Состояние бухгалтерского учета материально-производственных запасов в ОАО «Рыбноехлебопродукт»

Товарно-материальные ценности  заносятся в описи по каждому  отдельному наименованию с указанием  вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Составленные при проверке инвентаризационные описи типовой формы подписываются членами комиссии. Материально ответственные лица подтверждают правильность составления документа и дают расписку о том, что проверка произведена в их присутствии и претензий к комиссии нет.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, проводится в порядке расположения ценностей  в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опломбировывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуют их по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти ценности заносятся в отдельную опись. В ней указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии или (по его поручению) члена комиссии.

Регулирование результатов  инвентаризации определено ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и другими нормативными документами.

Выявленные излишки материальных ценностей приходуются на дебет счета 10 «Материалы» (по соответствующему субсчету), а их сумма зачисляется на финансовые результаты по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Недостачи списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости (по частично испорченным материальным ценностям в сумме фактических потерь). На сумму недостач и порчи ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам).

Недостачи списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующим образом:

- в пределах предусмотренных в договоре величин — на счета учета материальных ценностей (при выявлении их на стадии заготовления); на счета учета затрат на производство (в пределах норм естественной убыли); на счета расходов на продажу (при выявлении их в процессе хранения и продажи);

- сверх норм естественной убыли, потерь от порчи, а также при хищении, когда установлены конкретные виновники, — на дебет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

- сверх норм естественной убыли и потери от порчи, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, либо при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Следует отметить, что списание недостач и хищений с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей на дебет счетов затрат на производство или расходы на продажу осуществляется по фактической себестоимости. Если недостачи с виновных лиц взыскиваются по ценам, превышающим балансовую стоимость материалов (фактическую себестоимость), то разница между этими ценами и фактической себестоимостью этих материалов отражается бухгалтерской записью: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».

По мере взыскания с материально ответственного лица или виновника недостачи причитающейся суммы эта разница списывается: дебет счета 98 «Доходы будущих периодов» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачи, выявленные в процессе инвентаризации в текущем году, но относящиеся к прошлым периодам и признанные материально-ответственными лицами, отражаются бухгалтерской записью: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». Одновременно на сумму недостач: дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По мере погашения задолженности: дебет 98 «Доходы будущих периодов» кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В результате инвентаризации уточняются фактическое наличие и оценка материально-производственных запасов, что необходимо для составления отчетности.

В результате осуществления контроля на исследуемом предприятии выявлены следующие существенные недостатки ведения бухгалтерского учета и контроля материально-производственных запасов:

- отражение в учете счетов поставщиков и подрядчиков не в соответствующем периоде. Отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. В основе проблемы лежит неправильный документооборот компании.

- некорректное составление договора поставки. Согласно договору поставки, поставщик имеет право предоставлять счета-фактуры в течение 30, а не 5 дней с момента отгрузки материала, как предписано Налоговым Кодексом РФ что, как уже отмечалось выше, существенно усложняет работу складского подразделения.

- несовершенство складского учета материалов заключаются в следующем:

-- несвоевременность отражения поступивших на склад материалов в инвентарных карточках.

-- полки, на которых расположены материалы, не пронумерованы.

-- в инвентарной карточке не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал.

-- на поступивших недавно материалах отсутствуют бирки.

-- складирование материальных ценностей не по видам материалов, а по времени оприходования.

- недостатки документооборота. Документооборот в исследуемой организации построен по следующему принципу: информация поступает в бухгалтерию из двух ведомств: складов и инженерной службы. При этом при прохождении документов через оба ведомства зачастую возникают задержки. Также материалы на склад могут поступать без сопроводительных документов или их комплектация может им не соответствовать (пересортица). Помимо вышеперечисленных задержек инженерная служба может не предоставлять документы в бухгалтерию в связи с несоответствием указанной цены имеющемуся договору или просто вследствие халатности сотрудников.

- несовершенство учетной политики в области учета материалов. В ходе анализа учетной политики предприятия в ней были выявлены следующие недостатки:

-- в учетной политике нет указаний на периодичность сдачи материальных отчетов со складов в бухгалтерию;

-- в учетной политике не указана определенная схема документооборота по движению материалов между подразделениями;

-- в учетной политике нет перечня лиц, имеющих право подписывать документы по движению материалов.

 

3.2. Пути совершенствования контроля

материально-производственных запасов

 

Выявленные недостатки в организации бухгалтерского учета явились предпосылками для разработки путей совершенствования учета и контроля материально-производственных запасов с целью более эффективного их использования и приведения в соответствие с нормами законодательства и учетной политикой предприятия.

Для устранения каждого из выявленных недостатков в работе рассматриваемой организации предлагается:

1. Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТЛ на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

Существующая схема документооборота показана на рисунке 6, предлагаемая – на рисунке 7.

Рис. 6. Существующая схема документооборота.

 

 

 

Рис. 7. Предлагаемая схема документооборота.

 

 

Таким образом, в результате предложенных изменений бухгалтерия будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в организацию и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде.

2. В целях совершенствования анализа данных в бухгалтерии рекомендуется, давать более детальную информацию о каждом конкретном материале. Например, при вводе информации о новом материале дополнительно вводится информация о материально ответственном лице, за которым закреплен этот материал, номер склада, где этот материал будет храниться и т.п. Наиболее же оптимальным представляется вариант, при котором само предприятие имеет возможность выбирать в каком разрезе оно желает получать информацию о материале, исходя из своих предпочтений формирует критерии субконто в программе (данная опция хорошо проработана в программе 1С-Бухгалтерия).

В этой связи на предприятии предлагается ввести электронную карточку учета материалов, заполняемую совместно сотрудниками склада и бухгалтерии. В результате заполнения подобных карточек в бухгалтерии предприятия всегда будет присутствовать оперативная информация по каждому виду материалов.

Внедрение подобной системы складского учета материалов и ее взаимосвязи с бухгалтерией позволит существенно улучшить функционирование системы учета материалов на предприятии и позволит организовать своевременный контроль за наличием и движением материалов.

3. Для улучшения организации складского учета рекомендуется:

- наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;

- своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;

- произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;

- на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на склада;

- произвести нумерацию полок и стеллажей на складах.

5. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Появление такого счета вызвано правом организаций в конце отчетного года отражать в бухгалтерской отчетности материально-производственные запасы по текущей рыночной стоимости, если она ниже стоимости материальных ценностей, принятой к бухгалтерскому учету. На указанную разность образуются резервы под снижение стоимости материальных ценностей за счет прочих расходов. В начале периода следующего за периодом, в котором произошло образование резервов, зарезервированная сумма восстанавливается путем увеличения прочего дохода. В бухгалтерском балансе сумма резервов отдельно не отражается, а учитывается при составлении соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии.

Для успешного  решения указанных задач контроль и ревизию материально-производ-ственных запасов рекомендуется осуществлять в определенной последовательности, обеспечивающей логическую взаимосвязь предыдущих и последующих контрольно-ревизионных работ. В условиях полной документальной ревизии или проверки этим требованиям в наиболее полной мере отвечает такая очередность указанных работ, при которой сначала проверяют организацию складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности материально-производственных запасов. Затем выявляют полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих в хозяйство материально-технических средств и готовой продукции по отдельным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списания материально-производственных запасов по отдельным направлениям их выбытия. Заканчивается ревизия выявлением соблюдения установленного порядка нормирования материально-производственных запасов, соответствия их фактических остатков нормативному или плановому наличию, излишних материальных ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности об их наличии и движении.