Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами, их совершенствование на примере ОАО «Дельта-Агро»

- на купленные (товары, материалы, работы, услуги) есть счет-фактура.

Подотчетные лица при использовании наличных денежных средств должны соблюдать лимит расчетов в сумме 100000 руб., установленный банком России (Положение ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У). Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей. При расчетах  посредством корпоративной банковской карты, этот лимит не применяется

Независимо от целей получения денег из кассы предприятия под отчет или на получение перерасхода подотчетных сумм,  выписывается расходный кассовый ордер (форма № КО-2), содержащий все необходимые реквизиты для передачи сумм в подотчет (Постан. Госкомстата №.88 от 18.08.1998 г.)6.

Для целей налогообложения операции по передаче денег в подотчет рассматриваются как выдача аванса. До того момента пока не будут получены товары (работы, услуги и т.п.) расходов у организации не возникает, и подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п.14, ст.270, п.3 ст.273, п.2 ст.346.17 НК РФ) не влияют на расчет ЕНВД (п. 1ст.346.29 НК РФ).  На суммы, выданные в подотчет не начисляются взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы (услуги), с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч.1 ст.1, ч.1 ст.7, закон № 212-Фз от 24.09.2009 г.). На суммы, выданные в подотчет не начисляются взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 г.)7.

НДФЛ с подотчетных сумм не удерживается, так как деньги, выданные под отчет не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника. Только при отсутствии первичных документов в авансовом отчете и не возврате не использованных сумм, они подлежат обложению НДФЛ по ставке 13%.

 

Рис.1.1. Направления использования подотчетных сумм

 

1.2. Бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами

 

Учет расчетов  с подотчетными лицами ведется на основании первичных учетных документов, подразделяющиеся на три группы, и подтверждающие:

- факт выдачи целевого аванса;

- факт совершения сделок;

- использование целевого аванса.

Далее классификацию расчетов с подотчетными лицами целевому признаку следует разделить на наличные (аванс выдан из кассы организации) и безналичные (аванс получен путем списания денежных средств со специального карточного счета).

К первичным документам, подтверждающим факт выдачи целевого аванса относятся: в случае наличных расчетов – расходный кассовый ордер (форма № КО-2), а случае безналичных расчетов – документы на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала, квитанция банкомата)8.

К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки  (независимо от формы расчетов) относятся:

- в случае совершения сделок  с организациями розничной торговли: накладные, товарные чеки, счета фактуры, чеки ККТ;

- в случае осуществления сделок  с организациями оптовой торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры и чеки  контрольно-кассовой техники;

- в случае оплаты сторонних  работ и услуг: акты выполненных работ (оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы подотчетного лица (оплату найма жилого помещения и билеты на проезд), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществление командировочных и представительских расходов, - еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

После использования денежных средств, выданных в подотчет или по возвращении из командировки,  или после проведения представительского мероприятия (но не позже срока выдачи подотчетных сумм), сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1) со всеми необходимыми оправдательными документами и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства. Если подотчетное лицо  пользовалось корпоративной картой  - то она  сдается в бухгалтерию.

Авансовый отчет – это унифицированная форма первичной учетной документации, едина для всех целевых авансов, применяется юридическими лицами всех форм собственности.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, на лицевой стороне – информация о сотруднике и о полученных и израсходованных суммах, которые отражены в таблице находящейся на обратной стороне, где записывается перечень документов подтверждающих произведенные расходы  и суммы затрат по ним. Затем авансовый отчет подписывается лицом, и вместе с приложенными документами сдается в бухгалтерию для проверки. Проверенный отчет утверждается руководителем (или уполномоченным лицом) и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета формируются бухгалтерские проводки, и производится списание подотчетных сумм в установленном порядке9.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, используется основной, расчетный, активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он может иметь развернутое сальдо, при этом дебетовое сальдо, отражает сумму задолженности за одним подотчетным лицом, а кредитовое – показывает долг организации другому подотчетному лицу.

По дебетовой стороне счета записи отражаются на основании первичных документов (расходный кассовый ордер, слипы и квитанции банковской карты, накладная  на получение материалов и др.). Приведенные бухгалтерские проводки по увеличению дебиторской задолженности за подотчетными лицами представленные в таблице 1.110.

Таблица 1.1

Отражение увеличения дебиторской задолженности по расчетам за подотчетными лицами на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Выданы из кассы деньги под отчет командированному сотруднику
Кт 50 «Касса»
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Выдан рублевый аванс на оплату командировочных расходов
Кт 55 субсчет «Специальный карточный счет в рублях»
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Выданы материалы подотчетному лицу для проведения выставки и т.п.
Кт 10 «Материалы»
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Подотчетное лицо получил готовую продукцию для проведения презентации
Кт 43 «Готовая продукция
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Получены подотчетным лицом товары для проведения лотереи для потенциальных покупателей
Кт 41 «Товары»

 

 

По кредитовой стороне счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются все виды списания задолженности с подотчетных лиц, независимо от способа оплаты административно-хозяйственных, служебных и представительских расходов. Основанием для записи является утвержденный  руководителем авансовый отчет с приложенными документами. Бухгалтерские записи, отражающие списание долга с подотчетного лица  представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Списание задолженности по расчетам с подотчетных лиц

 по счету 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
08 «Вложения во внеоборотные активы»	Приобретение внеоборотного актива за счет подотчетных сумм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10»Материалы»	Приобретение ГСМ (запасных частей, сырья материалов за счет подотчетных сумм
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 41«Товары»	Оприходованы товары, приобретенные подотчетным лицом
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Одновременно, запись на сумму выделенного в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	Оплата выполненных работ (оказанных услуг) за счет полученных подотчетных сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 20 «Основное производство»	Командировочные или иные  расходы, связанные с основным  производством
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 25 «Общепроизводственные расходы»	Командировочные или иные  расходы, связанные с цехами обслуживания производств.
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»	Командировочные или иные  расходы, связанные с аппаратом управления
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 44 «Расходы на продажу»	Командировочные или иные  расходы, связанные со сбытом готовой продукции или с основной деятельностью торговой организации
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 91-2 «Прочие расходы»	Представительские расходы (командировоч-ные расходы: неподтвержденные документа-ми или сверхнормативное использование суточных)
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 97 «Расходы будущих периодов»	Расходы, учтенные в составе расходов будущих периодов или командировка по заключению договоров на следующий год
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами
Дт 94 «Недостачи и потери по нерассмотренным актам»	Списание остатка неизрасходованной суммы, выданной в подотчет и несвоевременно возвращенной работником
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами

 

 

Детализация учетной информации по расчетам с подотчетными лицами обеспечивается организацией аналитического учета по счету 71 Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  сотрудников организации, кому выдаются деньги в подотчет, и по каждой авансовой выдаче  в разрезе месяца11.

 

1.3. Порядок анализа  состояния расчетов с подотчетными  лицами

 

Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия. 

Анализ расчетов с подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию организации учета контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятии12.

Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой мер по устранению причин возникновения задолженности.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

- следить за соотношение  дебиторской и кредиторской задолженности  в разрезе подотчетных лиц  предприятии;

- контролировать состояние  расчетов по несвоевременно возращенным  подотчетным (просроченным) суммам  сотрудниками предприятия;

- исследовать причины нарушения порядка выдачи подотчетных сумм и ведения синтетического учета с подотчетными лицами;

- определение мероприятий  по улучшению состояния расчетов  с подотчетными лицами.

Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами проводится на основе материалов внутреннего учета, бухгалтерской отчетности и данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

При анализе расчетов с подотчетными лицами следует обратить внимание на следующие  моменты:

- определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;

- не выдаются ли  подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

- не получают ли  деньги под отчет лица, не отчитавшиеся  по ранее полученным суммам;

- имеется ли на  авансовых счетах отметка руководителя  о целесообразности произведенных  расходов;

-  своевременно ли  отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводится бухгалтерской службой, финансовым или планово-экономическим отделом ежемесячно. В процессе анализа используются методы группировки, сравнения, относительных величин и исчисления коэффициентов.

Количественный анализ состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами следует начинать с общей оценки динамики её в целом по предприятию и в разрезе структурных элементов предприятия (аппарат управления, водители, менеджеры и т.п.).

Качественный анализ дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами позволяет определить динамику абсолютного и относительного размера просроченной краткосрочной и долгосрочной. Целесообразно при анализе составлять таблицу, в которой дебиторская задолженность за подотчетными лицами будет классифицироваться  по срокам образования13. Эта группировка позволит руководителю принимать управленческие решения, в области расчетов по подотчетным суммам.

В ходе анализа дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами  рассчитываются  следующие показатели.

1 Оборачиваемость задолженности  в оборотах  :

           (1.1)

Где средняя дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами определяется по формуле:

                                                                             (1.2)

2. Оборачиваемость  дебиторской задолженности по  расчетам с подотчетными лицами в днях14 :

    (1.3).

где:

3.Доля дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами в  общем объеме текущих активов :

.                (1.4)

4.Доля сомнительной  дебиторской задолженности по  расчетам с подотчетными лицами  в составе дебиторской задолженности  :

           (1.5)

5.Удельный вес дебиторской  задолженности в объеме реализации  :

.                (1.6)

Кроме того, для обобщения результатов анализа по данным аналитического учета следует составлять сводную таблицу, в которой дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами классифицировать по срокам образования: до 1 мес., от 1 до 3 мес.; от 3 до 6 мес., от 6 до 12 мес. и свыше 12. Ежемесячное составление такой таблицы позволит бухгалтеру представлять картину состояния расчетов и выявлять просроченную задолженность.

Анализ дебиторской задолженности следует дополнить анализом кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, который проводится аналогично с исчислением выше указанных показателей15.