Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами, их совершенствование на примере ОАО «Дельта-Агро»

Для обеспечения текущего контроля за расчетами с подотчетными лицами, руководству ОАО «Дельта-Агро» недостаточно данных бухгалтерского аналитического учета для своевременного принятия управленческих решений.

 Поэтому, помимо деления аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по элементам производственного процесса, необходимо усовершенствовать и разработать внутренний аналитический регистр учета, чтобы наглядно видеть данные задолженности не только  по видам производственного процесса, но и по предприятию в целом.

Внутренний регистр аналитического учета будет формироваться в бухгалтерской программе 1 С: Бухгалтерия, сначала по каждому месяцу квартала, затем на квартал (с помесячным разделением), чтобы своевременно принимать эффективные меры по устранению задолженности, для чего будет обязывать подпись об ознакомлении руководителя производственного подразделения.

В качестве совершенствования рекомендую применять внутренний аналитический регистр учета, представленный в таблице 3.2

Таблица 3.2

Внутренний аналитический регистр учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ОАО «Дельта-Агро» за____квартал 2012 года

Элементы производственного процесса	1месяц квартала		2 месяц квартала		3 месяц квартала		Итого за квартал		Подпись руководителя подразделения
	Задолженность по расчетам с подотчетными лицами
	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Аппарат управления (71/10)
- руководители
-служба главного инженера
- служба главного агронома
- служба главного бухгалтера
- служба энергетика
- юридическая служба
- служба маркетинга
- хозяйственная служба
- прочие специалисты
Карагичевское отделение  (71/30)
Руднянское отделение  (71/40)
Новоаннинское отделение (71/50)
Филоновский элеватор (71/60)
Автотранспорт (71/20)
Итого по предприятию
в т.ч. просроченная

 

Итоговые данные внутреннего аналитического регистра будут источником информации для контроля и своевременного принятия эффективных управленческих решений по устранению как дебиторской, так и кредиторской задолженности. А так как половина всех расчетов приходится на аппарат управления, то в целях дополнительного контроля информацию следует детализировать в разрезе служб, под роспись ответственных ведущих специалистов в гр.10.

Для поддержания корпоративного духа в коллективе, будет выделена задолженность по подотчетным суммам пяти ведущих руководителей. Это дополнение повысит ответственность руководящих сотрудников аппарата управления, и что приведет к значительному сокращению задолженности по денежным средствам, взятым  в подотчет.

Внутренние квартальные аналитические регистры могут быть использованы  для проведения анализа расчетов с подотчетными лицами, как внутри отчетного периода (полугодие, 9 месяцев), так и по итогам года и в сравнении с предыдущими периодами.

Все выше изложенные предложения необходимы непосредственно для внутреннего контроля за ведением бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами и своевременного выявления ошибок и неточностей в расчетах и учете, так как эти данные влияют на налогообложение и формирование результативности деятельности предприятия.

При проведении плановой аудиторской проверки имели место выявления недостатков в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами:

- неправильное оформление авансовых  отчетов – неполный комплект  документов;

- несвоевременное предоставление  в бухгалтерию отчета об израсходованных  подотчетных суммах и окончательный  расчет по ним;

- отсутствие смет представительных  расходов, утвержденных директором;

- выдача в подотчет денежных  средств под отчет лицам, не  отчитавшимся за ранее взятые  суммы.

 В целях предотвращения в  дальнейшем причин возникновения  нарушений учета расчетов с  подотчетными лицами, ОАО «Дельта-Агро»  необходимо ужесточить контроль за соблюдение кассовой дисциплины и организацией  учетного процесса данного участка, это возможно обеспечить с введением на предприятии управленческого учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами в разрезе элементов производственного процесса.

 

3.2. Анализ дебиторской  задолженности расчетов с подотчетными  лицами для контроля и принятия  управленческих решений в ОАО  «Дельта-Агро»

 

Управление дебиторской задолженностью расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро» предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. При проведении анализа расчетов с подотчетными лицами следует большее значение уделять не суммам,  выданным сотрудникам под отчет на основании определенных требований выполнения задания руководителя (командировка, хозяйственные или представительские расходы), а наличию задолженности. Дебиторская задолженность отражает выдачу сумм подотчет, а задание не выполнено. Это может способствовать и злоупотреблениям со стороны подотчетных лиц. Кредиторская задолженность отражает неверно проведенный расчет необходимых средств, что приводит работника к необходимости воспользоваться собственными средствами. Здесь следует обращать внимание о недопустимости приложения к авансовому отчету фиктивных документов о не имевших место расходах.

С учетом выше изложенного следует, что анализу задолженности по расчетам  с подотчетными лицами в ОАО «Делта-Агро» следует уделять должное внимание, которое обеспечит дополнительный действенный контроль за подотчетными лицами и за выданные им суммы под отчет.

На исследуемом предприятии анализ задолженности не проводится, соответственно аналитические таблицы не формируются, что не дает возможности обеспечить контроль за расходованием подотчетных сумм.

С учетом выше изложенного, в качестве  рекомендаций по обеспечению контроля за расчетами с подотчетными лицами рекомендую проведение следующих направлений анализа задолженности.

В предыдущем разделе, по направлениям совершенствования аналитического учета, было рекомендовано поквартальное формирование  «Внутреннего аналитического регистра учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».  В основу проведения анализа задолженности по расчетами с подотчетными лицами будет взят этот регистр.

Во-первых, по итогам отчетного квартала, на основании данных управленческого аналитического учета будут внесены данные и представится возможность проанализировать удельный вес и динамику каждого вида задолженности за квартал. (Приложение 19).

Во-вторых,  на основании квартальных анализов, возможно выполнение анализа задолженности по итогам отчетного года, с формированием следующей формы (табл. 3.3)

Таблица 3.3

Анализ состояния задолженности по расчетам с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро» за 2012 год

Элементы производственного процесса

Отчетные периоды текущего года

Прошлый год

Динамика

I квартал

II квартал

III квартал

IV квартал

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторской

кредиторской

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Аппарат управления

Карагичевское отделение

Руднянское отделение

Новоаннинское отделение

Филоновский элеватор

Автотранспорт

Итого по предприятию

в т.ч. просроченная

Материалы таблицы 3.3 дадут оценку задолженности дебиторской и кредиторской в разрезе кварталов и по итогам года в разрезе элементов производственного процесса, но и отразят её в динамике за отчетный год и сопоставят данными предыдущего года. Этим анализом будет обеспечен контроль за её состоянием и при необходимости будут своевременно приняты управленческие решения по устранению негативных фактов. Для наглядности эти материалы могут отражаться не только в выше представленной таблице, но и с использованием диаграмм, что позволяет бухгалтерская программ 1С : Бухгалтерия. 

Следующим направлением совершенствования анализа дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, которая занимает значительный удельный вес по сравнению с кредиторской, будет распределение её по срокам давности. Отправной точкой определения срока давности будет срок, когда сотрудник должен представить авансовый отчет об использовании сумм, выданных в подотчет. Количество и продолжительность используемых промежутков предприятие может устанавливать самостоятельно.

На основании хозяйственной деятельности, элементов производственных процессов и текущего состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, порекомендовала руководству ОАО «Дельта-Агро» рассматривать общую задолженность по срокам погашения: до одного месяца, с подразделением срока возврата (наступил или нет), от одного до трех месяцев, от трех до шести и т.п.

На основании данных аналитической информации управленческого учета, составить таблицу, где дебиторская задолженность будет классифицироваться по срокам образования, которая послужит средством контроля и позволит представлять четкую картину состояния расчетов с дебиторами  по средствам, выданным под отчет и при необходимости своевременно принимать управленческие решения по недопущению просроченных  и нереальных ко взысканию сумм  в ОАО «Дельта-Агро».     

Типичный анализ дебиторской задолженности в ОАО «Дельта-Агро» будет формироваться в бухгалтерской программе 1 С: Бухгалтерия и  выглядеть следующим образом, представленный в таблице 3.4.

Таблица 3.4

Анализ дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами  по срокам давности в ОАО «Дельта-Агро»

Элементы производственного процесса	на начало отчетного периода	на конец отчетного периода	В том числе по срокам образования
			до 1 мес. срок  возврата  не наступил	до 1 мес. истек срок возврата	от 1 месяца до 3-х месяцев	от 3-х до 6-ти месяцев	от 6-ти до 12-ти месяцев	Свыше 12  месяцев
Аппарат управления
Карагичевское отделение
Руднянское отделение
Новоаннинское отделение
Филоновский элеватор
Автотранспорт
Итого по предприятию
в т.ч. просроченная

 

По материалам таблицы 3.4 задолженность будет рассматриваться  на начало и конец заданного отчетного периода, с его расшифровкой по срокам давности. А проведение сопоставления возможно при рассмотрении (выведении в меню видимости)  анализа за предыдущий отчетный период.

В заключение направлений совершенствований по контролю за дебиторской задолженностью по расчетам с подотчетными лицами, следует уделить внимание проведению сверок расчетов, т.е. инвентаризации задолженности на каждое первое число отчетного периода.

Часть работников отдалены, и находятся в сельской местности, и не представляется возможность им частого приезда в г. Михайловку для уточнения расчетов по подотчетным суммам. Некоторые сотрудники из-за частого получения  денег под отчет, при этом человеческий фактор позволяет им запутаться в расчетах и они  неверно могут исчислить сумму своего долга.

Для уточнения задолженности во всех выше перечисленных случаях, в качестве рекомендаций по совершенствованию, предлагаю каждый месяц, при выдаче оплаты труда, одновременно с платежными ведомостями (день на оплату труда получаются в банке по мету нахождения района и в отделениях выдаются ответственными лицами) передавать Акт движения задолженности по подотчетным суммам, в котором отразится её состояние.

Акты будут формироваться по элементам производственного процесса в разрезе лиц, получивших подотчетные суммы, с отражением сумм получений и списаний по авансовым отчетам. Сумма сальдо будет подтверждена подписью подотчетного лица, а в случае расхождения будет сделана пометка (графа 8) и соответственно будут приниматься меры по уточнению сумм. Полученные акта, подписанные подотчетными лицами бухгалтером будут анализироваться, подшиваться в папки. При установлении расхождений будут приниматься по устранению недостатков. Для наглядности  Акт движения задолженности представим в таблице 3.5.

Таблица 3.5

Утвержден: гл.бухгалтер________(Е.А.Ильинская)

Ознакомлен: ответственный подразделения______(_____)

 

Акт движения задолженности по подотчетным суммам

 за _____месяц 2012 года ___________отдела ОАО  «Дельта-Агро»

Ф.И.О. подотчетного лица	Остаток на начало месяца	Выдано		Авансовые отчеты		Остаток на конец месяца		Подпись подотчетного лица
		дата	сумма	дата	сумма	по учетным данным	расхождения
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1. Симонов Петр Владиславович	12520	06.10	770	05.10.	11750
		10.10	8500	15.10	8500
		15.10	6000	-	-	6000
2. Хохлова Софья Ивановна	-	02.10	2000	05.10	2600
		05.10	600
		7.10	5000	10.10	4000	(-1000)
3. Тараканова Вика Петровна	5100				10.10	5100
		13.10	4500	18.10	4500
		23.10	6300	25.10	6300
		29.10	9700			9700
И.д. работники
Итого по отделу