Организация ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами

         В процессе контроля расчетов с квартиросъемщиками и ли­цами, проживающими в общежитиях (субсчет 76/6), проверяют своевремен­ность и правильность начисления платы за пользование квар­тирами, общежитиями и коммунальными услугами, своевре­менность и полноту погашения этой задолженности. При кон­троле применяют встречную сверку данных в ведомости учета расчетов с жильцами квартир и общежитий (или машинограммы) с показателями кассовых отчетов. При необходимости под­вергают выборочной проверке расчеты с отдельными кварти­росъемщиками путем их опроса и ознакомления с имеющими­ся у них квитанциями об оплате указанных услуг. Особое вни­мание обращают на правильность и полноту начисления платы за коммунальные услуги; полноту оприходования поступив­ших сумм в кассу предприятия, так как на практике встреча­ются случаи бесплатного предоставления квартир и комму­нальных услуг работникам, которые по действующему законо­дательству не пользуются таким правом, а также допускается неполное оприходование фактически поступившей платы от квартиросъемщиков и жильцов общежитий.

    Своевременность и полноту начисления и поступления взно­сов родителей за содержание их детей в детских дошкольных учреждениях (субсчет 76/7) выявляют путем сверки записей но наличию де­тей в этих учреждениях на отдельные даты ревизуемого перио­да (табель учета посещаемости детей в детском дошкольном уч­реждении) с начислением платы за их содержание (ведомость расчетов с родителями за содержание детей в детских дошколь­ных учреждениях) и с поступлением ее в кассу организации (кассовая книга).

   Особое внимание следует уделить проверке расчетов с депо­нентами (субсчет 76/5), установить причины и реальность возникновения за­долженности, законность ее списания. Депонирование оплаты труда может производиться по двум причинам: болезнь работ­ника и нахождение его в командировке. Для того чтобы уста­новить реальность возникновения и законность списания де­понентской задолженности, необходимо сверить депонирован­ные суммы с расчетно-платежными ведомостями за соответ­ствующий период, сличить подписи депонентов в различных документах (расходных кассовых ордерах, платежных ведо­мостях, заявлениях и др.), в случае необходимости пригласить отдельных депонентов для подтверждения получения ими со­ответствующих сумм.

   Следует также убедиться в обоснованности фактов, послу­живших основанием для перечисления депонированных сумм в банки на лицевые счета отдельных депонентов или перечисле­ния почтовым переводом. В случае необходимости проверяется подлинность документов, послуживших основанием для начис­ления оплаты труда или зачисления на работу отдельных лиц. В практике имеют место случаи начисления оплаты труда ра­ботникам за невыполнявшиеся работы, которая впоследствии депонируется и присваивается кассиром и бухгалтером. При­чем депонированные суммы могут причитаться как рабочим ор­ганизации, так и вымышленным лицам. Для незаконного полу­чения таких сумм в расходных кассовых ордерах или в карточ­ках депонентов подделываются подписи получателей денег.                                                                

      Контроль расчетов за товары, проданные в кредит (субсчет 76/10), прово­дится с использованием методических приемов документально­го контроля и реализующих эти приемы контрольно-ревизион­ных процедур. В процессе проверки руководствуются Основны­ми положениями о порядке расчетов за проданные рабочим и служащим в кредит товары и кредитования организаций по операциям, связанным с этими расчетами. Проверяя организа­цию расчетов с покупателями за товары, проданные в кредит, необходимо изучить расчетные отношения между организация­ми торговли и организациями, работники которых приобрета­ют товары в кредит, наличие договоров, сроки представления поручений-обязательств покупателей, порядок погашения кре­дита и т.д. Проверяются, прежде всего, расчеты с покупате­лями, которые имеют просроченную задолженность. Определя­ются причины образования просроченной задолженности. Основной из них является нарушение правил предоставления кредита:

•              выдача справок временным и сезонным работникам;

•    выдача работнику нескольких справок одновременно на приобретение товаров в кредит;

•    несвоевременное возвращение торговому предприятию по­ручения-обязательства в связи с увольнением работника;

•    непринятие мер торговым предприятием к принудитель­ному взысканию задолженности по кредиту.

    В процессе проверки расчетов за товары, проданные в кре­дит, выявляются случаи неправильного взимания с покупателя платы за пользование кредитом, начисления пени за несвоевре­менное погашение кредита, отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета и отчетности.

  Проверкой расчетов по индивидуальному жилищному стро­ительству устанавливают характер, законность и дату возник­новения задолженности за каждым индивидуальным застрой­щиком, соблюдение сроков ее погашения и меры, предприни­маемые организацией по взысканию просроченной задолжен­ности. В случае выдачи займов на индивидуальное жилищное строительство выявляют обоснованность и размер их выдачи, сроки возврата и фактическое погашение полученных сумм. Используя прием встречной сверки записей, произведенных по субсчету 73/1 "Расчеты по предоставленным займам" и сче­там 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", определяют своевременность и полноту отра­жения поступивших от индивидуальных застройщиков взносов в погашение их задолженности. Тщательной проверке подле­жит каждый случай списания задолженности с лицевых счетов отдельных ссудополучателей в целях установления законности и реальности этих операций.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен иметь рабочую тетрадь, в которой регистрируются вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в ра­боте организации. Регистрация установленных фактов в рабо­чей тетради должна производиться по отдельным разделам ре­визии в соответствии со структурой (содержанием) основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее и логичнее оформить ос­новной акт ревизии, полнее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

                        3. Заключительный этап ревизии расчетов

3.1 Составление акта ревизии расчетов с разными дебиторами и       кредиторами

По результатам ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами,       в ходе которой выявлены наруше­ния актов законодательства, составляется акт. Результаты ре­визии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законода­тельства, оформляются справкой.

    В случае если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт. Он под­писывается проверяющим (руководителем ревизионной груп­пы), соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нару­шениям, от которых в обязательном порядке истребуются пись­менные объяснения.

    Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии (Приложение Д).

          Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (ис-следовательской) частей. Во вступительной части указываются:

      полное наименование документа (акта), дата и место его

составления;

      основание для проведения ревизии (дата и номер приказа о

назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание;

      состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество

каждого лица, осуществлявшего ревизию);

      наименование ревизуемой организации (объединения) и период

производственной и хозяйственно-финансовой деятель­ности, за который проводилась ревизия;

      фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия,

ответственных за его производственную и финан­сово-хозяйственную деятельность. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указывают­ся фамилия лица, занимавшего ранее должность, и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установле­ния меры ответственности за нарушения и недостатки, вскры­тые ревизией;

      сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период

деятельности организации). Это позволяет установить преемственность ревизии, т.е. не был ли пропущен без контро­ля какой-либо период в деятельности ревизуемой организации. Здесь же указывается, что ревизия проведена с ведома руково­дителя организации и в присутствии главного бухгалтера.

     Во вступительной части приводятся краткие данные о реви­зуемой организации, ее организационной структуре и виде дея­тельности, указывают способы документальной проверки, ка­кие операции проверены сплошным способом, а какие — выбо­рочным. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответ­ственности ревизора, если впоследствии окажется, что он не от­разил в акте выявленные нарушения. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций расчетов с дебиторами и кредитора­ми. Заканчивается вступительная часть акта фразой "На­стоящей ревизией установлено следующее...", после чего следу­ет изложение результативной части. 

     Результативная (исследовательская) часть акта ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами представляет собой систематизированный перечень выявлен­ных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, со­ответствующих числу тем программы ревизии.

  Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.  Каждая ревизия — это отдельное самостоятельное исследо­вание ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излага­ются результаты этого исследования. Следовательно, построе­ние и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать конкретные рекомендации о его содержании для всех слу­чаев и всех организаций невозможно.

   В акт ревизии должны включаться всесторонне проверен­ные и документально обоснованные факты нарушений, злоу­потреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

  Акт ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами оформляется таким образом, чтобы по каждо­му отраженному в нем факту можно было четко ответить на сле­дующие вопросы:

           - содержание нарушения со ссылкой на соответствующие законы, постановления правительства, приказы, ведомствен­ные инструкции и другие нормативно-правовые документы;

           - кто допустил нарушение (должность, фамилия, имя и от­чество);

           - по чьему указанию или разрешению совершено правона­рушение (должность, имя и отчество) и каким образом было от­дано это распоряжение;

          - когда и где допущено нарушение (дата или период време­ни, в котором было совершено нарушение, наименование служ­бы или структурного подразделения — цех, склад и т.д.);

          - каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано (цель, причины, условия; в большинстве случаев ответ на этот вопрос может дать только расследование материалов ревизии следственными органами); последствия нарушения (размер причиненного материального ущерба и другое).

          Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, дело­вым языком. Его не следует загромождать описанием структу­ры ревизуемой организации, изложением отчетных показателей из периодической и годовой отчетности (за исключением случа­ев, когда установлены факты вуалирования отчетности, приписок и необходимо сопоставить данные в представленной отчет­ности с фактическими), а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были ис­правлены в период проведения ревизии. Внутри каждого разде­ла акта ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами следует излагать факты по при­знаку их значимости, без соблюдения их хронологии во време­ни, т.е. в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения и злоупотребления.

   Таким образом, чтобы составить качественный акт ревизии расчетов с разными дебиторами и кредиторами, необходимо внимательно систе­матизировать собранные при ревизии факты, группируя их по следующим признакам:

•    связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.п.);

•    связанные со взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения их к уголовной ответственности;

•    прочие; включать в акт ревизии существенные факты, ха­рактеризующие недостатки в работе предприятия.

  Мелкие однородные нарушения и недостатки следует груп­пировать по видам нарушений в специальных ведомостях, при­лагаемых к акту. В основном акте необходимо излагать итого­вые данные и содержание нарушений и делать ссылки на соот­ветствующее приложение; включать в акт ревизии только про­веренные и документально обоснованные факты; внимательно отредактировать акт, не допуская в нем неточных, неясных и небрежных формулировок.

    Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточны­ми актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитиче­скими таблицами, объяснениями и др.