Управление проектом

Введение

В течение последних десятилетий  сформировалась новая научная дисциплина - управление проектами (project management) - раздел теории управления социально-экономическими системами, изучающий методы, формы, средства наиболее эффективного и рационального управления изменениями.

На протяжении многих веков  человечеству приходилось реализовывать  множество проектов. Возрастающая сложность  проектов, с одной стороны, и накопленный  опыт управления, с другой, сделали  необходимым и возможным создание идеологии и методологии управления проектами. Бурное развитие кибернетики, теории управления и исследования операций в середине 20 столетия позволило  создать ряд формальных моделей  и тем самым заложить систематическую  научную основу управления проектами.

Можно выделить несколько  основных направлений изучения данной дисциплины. Во-первых, это модели и  методы сетевого планирования, позволяющие  определить рациональную или оптимальную  последовательность выполнения работ  при заданных технологических, бюджетных  и других ограничениях. Такого рода модели получили всеобщее признание, легли  в основу многочисленных прикладных программ для ПК и широко используются для управления реальными проектами.

Во-вторых, это теория и  практика менеджмента - систематизированный  набор положений о наиболее эффективном  управлении организацией, носящих обобщающий, эмпирический и интуитивный характер.

Основной целью данной курсовой работы является разработка бизнес-плана интернет-сервиса по информационной поддержке потребителей и онлайн продаже товаров бытовой техники и электроники торговой сети «Market+».

 

 

 

1. Жизненный цикл проекта

Определение проекта

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств, и ресурсов и спецификой организации.

Характерными чертами  проекта являются, как следует  из определения:

• направленность на получение конкретного результата.
• ограниченность по времени и ресурсам.
• целенаправленность (координированное выполнение взаимосвязанных действий).

Кроме указанных черт, которые  следуют из определения, часто проекты  характеризуются еще и такой  чертой, как уникальность. Этот признак  характеризует наличие новизны (неповторимости) составляющих частей проекта и наличие  новизны (неповторимости) всего проекта  в целом.

Действия, выполняемые для  реализации проекта, как правило, выходят  за рамки обычных операций организации. Поэтому требуется другой подход к организации всего процесса работы. Наиболее необычный элемент  в этом - необходимость управлять  командой, состав которой, как правило, изменяется по ходу реализации проекта. Изменения в составе команды  происходят из-за:

• требуемых в отдельно взятый момент времени специальных навыков и знаний;
• наличия возможности выполнения отдельных заданий у разных сотрудников из разных подразделений, а иногда и из других организаций.

Проекты от начала до завершения проходят определенные временные периоды, называемыми фазами или этапами, причем длительность и содержание временных  фаз могут видоизменяться в зависимости  от проекта. Жизнь проекта начинается с озвучивания и формализации идеи или выдачи технического задания, назначения руководителя проекта и  команды, определения начальных ресурсов, составления плана. Последний уточняется и одобряется руководством. Затем начинается работа по созданию продукта или достижению результата. Параллельно осуществляется контроль, коррекция плана, работа с изменениями. Это продолжается до завершения создания продукта и сдачи результата проекта заказчику. После подписания акта проводятся заключительные работы до формального закрытия проекта. Эта простая последовательность довольно характерна для любого проектного цикла. На каждой фазе требуются различные навыки и от руководителя проекта.

Жизненный цикл проекта - это  промежуток времени между моментом формализации идеи или утверждения  технического задания проекта и  моментом его закрытия, т. е. от состояния  «когда проекта еще нет» до состояния  «когда проекта уже нет».

Рис. 1 Типовой жизненный цикл проекта

Наиболее крупные временные  элементы обычно называют фазами: фаза инициирования проекта, фаза разработки концепции, фаза планирования проекта, фаза осуществления или реализации проекта и фаза завершения. В свою очередь, каждая из них делится на более мелкие элементы - стадии, этапы, подэтапы и т. д. (необходимо отметить, что определение фазы как наиболее крупного элемента жизненного цикла проекта носит условный характер; в других подходах - это этапы или стадии). Элементами самого нижнего уровня структуризации жизненного цикла являются пакеты работ или работы. В литературе также используются термины «задача», «операция» или «активность», являющиеся синонимом слова «работа». Понятие «работа» как самого нижнего элемента жизненного цикла проекта очень важно. На нем основаны все принципы структуризации и планирования проекта, а также использование любого программного продукта.

Число элементов жизненного цикла может меняться, какие-то фазы могут быть очень короткими и  формально исключаться из типового жизненного цикла проекта конкретной компании. Например, если мы рассматриваем строительный проект с точки зрения генерального застройщика, то он начинается уже с технического задания, т. е. инициализация и разработка идеи здесь опущена. В то же время в коммерческих проектах фаза реализации часто захватывает тестирование продукта (или вывод предприятия на полную проектную мощность или финансовую окупаемость). На практике при упорядочении управления проектами и для облегчения планирования желательно иметь типовой вариант жизненного цикла. Такой шаблон может быть разработан отдельно для проектов развития и, например, бизнес-проектов и являться частью регламента управления. В первом случае имеет место так называемый «упрощенный» жизненный цикл, где будут убраны некоторые фазы или стадии. В проектах второй категории используют шаблон «нормального» цикла.

При осуществлении проекта  фазы сменяют друг друга в определенной логической последовательности. Неправильно  переходить от инициирования к реализации, минуя фазу разработки концепции  проекта (если это не определено спецификой шаблонов проектов компании). Также некорректно заканчивать проект реализацией, забывая о его формальном завершении. Переход от одной фазы к другой регламентируется достижением промежуточных целей или результатов фазы. Только тогда, когда руководитель проекта добивается запланированных показателей промежуточной подцели и получает соответствующий результат (и, более того, доказывает заказчику или инвестору, что требуемая подцель действительно достигнута и получен действительно нужный результат), он имеет право перехода к другой фазе. Это формализуется в виде своего рода ворот, или шлюзов, прохождение которых невозможно без достижения показателей промежуточных целей или результатов. Шлюзы являются частью контрольных точек, или вех проекта. На фазах подготовки концепции проекта или планирования обязательной задачей является подробное описание этих промежуточных целей или результатов и доведение этой формации до всех участников проекта.

Если промежуточная цель или результат не получены вовремя, фаза затягивается (налицо - запрет на прохождение через шлюз), проводится дополнительная работа по корректировке  проекта с целью достижения оставшихся целей или результатов и исправлению  промежуточных ошибок. На практике также возможно фиксирование какой-то части достигнутых целей или  результатов и частичное разрешение прохождения через шлюз. Такой  подход называется методом «быстрого  прохода», когда в конце фазы определяются сначала те показатели, которые необходимы для начала следующей фазы. Если они обеспечивают этот запуск, то ворота считаются пройденными, однако при  этом продолжается контроль остальных  показателей, завершающих предыдущую фазу. Спустя оговоренное время достижение этих оставшихся показателей фиксирует  окончательное прохождение шлюза.

Фазы жизненного цикла  проекта связаны между собой: результат выполнения одной фазы становится исходной информацией для другой, проходя через шлюзы и контрольные точки. Например, закрытие фазы инициирования является входом для следующей фазы подготовки концептуального плана. Последний служит основой для подготовки базового или рабочего плана проекта и т.д. В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Более подробно основные цели каждой фазы представлены далее. 

Последовательность  фаз жизненного цикла.

Фаза инициирования проекта.

• определение потребностей заказчика, рыночной возможности, проблемы как идеи для проекта.
• разработка идеи проекта с оценкой первых рисков и ограничений.
• формализация идеи в виде письменного документа.
• определение потребности в управлении проектом. Подготовка Устава проекта.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• формализация запуска проекта;
• назначение руководителя проекта и предварительное определение команды проекта;
• предварительное определение необходимых ресурсов;
• принятие решения о продолжении разработки проекта;
• утверждение Устава проекта.

 

Фаза концепции  проекта

• концептуальная разработка утвержденной идеи, экспертиза.
• принятие решения, проведение конкурса или тендера, внутреннее решение о финансировании проекта.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• концепция или предварительный план проекта;
• принятие решения о продолжении разработки проекта.

 

Фаза планирования

• разработка и утверждение базового плана проекта.
• формирование и развитие команды проекта.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• уточненные договоренности с заказчиком;
• внутренние совещания и совещания с заказчиком;
• утвержденный базовый план проекта.

 

Фаза осуществления

• реализация выполнения проекта в соответствии с его планом с одновременным выполнением требований заказчика.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• контрольные точки, события, определенные планом проекта;
• утверждение результатов проекта заказчиком.

 

Фаза оценки и  завершения

• проведение завершающего совещания с заказчиком.
• закрытие бюджета проекта и контракта.
• подготовка официальной отчетности по проекту.
• увольнение команды и руководителя проекта.
• закрытие проекта.

Основные цели, результаты и контрольные точки:

• предметная и документальная передача результатов проекта заказчику;
• завершение проекта;
• оценка проекта его командой;
• трудоустройство команды.

Приведем ряд примеров жизненного цикла в проектах различных отраслей.

Управление предметной областью проекта.

При управлении любым проектом важно помнить об одновременном выполнении двух видов деятельности: по непосредственному созданию продукта или результата проекта (строительство дома, создание услуги или коммерческого продукта, реструктуризация бизнеса и т. д.) и по управлению этим процессом создания, или административной деятельности.

Первый вид деятельности называется управлением предметной областью проекта, или предметно- или продуктово-ориентированным управлением, второй - проектно-ориентированным управлением.

Предметная область включает сами продукты/услуги или их совокупность, производство или создание которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта. Предметную область проекта определяют целевые показатели результата проекта, требования технического задания, пожелания заказчика, спецификации, результаты и работы. В процессе жизненного цикла цели, требования, результаты и состав работ могут изменяться как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов.

Управление предметной областью заключается в управлении этими  изменениями на протяжении всего  жизненного цикла проекта и осуществляется через процессы: