Признание, учет, анализ и аудит краткосрочной и долгосрочной кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам

Таблица 4 - Отражение кредиторской задолженности 

Для получения детальных, подробных, расчлененных (аналитических) данных об объектах бухгалтерского учета  применяют  аналитические счета.

Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов, называют аналитическими. Учет, осуществляемый на аналитических счетах, называется аналитическим [8, с.67].

Аналитические счета открывают  в дополнение к синтетическим  с целью их детализации и получения частных показателей по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов. Следовательно, между аналитическими и синтетическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем. Остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. Каждую хозяйственную операцию, записанную по дебету или кредиту синтетического счета, отражают в той сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета.

Каждая хозяйственная операция, записанная по дебету или кредиту  синтетического счета, отражается в  той же сумме соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведут в журнале  специальной форме или ведомости  по каждому счету  или платежному поручению, что позволяет контролировать расчеты по каждому документу.

На АО «Павлодарский химический завод» по каждому поставщику и подрядчику ведется аналитический учет с  целью наличия уточненных данных расчетов.

В настоящее время организации  сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги. В Положении о безналичных расчётах в РК предложена новая форма расчётов, основанная на использовании выписываемого поставщиком платёжного поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платёжное поручение. При этой форме расчётов поставщик на отгруженную продукцию оформляет платёжное поручение и пересылает его плательщику, который, ознакомившись с ним, принимает решение об оплате. Приняв решение оплатить, плательщик подписывает его, скрепляет подписи печатью и сдаёт в свой банк. Банк плательщика списывает деньги с его расчётного счёта и переводит их в банк поставщика для зачисления на счёт поставщика. Бухгалтерские записи списанных и зачисленных сумм производятся на основании выписок банка с расчётного счёта.

Сумму НДС поставщики и подрядчики включают в счета на оплату. Затраты  на оплату процентов по кредитам поставщиков  и подрядчиков за приобретённые ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражают по дебету счетов учёта затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции) [9, с.113].

Поступившие счета-фактуры  вначале регистрируют в "Журнале  учета поступающих грузов" (ф. № М-1), который отражен в приложении Г. По мере поступления ценностей на склады или приемки выполненных работ и оказанных услуг в журнале отмечают номера приходных документов и проставляют дату поступления запасов на склады или запросов, связанных с розыском непоступивших грузов. Периодически данные журнала сверяют с данными учетных регистров, которые ведут по счетам 3310, 4110. По журналу контролируют также суммы материальных ценностей, находящихся в пути. Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. В графе "Примечание" записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др.  В журнал записывают только акцептованные счета-фактуры (Таблица 5).

Таблица 5 – Акцептованы  счета в январе на АО «Павлодарский  химический завод»

При акцепте счетов суммы  приобретенных основных средств  от поставщиков отражаются дебетовым  оборотом в аналитической ведомости  журнала-ордера №12 «Нематериальные  активы», «Основные средства», «Инвестиции», «Финансовые инвестиции», «Доход от неосновной деятельности».  Суммы приобретенных товарно-материальных запасов от поставщиков отражаются дебетовым оборотом в накопительных ведомостях синтетического учета материалов по аналитическим группам («Сырье и материалы», «Топливо», «Тара и тарные материалы», «Запасные части» и др.). Суммы НДС по различным операциям отражаются оборотом по дебету в аналитической ведомости журнала-ордера № 5 «Расчеты с бюджетом». Все данные суммы, отраженные дебетовым оборотом различных счетов, аналогичным образом, соответственно, отражаются в журнале-ордере №6 по кредиту счетов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам». 

Акцептованные счета с указанием  регистрационного номера по журналу  учета поступающих грузов передают в бухгалтерию. Здесь их данные записывают в журнал по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками АО «Павлодарский  химический завод», который бухгалтерия заполняет в три этапа (журнал приведен  в Приложении Д).

На первом этапе записи в журнал делают при поступлении  акцептованных счетов-фактур и других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер  платежного требования-поручения (счета-фактуры), наименование поставщика, сумму акцепта счета-фактуры. Затем счет-фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения - при поступлении ценностей от прочих поставщиков.

На втором этапе запись в журнал производят на основании  поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов (приходных  ордеров, товарно-транспортных накладных, актов о приемке материалов). В  журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению (счету-фактуре) в разрезе корреспондирующих счетов по учету товарно-материальных ценностей или затрат на производство.

Приходные документы  должны быть тщательно проверены  и соответствовать количеству материальных ценностей в платежном требовании-поручении (счете-фактуре). Если при приемке  грузов выявляют недостачу или порчу  ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании акта о приемке материалов и расчета суммы претензии, сумму претензии списывают с кредита счетов 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» в дебет счета 1280 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность». Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа [10, с.22].

В журнале отражают также  операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным работам и оказанным  услугам (ремонт основных средств, перевозки  грузов, предоставление воды, тепла, электроэнергии). При записи в журнал данных счета-фактуры, предъявленного за работы или услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов - потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов (субсчетов, статей затрат), сделанной бухгалтерией на счетах-фактурах поставщиков.

На третьем этапе  в журнале отражают оплату счетов-фактур. Отметки об оплате делают на основании  выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается  дата оплаты счета и с какого счета  произведена оплата (1010, 1030, 1040, 1050, 1060).

В конце месяца в журнале  подсчитывают итоги и выводят  остатки по неоплаченным счетам. Заключение журнала производят по четырем строкам: итого за месяц, сторно материалов в пути на начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.

Неотфактуренные поставки отражают в журнале в журнале  аналогично отфактуренным по каждой поставке отдельно. Основанием для  записи неотфактуренных поставок  служат «Акты о приеме материалов» (ф. № М-7), составленные при поступлении материалов, неоформленных счетами-фактурами, а также на сумму излишков товарно-материальных ценностей, выявленных при приемке грузов.

При поступлении счета-фактуры, ранее оприходованные как неотфактуренные  поставки, сумму счета проводят обычной  записью. Одновременно ранее сделанные записи по неотфактуренной поставке сторнируют на основании справки бухгалтерии. Излишки, обнаруженные при приемке поступивших товарно-материальных ценностей, приходуют аналогично неотфактуренным поставкам. Акт о приемке материалов с указанием количества и суммы излишка материальных ценностей предприятие обязано выслать поставщику указанных материальных ценностей [12, с.26].

Оплаченные, но не поступившие  на склады предприятия до конца месяца товарно-материальные ценности, на основании счетов-фактур или платежных требований-поручений записывают в журнал в обычном порядке. В конце месяца суммы материальных ценностей в пути отражают в специальной графе журнала «За неприбывший груз (в пути, на складе поставщика)». После подведения итогов по журналу стоимость товарно-материальных ценностей в пути записывают на счета материальных ценностей (счета 1310, 1350, 1320,1330), хотя в подотчет материально ответственным лицам их не относят, а учитывают оперативно. В начале месяца, следующего за отчетным, их полностью сторнируют. Таким образом, товарно-материальные ценности в пути учитываются на счетах по учету товарно-материальных ценностей; они не являются дебиторской задолженностью по расчетам с поставщиками. Суммы по счетам, товарно-материальные ценности по которым не поступили, переносят в журнал в следующем за отчетным месяце; в дальнейшем здесь отражают поступление ценностей на склады.

В журнале по учету  расчетов с поставщиками содержатся сводно-контрольные данные, которые  расшифровывают остаток по счетам 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам», 4110 «Долгосрочная задолженность поставщикам и подрядчикам» на конец месяца. Построение аналитического учета должно обеспечить получение сведений об остатках по расчетам с поставщиками и подрядчиками в следующей группировке, необходимой для оперативного контроля расчетов: поставщики по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщики по неотфактуренным поставкам; поставщики по не оплаченным в срок расчетным документам.

В аналитических данных показывают задолженность по векселям, срок оплаты которых не наступил; по просроченным оплатой векселям, материалы  в пути (в том числе сверх  нормативного срока грузооборота).

Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками АО «Павлодарский химический завод» представлена в таблице 6

Таблица 6 – Корреспонденция  счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками АО «Павлодарский  химический завод»