Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. В частности, к таким выплатам относятся заработная плата, надбавки и доплаты, премии и вознаграждения, а также другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п.2 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916)).

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. В частности, к таким выплатам относятся материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие (п.3 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916)).

Из расчетного периода необходимо исключать время и начисленные за это время суммы, когда работник фактически не работал и за ним сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ. К таким периодам относятся, в частности, периоды расчета отпусков, больничных, командировок, простоя и другие периоды сохранения среднего заработка, за исключением перерывов для кормления ребенка (п.5 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916)). Особенности учета премий при расчете среднего заработка установлены п.15 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916).

Порядок расчета среднего дневного заработка зависит от случая, в связи с которым производиться такой расчет. Положением предусмотрено два варианта расчета.

Первый вариант применяется для случаев, предусмотренных ТК РФ (например, при командировках, при сокращении работников и др.), кроме случая определения среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени. В этих случаях средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, учитываемые в соответствии с п.15 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916), на количество фактически отработанных в этот период дней.

Второй вариант применяется для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска. В этих случаях дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п.5 Положения № 922 (в ред. Постановления Правительства РФ от 11 ноября 2009 г. N 916), средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

1.5    Учет расчетов по оплате отпусков

Всем лицам, работающим по трудовому договору на предприятиях любой формы собственности, независимо от степени занятости, занимаемой должности, выполняемой работы, срока трудового договора и формы оплаты труда предоставляются ежегодные основные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК).

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков (форма № Т-7), представленном в Приложении П. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. График визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом.

Отпуск предоставляется на основании личного заявления работника и оформляется приказом (распоряжением) по форме № Т-6 или № Т-6а (см. Приложение Р), который составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом и подписывается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. На основании данного приказа (распоряжения) оформляется записка-расчет по форме № Т-60 (см. Приложение Л), в которой производиться расчет заработной платы, причитающейся за отпуск (подписывается работником кадровой службы и бухгалтером), и делаются соответствующие записи в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а).

В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ организация обязана рассчитать и выплатить всю сумму отпускных за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Со всей суммы отпускных необходимо начислить страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и Фонд медицинского страхования РФ (ст. 7 Федерального закона № от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Начисленные суммы отпускных, согласно п.п. 5, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организаций», для целей бухгалтерского учет являются расходами на оплату труда и включаются в состав затрат по обычным видам деятельности. Начисление этих сумм отражают проводками по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с дебетом счетов затрат в зависимости от видов работ, выполняемых работниками организации:

счет 08 «Вложение во внеоборотные активы» - работникам, осуществляющим монтаж оборудования, капитальное строительство;

счет 20 «Основное производство» - работникам основного производства;

счет 23 «Вспомогательные производства» - работникам основного производства, например транспортных, ремонтных цехов;

счет 25 «Общепроизводственные расходы» - работникам, занятым обслуживанием производства: на работах, по содержанию и эксплуатации машин и оборудования, ремонту основных средств и иного имущества, используемого в производстве, по содержанию помещений, используемых в производстве;

счет 26 «Общехозяйственные расходы» - работникам административно-управленческого аппарата и общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;

счет 28 «Брак в производстве» - работникам, занятым исправлением брака в производстве;

счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» - работникам, состоящим на балансе организации обслуживающих производств и хозяйств, деятельность которых не связана с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, явившихся целью создания данной организации: жилищно-коммунального хозяйства (эксплуатация жилых домов, общежитий, прачечных, бань и т.п.); пошивочных и других мастерских бытового обслуживания; столовых и буфетов; детских дошкольных учреждений (садов, яслей); домов отдыха, санаториев, и других учреждений оздоровительного и культурно-просветительного назначения;

счет 44 «Расходы на продажу» - работникам торговых организаций, а также работникам промышленных и иных производственных предприятий, осуществляющих продажу продукции, товаров, работ, услуг;

счет 91, субсчет 91.2 «Прочие расходы» - работникам, затраты на оплату отпусков которых не могут учитываться в себестоимости продукции, работ, услуг, расходах на продажу.

В случае, если отпуск приходится на два соседних месяца, расходы на оплату отпускных нужно учитывать согласно п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», «факты хозяйственной деятельности организации относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами». В таком случае по принципу допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности отпускные нужно учитывать в том месяце, когда сотрудник был в отпуске. Таким образом, в бухгалтерском учете всю сумму отпускных нужно включать в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый календарный месяц.

В учете при делении отпускных на части для отражения расходов. Приходящихся на следующий месяц, используется счет 97 «Расходы будущих периодов». Это следует из п.65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Расходы в части отпускных, приходящихся на текущий месяц, относят в дебет счетов затрат 20, 26, 44 и т.д. в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Если суммы страховых взносов полностью учитываются в месяце начисления, то они должны учитываться по дебету счетов затрат 20,26,44 и т.д., в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», распределив по субъектам соответствующих взносов.

В следующем месяце сумма отпускных, ранее отнесенных на счет 97, будет списана в состав текущих расходов соответствующего месяца:

Д 08, 20, 23, 25, 26,28, 29, 44, 91.2 Кт.97.

С начисленных сумм отпускных удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 13 %, и отражается проводкой:

Д 70 Кт 68,субсчет 1 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц».

1.6    Учет расчетов по выплате пособий по временной нетрудоспособности

Статья 183 Трудового кодекса РФ гласит, что при временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с Федеральным закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ. Размеры пособий по временной нетрудоспособности и условия их выплаты также устанавливаются данным федеральным законом.

Расчет пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством регламентируется Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. Федеральных законов от 09.02.2009 № 13-ФЗ, от 24.07.2009 № 213-ФЗ, от 28.09.2010 № 243-ФЗ, от 08.12.2010 № 343-ФЗ).

В состав фактического заработка, исходя из которого определяется размер среднего дневного (часового) заработка работника, помимо суммы должностного оклада (тарифной ставки, сдельного заработка), включаются надбавки, доплаты и другие постоянные выплаты.

В фактический заработок, учитываемый при расчете пособия по временной нетрудоспособности, не входят суммы оплаты за сверхурочную работу, работу по совместительству, компенсации за неиспользованный отпуск, выходные пособия и прочие выплаты единовременного характера.

Страховой стаж - суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов и (или) налогов. В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие выплачивается:

страховой стаж 8 лет и более – 100%;

страховой стаж от 5 до 8 лет – 80 %;

страховой стаж от полугода до 5 лет – 60 %;

страховой стаж менее полугода – пособие, выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц. В районах и местностях, в которых в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, в размере, не превышающем минимального размера оплаты труда с учетом этих коэффициентов. Кроме того, независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100% заработка некоторым категория работников.

Средний дневной заработок для исчисления пособий определяется путем деления суммы начислений за 2 года с учетом ограничения в 415 000 за каждый год на 730 (ст.14 п.3 255-ФЗ).

Средний заработок учитывается в сумме, не превышающей предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС (ст.14 п. 3.1 255-ФЗ), которая составляет 415 тысяч рублей. Однако предприятия и организации могут самостоятельно увеличивать размер пособия своим работникам. Суммы, превышающие указанный максимальный размер пособия, должны выплачиваться за счет собственных средств.

Общая сумма пособия по временной нетрудоспособности определяется путем умножения полученной таким образом суммы дневного (часового) пособия на число рабочих дней (часов), пропущенных в период нетрудоспособности.

Пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств страхователя, а за остальной период, начиная с 4-го дня временной нетрудоспособности за счет средств ФСС (ст. 3, п.2, п.п. 1 255-ФЗ). Порядок расчета больничного листа представлен в Приложении С.

Если дневное (часовое) пособие, исчисленное исходя из фактического заработка работника, превышает сумму максимального размера дневного (часового) пособия по временной нетрудоспособности, то пособие рассчитывается исходя из максимального размера дневного пособия.

Если дневное (часовое) пособие, исчисленное из фактического заработка работника, меньше суммы максимального размера дневного (часового) пособия, то пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя их размера дневного пособия, исчисленного исходя из фактического заработка.

Для выплаты пособия по временной нетрудоспособности работник должен предоставить работодателю больничный лист, оформленный в установленном порядке. Оплата больничного листа производится на основании фактического заработка работника.

Больничный листок предъявляется работником в день выхода на работу по окончания временной нетрудоспособности или ко времени очередной выплаты при продолжающейся нетрудоспособности. Пособие назначается, если обращение за ним последовало не позднее 6 месяцев со дня восстановления трудоспособности. Бланк листка нетрудоспособности представлен в Приложении Т.

Операция по выплате пособия по временной нетрудоспособности отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Далее удерживается НДФЛ:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»