Предложения по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО

                                           Содержание

Введение…………………………………………………………………………...2

Глава 1. Деятельность руководителя структурного подразделения  на современном предприятии……………………………………………………..4

1.1 Особенности трудового  процесса руководителей…………………...4

1.2 Организация труда руководителя  на современном предприятии…..6

1.3 Функции, права и  обязанности руководителя службы  ДОУ………22

Глава 2. Анализ эффективности  работы начальника общего отдела на ОАО………………………………………………………………………………28

2.1 Общие сведения и организационно - управленческая структура ОАО………………………………………………………………………………28

2.2 Анализ организации  труда начальника общего отдела  на ОАО…...34

2.3 Анализ деятельности  начальника общего отдела на ОАО «Контакт» по делопроизводству…………………………………………………………….42

Глава 3. Предложения  по совершенствованию работы начальника и организации труда общего отдела на ОАО…………………………………46

3.1 Совершенствование деятельности начальника общего отдела на ОАО «Контакт» по делопроизводству…………………………………………57

Заключение………………………………………………………………………63

Список литературы………………………………………………………………65

Приложение 1. Схема организационной  структуры ОАО……………………69

Приложение 3. Номенклатура дел общего отдела ОАО………………………70

Приложение 3. Список нерегистрируемой корреспонденции на ОАО………72

 

                                            Введение

На протяжении всей жизни  человеческого общества были те, кто  руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали  значение самому понятию «управление». С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку  и продолжает развиваться в настоящее  время. На протяжении развития этой науки  основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось  тому, как организовать работу самого руководителя.

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Целью данной курсовой работы является повышение эффективности работы начальника общего отдела на ОАО «Контакт».

Объект исследования - служба документационного обеспечения управления на ОАО «Контакт».

Предмет исследования - деятельность начальника общего отдела на ОАО «Контакт».

Задачи исследования: - выявить  литературу по теме исследования; - на основе анализа литературных источников выявить и описать основные пути повышения эффективности работы руководителя службы ДОУ; - проанализировать деятельность ОАО «Контакт» и выявить место начальника общего отдела в организации работы данного предприятия; - проанализировать организацию труда начальника общего отдела, его деятельность по документационному обеспечению управления; - внести предложения по совершенствованию организации труда начальника общего отдела на ОАО «Контакт»; - внести предложения по совершенствованию деятельности начальника общего отдела по документационному обеспечению управления.

Методы исследования: - метод  работы с документами; - метод анализа  информации; - метод синтеза информации; - метод опроса.

Актуальность исследования - на каждом предприятии есть служба документационного обеспечения  управления или хотя бы сотрудник, отвечающий за документационное обеспечение управления. На руководителя службы ДОУ ложатся  многие функции и задачи связанные  с руководством отдела и не только. Поэтому так важно организовать работу самого руководителя службы ДОУ. Ведь от повышения эффективности  труда руководителя службы ДОУ будет  зависеть и повышение эффективности  работы организации в целом.

 

Глава 1. Деятельность руководителя структурного подразделения  на современном предприятии

               1.1 Особенности трудового процесса руководителей

Управленческий труд - это  разновидность умственного труда. Он непосредственно не выступает  созидателем материальных благ, но является неотъемлемой частью труда  совокупного рабочего, а потому и  производительным трудом.[33]

Основная цель управления как такового - создание необходимых  условий (организационных, технических, социальных, психологических, и других) для реализации задач организации, «установление гармонии» между  индивидуальными трудовыми процессами, координация и согласование совместной деятельности работников ради достижения конкретных запланированных результатов. Таким образом, управление - это, прежде всего работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия.

Трудовая деятельность людей  в производстве как предмет управленческого  труда может опосредованно выступать  в виде информации в ее различных  формах. Информация - специфический  объект приложения управленческого  труда. В связи с этим управленческий труд имеет информационную природу. В нем сочетаются творческие, логические и технические операции, связанные  с обработкой информации, а обмен  деятельностью между субъектом  и объектом управления, между самими субъектами управления носит информационный характер. Поэтому в качестве орудий труда руководителей выступают, прежде всего, средства работы с информацией (организационная и вычислительная техника), а результат их деятельности проявляется в управляющих воздействиях (управленческих решениях) и оценивается  на основе достижения стоящих перед  организацией целей. Достижение цели управления осуществляется путем подготовки и  реализации совокупности управляющих  воздействий. Управляющее воздействие  на коллективы людей, на их трудовую деятельность - это и есть специфический продукт управленческого труда. Основной формой такого воздействия является управленческое решение.[27, с.5-7]

Особенность результатов  управленческого труда состоит  в том, что они трудно поддаются  количественной оценке.

Результаты труда руководителей, как правило, оцениваются косвенно -по показателям производственной деятельности возглавляемых ими коллективов. Это своего рода конечные результаты, между временем достижения которых и моментом приложения труда существует значительный разрыв.

В процессе управления его  субъекты решают самые различные  проблемы - организационного, технического, экономического, социально-психологического, правового характера. Это многообразие также является важной особенностью управленческого труда.

Средствами управленческого  труда являются организационная  и вычислительная техника, а уровень  и полнота ее использования определяют культуру и эффективность управления.

Все указанные отличительные  качества управленческого труда  обусловливают особый подход к его  организации.

Содержание и набор  действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, военная  и т.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в  управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень  управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и от многих других факторов. Однако, не смотря на все разнообразие, как  на это обратил внимание еще в 1916г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие в общем-то однородных видов деятельности. Роль управления в организации была определена им следующим образом: предвидеть, организовывать, руководить, координировать и контролировать. В настоящий момент этот перечень может быть дополнен и выглядеть в виде следующей логической цепочки действий:

-установление целей - определение будущего состояния организации;

-формирование стратегии  - определение способов достижения цели

-планирование работы - определение задач конкретным исполнителям;

-проектирование работы - определение рабочих функций исполнителей;

-мотивирование деятельности - целенаправленное воздействие на работника;

-координация работ - согласование усилий исполнителей;

-учет и оценка работы - измерение результатов работы и их анализ;

-контроль хода работы - сопоставление результатов с целями;

-обратная связь - корректировка целей.

В выполнении данных функций  руководители в процессе организации  труда должны достигать наибольшей эффективности.[40, с.18-19]

   1.2 Организация труда руководителя на современном предприятии

Для того чтобы правильно  выполнять свои функции и достичь  своих целей, руководитель должен правильно  планировать и организовывать труд.

Организация труда руководителя - использование эффективной системы  приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий  труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные отношения - это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности. [27, с.26]

К числу элементов организации  труда руководителя, следует отнести:

-организацию труда в  коллективе (разделение труда, регламентация  труда по содержанию, регламентация  труда по времени), выбор систем  и методов работы;

-специфические проблемы  организации личного труда (планирование  и распределение рабочего времени,  управление потоком посетителей,  индивидуальный рабочий стиль, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);

-организацию использования  средств вычислительной и оргтехники;

- мероприятия по охране  труда, обеспечивающие безопасные  условия, как для самого исполнителя,  так и для окружающих его  людей;

- мероприятия по укреплению  дисциплины труда и устранению  потерь рабочего времени;

-создание материальной  и моральной заинтересованности  в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов  труда;

-повышение квалификации  и культурно-технического уровня  работающих;

- регламентирование труда  и отдыха;

-производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест  и правильное их обслуживание.

Успешная реализация на практике каждого из этих элементов приводит, как правило, к повышению производительности труда на предприятии.

Следовательно, можно говорить о том, что организация труда  руководителя представляет собой совокупность прогрессивных организационных  и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности труда.[27, с.28]

Особенности затрат и учет рабочего времени руководителя

Из общего круга вопросов организации трудового процесса руководителя, особое значение имеют  планирование, и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими  труда руководителя, учитываемыми при  установлении распорядка работы, являются: анализ (процесс, который позволяет  выявить нерациональное использование  рабочего времени и его причины); постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа  эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.[17, с.6]

Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к  потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно  с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или  хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.