Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами, их совершенствование на примере ОАО «Дельта-Агро»

 

В ОАО «Дельта-Агро» авансовые отчеты лиц, работающих в Михайловском  районе  и других населенных пунктах, предоставляются в бухгалтерию только 30 числа отчетного месяца, руководителями отделений при прибытии на ежемесячное совещание у директора по итогам месяца.

 Значительны по своему объему и авансовые отчеты на административно-хозяйственные расходы, приобретение ГСМ и запасных частей, которые к учету принимаются с приложением надлежаще оформленных документов, завизированные начальником подразделения и утвержденные руководителем. При проверки этих отчетов бухгалтер контролирует установленную предельную сумм расчета наличными по одной сделке в пределах 100000 руб.

Представительские расходы не значительны по объему и имели место за исследуемый период только 4 случая, сумма проведенных мероприятий в году не превышает 4% от суммы оплаты труда сотрудников.

Хозяйственные операции предприятия по отражению хозяйственных и представительских расходов  представлены в таблице 2.12.

Таблица 2.12

Проводки по отражению в учете хозяйственных и представительских расходов в ОАО «Дельта-Агро»

Бухгалтерская проводка	Содержание хозяйственной операции
Дт 26  «Общехозяйственные расходы»	Расходы подотчетного лица, включаемого с состав общехозяйственных расходов
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 20 «Основное производство»	Расходы подотчетного лица, относящиеся к производственным затратам
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 10 (08, 41) «Материалы»	Закуплены подотчетным лицом товары, материалы, запчасти ГСМ
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям	Запись на сумму выделенного в документах входящего НДС
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 68 «Расчеты по налогам  (НДС)»	Приняты к возмещению суммы НДС
Кт 19 «НДС по приобретенным ценностям»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»	Отражается сумма представительских расходов
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дт 50 «Касса»	Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»

 

В организации аналитического учета в ОАО «Дельта-Агро», вызванные во-первых, разбросанностью объектов по нескольким районам, во-вторых, однофамильцами сотрудниками имеющими одинаковые инициалы, в-третьих, не знанием бухгалтером лично всех подотчетных лиц.

Аналитических учет на предприятии ведется в разрезе подотчетных лиц, деление по подразделениям бухгалтером ведется только с использованием субконто. Управленческий учет по организации учетного процесса по расчетам с подотчетными лицами на предприятии не применяется. Для ввода информации о расходах, произведенных подотчетным лицом  из сумм выданных под отчет в программе предусмотрен документ «Авансовый отчет», представлен на рис. 2.6.

Рис.2.6. Авансовый отчет в программе 1С: Бухгалтерия 8,0

 

Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят. Используя регистры учета по счету 71 – главную книгу и анализ счета  проводится сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету тождественны.

 В ОАО «Дельта-Агро»  имеются трудности детализации  учета без применения  управленческого учета с введением дополнительных субсчетов. Не случайно, имеют место случаи, когда авансовые отчеты одного подотчетного лица вносятся в базу другого. А также, работники сельского хозяйства, из-за незнания правильности оформления, передают недооформленные документы. Поэтому допускаются случаи принятия к учету бухгалтером недооформленных авансовых отчетов, с учетом последующей доработки. И только на конец отчетного квартала бухгалтер затрачивает большое количество времени для устранения ошибок и приведение в соответствие материалов аналитического учета в разрезе подотчетных лиц по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

2.3. Налогообложение  операций с подотчетными лицами

в ОАО «Дельта-Агро»

 

ОАО «Дельта-Агро» является плательщиком предусмотренных законодательством налогов, соответственно подлежат налогообложению операции с подотчетными суммами.

Для целей налогообложения операция по выдаче денег в подотчет рассматривается как выдача аванса, и соответственно данные суммы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

При поездке в командировку сотрудников, суточные у которых превышают законодательно установленный  размер 700 руб. за сутки, при обработке авансового отчета бухгалтерам исчисляется общая сумма превышения и с которой производится начисление налогов и взносов:

- налог на добавленную стоимость (НДФЛ) по ставке 13 %;

- взнос в пенсионный фонд РФ  по ставке 26 %;

- взнос в фонд  социального страхования по ставке 2,9 %;

- взнос в территориальный  фонд обязательного медстрахования – 2,0 %;

- взнос в федеральный  фонд обязательного медстрахования  – 3,1 %;

- взнос в ФСС от  несчастных случаев на производстве по ставке  – 1,3 %.

 В 2008 г. – один  случай и в 2010 г. – два случая  были допущены, из-за ошибочного  отражения данных в аналитическом  учете, когда рассчитались с предприятия  и ими не были погашены неиспользованные подотчетные суммы на протяжении пяти месяцев. При передаче материалов в судебные органы с этих лиц были взысканы выше перечисленные налоги и взносы.

Допускаются случаи, неиспользованные подотчетные суммы, не погашенные свыше установленных 30 дней, удерживаются из начисленной оплаты труда по приказу директора и письменному заявлению сотрудника, но размер удержания не превышает 20% заработка за минусом удержаний НДФЛ. В противном случае сумма дробилась на несколько месяцев. При этом ни НДФЛ, ни взносы с работника не удерживались.

Подотчетными лицами оплачиваются расходы: за наем жилья, приобретение, материалов, запасных частей, товаров, ГСМ, выполненных работ, оказанных услуг и т.д., подтверждающиеся надлежаще оформленными документами, в которых выделен «входящий НДС» отдельной строкой и в необходимых случаях приложена счет-фактура на НДС. В этом случае, при обработке авансового отчета сумма НДС выделяется и ставится на возмещение из бюджета.

В том случае, когда сумма НДС не выделена и не надлежаще оформлена она включается в стоимость расходов, а при расчете налога на прибыль НДС списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли. При расчете на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам, если цена содержит в себе НДС, то списывается в расходы без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Сельхозпредприятие не является плательщиком налога на прибыль.

 

2.4. Анализ  и сверка расчетов с подотчетными  лицами

в ОАО «Дельта-Агро»

 

На ОАО «Дельта-Агро» первостепенное значение уделяется инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, основной целью которой является проверка полноты и обоснованности отражения в учете задолженности на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сверка расчетов в ОАО «Дельта-Агро» проводится двумя способами:

- сверяются суммы по телефону, уточняются расхождения, затем подотчетным лицам отправляется Акт на подтверждение подписями подотчетных лиц;

- производится сверка  с сотрудниками предприятия при  непосредственном их участии (сотрудники  аппарата управления), при этом составляется Акт инвентаризации расчетов в инвентаризационной описи (приложение к форме ИНВ-17), который подписывается подотчетным лицом и бухгалтером.

Выше перечисленные инвентаризации расчетов проводятся на годовую отчетную дату, т.е. на 01 января. В течение года расчеты с подотчетными лицами сверяются, проводятся уточнения в учетных записях, но документально эти операции не оформляются из-за большого объема работы на этом участке.

По итогам инвентаризации рассматриваются суммы задолженности руководством предприятия и принимаются меры: по удержанию просроченных сумм дебиторской задолженности (срок погашения которых истек) из оплаты труда сотрудников на основании письменного заявления и приказа руководителя. Нереальная ко взысканию дебиторская задолженность (в 2009 г. имел место один случай на 11,0 тыс.руб.) из-за неплатежеспособности (в связи со смертью) должника была списана за счет прочих расходов предприятия и подлежит учету на забалансовом счете в течение 10 лет.

Анализ дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами не проводится и соответствующим образом не оформляется, поэтому его следует провести самостоятельно.

Для анализа задолженности будут использованы данные аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и Бухгалтерский баланс (форма № 1) для этого составим аналитическую таблицу (табл. 2.13).

Таблица 2.13

Аналитическая таблица оценки задолженности по расчетам с подотчетными лицами ООО «Дельта-Агоро»

Наименование показателя	2008 год		2009 год		2010 год		Отклонение 2010г. (+_) к		Темп роста,        %
	сумма	уд.вес	сумма	уд.вес	сумма	уд.вес	2008г	2009г
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Дебиторская задолженность
- на начало исслед.	6650	5,11	-	-	-	-	-	-		-
- на конец года	12352	5,85	41863	17,53	79755	23,18	+67403	+37892		10 р
- к общей сумме задолженности	211041	100,0	238861	100,0	344082	100,0	-	-		163,0
- к оборотным акт.	357581	3,45	577110	7,25	709552	11,24	+7,79	+3,99		325,8
-  к валюте баланса	605722	2,04	1147928	3,65	1576960	5,06	+3,02	+1,14		248,0
Кредиторская задолженность
- на начало исслед.	15	0,10	-	-	-	-	-	-	-
- на конец года	16	0,05	96	0,14	127	0,49	+111	+31	7,9 р
- к общей сумме задолженности	34713	100,0	67172	100,0	25556	100,0
- к краткосрочным обязательствам	106913	0,01	259942	0,04	304466	0,05	+0,04	+0,01	5 р
-  к валюте баланса	605722	0,002	1147928	0,008	1576960	0,008	+0,006	-	4 р

 

По данным таблицы 2.13  дебиторская задолженность значительно превышает кредиторскую, которая образовывается при несвоевременном расчете с подотчетными лицами по перерасходованным суммам. Так за исследуемый период дебиторская задолженность возросла, как по сумме на 72900 тыс.руб. так и по удельному весу на 18,07 %. Аналогично наблюдается её увеличение в доли  оборотных активов (+7,79 %) и в валюте баланса (+3,02 %). 

Рис. 2.7. Динамика задолженности расчетов с подотчетными лицами

При рассмотрении материалов аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными суммами» суммы дебиторской задолженности в течение квартала значительно выше остатка долга на конец, что говорит о несвоевременном принятии мер по её взыскании и вовлечению в оборот предприятия  дополнительных средств. Для этого необходимо проведение помесячного анализа задолженности  за 2010 год, представим в таблице 2.14.

Таблица 2.14

Анализ состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Дельта-Агро» за 20088-2010 г.г.

Месяцы	2008 год	2009 год	2010 год	Отклонение 2010г к		Динамика
				2008 г.	2009г.
1	2	3	4	5	6	7
Январь	6650	19357	54625	+47975	+35268	8,23.
Февраль	10425	24582	59784	+49359	+35202	5,73
Март	5635	20354	28126	+7802	+22491	4,99
Апрель	9347	27852	62385	+53038	+32617	5,54
Май	11257	29768	68972	+57715	+39204	6,13
Июнь	5263	28567	36321	+31058	+7754	6,90
Июль	14635	32564	75455	+60820	+42891	5,16
Август	15675	36825	79354	+63679	+42529	5,06
Сентябрь	10125	30452	41325	+31200	+10873	4,08
Октябрь	15825	46325	84765	+68940	+38440	5,36
Ноябрь	17350	49826	95324	+77974	+45498	5,49
Декабрь	12352	41863	79755	+67403	+37892	6,46