, менеджмент, как сфера  деятельности, связан с управлением  отдельно взятой организации, руководство  которой осуществляет профессионально подготовленный управляющий (менеджер). Для того, чтобы руководить организацией, управляющий должен получить специальные знания по основам управления.

Поэтому термин «менеджмент» употребляется  для обозначения управления хозяйственной деятельностью в различных организациях, в то время как управление, общественное или государственное, называется "администрирование".

Во-вторых, «менеджмент» - это американская трактовка понятия управления –  используется без перевода на другой язык. Когда говорят «менеджмент», то всегда подразумевают наличие особой фигуры руководителя (менеджера), который прошел специальную подготовку, обладает рядом качеств и умеет управлять людьми. Менеджмент в таком понимании отождествляется с "руководством", "командованием".

В-третьих, менеджмент рассматривается одновременно как наука и как искусство управления. Многие специалисты считают, что менеджмент является скорее искусством, которому можно научиться только через опыт и которым в совершенстве овладевают люди, имеющие талант. Поэтому менеджмент связывают с искусством высокого овладения практикой управления, которое должно базироваться на лежащих в его основе концепциях, теориях, принципах, методах.

В-четвертых, менеджмент трактуется как  процесс, состоящий из ряда взаимосвязанных  действий по планированию, организации, мотивации, контролю, способствующий взаимодействию человеческих и материальных ресурсов для достижения целей организации. Очень часто в таком понимании менеджмент ассоциируется с "регулированием", "координированием".

В-пятых, менеджмент определяется и как особый механизм влияния на деятельность отдельных работников, группы, организации в целом с целью достижения наилучших результатов. В таком понимании менеджмент близок к лидерским устремлениям.

2. Понятие организации: факторы внутренней и внешней среды.

Организация - это группы людей, объединенных совместной деятельностью, целями, для  достижения которых используются ресурсы. Существует множество разнообразных  организаций – политических, производственных, религиозных, военных, творческих и т. д. Но, несмотря на существенные отличия, некоторые единые признаки позволяют всех их квалифицировать как организации.

Едиными критериями  организации  считаются: наличие группы людей, наличие  общей цели, совместная деятельность для достижения цели.

Это определение раскрывает содержание понятия формальной организации, где сам факт существования организации, наличие групп, определение целей, распределение полномочий и взаимосвязей между группами формально закреплены.

Но в рамках любой формальной организации существуют неформальные. Это такие организации, в которых группы  людей возникают спонтанно, отношения между ними не закреплены формально, но осуществляются регулярно и имеют общую цель.

Хотя объектом управления являются формальные организации, неформальные оказывают существенное воздействие на процесс и результативность управления и поэтому их исследованию отведено  особое место в теории менеджмента.

Организации классифицируются по ряду признаков: вид деятельности (хозяйственные, правительственные, общественные); форма собственности (частные, государственные, совместные и пр.); размеры (малые, средние, крупные); и пр. (уровень регулирования деятельности; организационно-правовые формы).

Однако, несмотря на такое многообразие и различия, все организации  обладают общими характеристиками (едиными родовыми признаками), позволяющими определять их как организации.

Во-первых, любая организация осуществляет деятельность, в процессе которой использует ресурсы для достижения целей. Во-вторых, деятельность любой организации зависит от внешней среды, которая находится за пределами влияния менеджеров данной организации. Представление об организации эволюционировало на протяжении всего времени ее существования. Современное представление: организация – это открытая система, которая  подвержена воздействию внешней среды и способна адаптироваться к изменениям в ней. В-третьих, деятельность организации непременно осуществляется на основе горизонтального разделения труда, означающего распределение работ между исполнителями и образование подразделений, выполняющих конкретные функции. В-четвертых, наличие вертикального разделения труда, возникающего вследствие необходимости координации деятельности при разделении работы на составляющие части. Оно означает появление управляющей подсистемы и менеджеров.

Организация, представляющая собой  открытую систему, сама формируется  из отдельных элементов, которые  подвержены изменениям и взаимосвязаны между собой.  Основными факторами внутренней среды являются: цели, технологии, задачи, организационные структуры и люди (нарисовать).

Любая организация уже  при формировании, на стадии разработки документов, необходимых для регистрации деятельности, формулирует цель, определяя направления и объемы деятельности.

Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится достичь группа, работая вместе. Любая организация существует потому и до тех пор, пока она удовлетворяет потребности покупателей. Общая цель (миссия) организации может быть определена применительно к внешней среде, так как организация – это открытая система и выживает, если удовлетворяет потребности вне ее самой. Именно поэтому прибыль не может быть целью, так как это сугубо внутренняя проблема организации. (Генри Форд, создавая свое дело, определил общую цель деятельности - предоставление людям дешевого транспорта. Он отмечал, что если кто-то это делает,  прибыль не пройдет мимо. В отличие от Форда менеджеры компании Дженерал Моторс сформулировали другую общую цель, хотя работали на одном рынке - производство автомобилей - на любой вкус и кошелек. То есть изначально определили для себя возможность производства разнообразных, в том числе по цене, автомобилей.

Чтобы производить продукцию  необходимы технические средства и определенные технологии, которые предлагает рынок. И хотя внутренние переменные являются результатом управленческих решений (они созданы людьми), иногда внутренний фактор – это нечто заданное (например, существующие технологии), что должны учитывать руководители.

Технологии – это способ преобразования ресурсов в требуемые продукты или услуги. Влияние этой переменной на управление определялось крупными изменениями в технологии: промышленная революция, стандартизация и механизация, конвейерные сборочные линии, гибкие переналаживающиеся системы.

Та или иная технология представляется в технической документации посредством описания последовательных действий по изготовлению продукта на различных стадиях производственного процесса.  Значит, технологический процесс описан целым рядом последовательных и параллельных работ, которые выполняются работниками различных профессий и квалификаций. То есть технологические процессы предопределяют наличие определенных задач.

Задача – это предписанная работа или часть работы, которая должна быть выполнена определенным способом в определенные сроки. Они предписываются должности, а не работнику. Например, рабочий, приходя на рабочее место, получает наряд на выполнение определенной работы в течение рабочей смены, часа и пр. И независимо от того, кто ее будет делать, содержание работы неизменно, так как предопределено технологическим процессом. Если задачи выполняются качественно и в установленные сроки, значит, нет сбоев в технологическом процессе, т.е. создаются предпосылки успешной деятельности всей организации. Каждой должности предписывается ряд задач,  являющихся вкладом в достижение целей организации. Задачи обычно классифицируют по трем типам: работа с людьми, работа с предметами (сырье, материалы), работа с информацией. Рабочие работают с предметами, управленцы - с людьми и информацией. Задачи могут быть повторяющимися и нет, требовать на выполнение секунды и месяцы, могут носить рутинный характер и творческий.

Совокупность однородных задач  формирует функциональные области, то есть работы, выполняемые подразделениями для организации в целом. Например, участок (цех) сборочного производства, участок покраски, отдел маркетинга, финансовый отдел и пр. Речь идет о том, что разнородные задачи, означающие горизонтальное и вертикальное разделение труда, формируют уровни управления и функциональные области, которые определенным образом структурированы. Так создается структура организации.

Структура организации – это  логическое взаимоотношение уровней  управления и функциональных областей, построенных таким образом, чтобы  организация достигла целей. Структура организации формируется на основе разделения труда, т.е. работа закрепляется за специалистами. Организационные структуры определяют должности и полномочия, т.е. задачи.

Все подразделения и по вертикали, и по горизонтали представлены людьми. Они являются основой любой организации. Люди создают продукт, они формируют культуру и внутренний климат организации, от них зависит само существование организации. Люди, работающие в организации, отличаются по социальному положению, национальным и половозрастным признакам, культурному уровню. Все эти характеристики могут существенно влиять на результаты работы отдельного человека, человека в группе и организации в целом.

Менеджмент исследует три аспекта  человеческого фактора:

поведение отдельных людей; поведение людей в группах; поведение руководителей по отношению к отдельным людям и группам людей.

Таким образом, очевидно, что все  факторы внутренней среды взаимосвязаны, поэтому изменение одного или нескольких из них обусловливает необходимость изменения других.

Внутренние переменные содержат и  социальный компонент (людей), и технический  компонент (все остальные), поэтому  их определяют как социотехнические подсистемы, а организацию – социотехнической системой.

Каждая организация  имеет внешнее окружение, охватывающее большое число факторов, которые  оказывают воздействие на поведение фирмы в текущем периоде и в перспективе.

Представления о воздействии  внешнего окружения на деятельность организации сформировались в конце 50-х годов ХХ столетия. Это вполне соответствует истории и логике развития экономики. Производство ограниченной (относительно) номенклатуры технически несложной (относительно) продукции, а значит – неширокая кооперация, ненасыщенность рынка продукцией, превышение спроса над предложением, стабильность (относительная) спроса, а, значит - нединамичная (относительно) экономика создавали предпосылки относительной автономии фирм, не полной независимости, а зависимости, которая носила константный характер.

Не случайно в ранних исследованиях менеджмента (школы научного, административного управления и др.) все рассуждения сосредотачивались на уровне самой организации. И лишь позже в рамках системного и ситуационного подходов  были сформулированы представления  о зависимости организации от внешнего окружения. К этому времени в экономике произошли существенные перемены.

1. Многократно возросла номенклатура производимой продукции вследствие увеличения объема знаний, информации, с одной стороны, и адекватно возросших мощностей производства, – с другой.
2. Производство освоило выпуск технически сложной продукции, доля которой в структуре экономики продолжает нарастать. В этот период зарождаются и развиваются, опережая темпы роста экономики в целом, новые наукоемкие отрасли. Производство технически сложной продукции неминуемо углубляет специализацию и ведет к расширению кооперации.
3. Утверждение на рынке приоритета потребителя с дифференцированными индивидуальными потребностями и как следствие – необходимость маркетинговых исследований и усиление зависимости фирм-изготовителей от динамичных запросов потребителей. 
4. После периода «Великой депрессии» повсеместное расширение  государственного  регулирования экономических и социальных процессов; утверждение профсоюзов как субъектов, регулирующих рынок труда.
5. Развивающиеся международные интеграционные процессы ставят в зависимость деятельность организаций от событий в других странах.
6. Существенно возросший динамизм всех сфер человеческой жизнедеятельности, в том числе и экономической, обусловливает еще большую зависимость фирм от внешних факторов.