Особенности бухгалтерского учета и составление отчетности в страховых организациях (по материалам: ООО «Росгосстрах-Аккорд»)

При изменении учетной политики бухгалтерская отчётность за отчетный период включает в себя данные за периоды, предшествующие отчетному, откорректированные в соответствии с измененным способом ведения учета. Изменения в учетной политике подлежат обособленному раскрытию в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности.

Учетная политика раскрывается в составе  пояснительной записки годового бухгалтерского отчета. При этом раскрытию подлежат способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей бухгалтерской отчетности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знаний которых пользователи бухгалтерской отчетности не могут достоверно оценить имущественное и финансовое состояние, денежный оборот или результаты деятельности страховой организации, а именно: способы гашения стоимости основных средств, нематериальных и иных активов, оценки материальных ценностей, порядка отражения страховых операций, формирования страховых резев и т.п..

В случае публикации неполной бухгалтерской  отчетности информация об учетной политике подлежит раскрытию как минимум  в части, непосредственно относящейся  к опубликованным материалам.

Если в течение отчетного  года в учетной политике страховой организации не произошли изменения со времени составления предыдущей годовой бухгалтерской отчетности, раскрывшей учетную политику, то квартальная отчетность страховой организации не содержит информации об учетной политике.

Обособленному раскрытию в бухгалтерской отчетности подлежат изменения в учетной политике, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей отчетности в отчетном году или в периодах, следующих за отчетным, а также причины этих изменений и оценка последствий их в стоимостном выражении.

Документирование

Записи о совершенных хозяйственных  операциях производятся в регистрах  бухгалтерского учета строго на документальной основе. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции.

Все первичные документы можно разделить на организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся  накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы  отражают факт совершения операции, и, соответственно, информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и  оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Это различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются  к учету, если они оформляются  на бланках типовых форм или в специально разрабатываемых формах, если они отсутствуют в альбомах унифицированных (типовых) документов.

Документы должны иметь юридическую  силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; код формы; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции: ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностных лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на принтере).

В документах не должно быть подчисток  и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.

Все первичные документы, учетные  регистры и отчетность должны составляться на русском языке, они могут составляться и на иностранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь подстрочный перевод.

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов); арифметически (подсчет сумм); по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки информация с источника  переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании  которых принимаются или выдаются деньги, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения устанавливаются Федеральной архивной службой РФ от 06.10.2000 г. (главные книги и отчеты - 5 лет, вспомогательные учетные регистры и большинство первичных документов - 5 лет, лицевые счета работников страховой организации - 75 лет). Для акционерных обществ порядок и сроки хранения документов установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. № 03-33/пс (решения об учреждении общества, устав общества, решения о выпуске ценных бумаг, годовые отчеты обществ, протоколы заседаний директоров обществ и собраний акционеров, бюллетени для голосования, заключения ревизионной комиссии, отчеты эмитентов - хранятся постоянно; иные документы - в соответствии со сроками, утвержденными Федеральной архивной службой РФ).

Для сдачи в архив документы  подбираются в хронологическом  порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки.

Изъятие первичных документов, учетных  регистров, отчетных документов у страховых  организаций может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим законодательством.

Изъятие документов может производить  и налоговая инспекция. Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

К государственной тайне могут  быть отнесены сведения из следующих  областей:

военной;

экономики, науки и техники;

внешней политики и экономики;

разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Страховые организации обязаны  представлять документы, содержащие сведения, которые в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 г. № 95-ФЗ «О коммерческой тайне» не могут составлять коммерческую тайну.

Режим коммерческой тайны не может  быть установлен лицами, осуществляющими  предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

содержащихся в учредительных  документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;

содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской  деятельности;

о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

о загрязнении окружающей среды, состоянии  противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина

и безопасности населения в целом; 

о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

о задолженности работодателей  по выплате заработной платы и  по иным социальным выплатам;

о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения  к ответственности за совершение этих нарушений;

об условиях конкурсов или аукционов  по приватизации объектов государственной  или муниципальной собственности;

о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

обязательность раскрытия, которых  или недопустимость ограничения  доступа, к которым установлена иными федеральными законами.

Документы изымаются на основании  письменного мотивированного постановления должностного лица государственной налоговой инспекции, которое производит проверку, в присутствии должностных лиц страховой организации. Должностным лицом государственной налоговой инспекции составляется специальная опись изъятых документов и фиксируется их содержание. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу страховой организации.

С разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя страховой организации  назначается комиссия по расследованию  причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

Инвентаризация  активов и пассивов

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета периодически проводится инвентаризация всех активов и пассивов страховой организации, т.е. проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию имущества и обязательств.

Порядок про ведения инвентаризации регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов РФ 13.06.95 г. № 49.

Число инвентаризаций в году, даты их проведения, перечень имущества  и обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются страховой организацией, кроме инвентаризаций, проводимых в обязательном порядке.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета (кроме имущества, проинвентаризированного не ранее 1 октября. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.

Для проведения инвентаризации руководитель страховой организации назначает  специальную комиссию, в которую включаются представители дирекции, работники бухгалтерии, специалисты и представители общественности.

Инвентаризация ценностей проводится по их местонахождению и по материально  ответственным лицам, на хранении у  которых эти ценности находятся.

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, бланков строгой  отчетности должна проводиться, как правило, внезапно, а основных средств, ремонта, расчетов - по состоянию на l-е число месяца.

С материально ответственными лицами (например, кладовщиками, кассирами  и др.) заключается договор о  материальной ответственности.

Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно рассортировать и разложить материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

Инвентаризационная комиссия берет  расписку у материально ответственного лица о том, что все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по их движению сданы в бухгалтерию. После этого инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет акт инвентаризации или инвентаризационные описи.

Затем данные учета и данные инвентаризации сравниваются, и составляется сличительная ведомость.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия  ценностей и данных бухгалтерского учета регулируются сразу же после окончания инвентаризации следующим образом.

Выявленные излишки ценностей  приходуются по рыночной стоимости  на дату проведения инвентаризации и  зачисляются на результаты хозяйственной  деятельности страховой организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.