Теоретические и методологические основы у чета и аудита материалов

 

Для реализации в полной мере возложенных функций и поставленных задач на созданный отдел внутреннего аудита при оказании ему помощи других отделов следует возложить обязанность по организации следующих мероприятий организационного характера:

 

- оборудование должным образом складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям  складов, а внутри них по отдельным группам и типо-сорто-размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов  весовым хозяйством, измерительными  приборами и мерной тарой;

- применение централизованной  доставки материалов со складов  организации в цеха (подразделения) по согласованным графикам, а на стройках от поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

- организация, там, где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;

- разработка порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- разработка порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- контроль за выполнением плана договоров-поставок по объёму и ассортименту материалов;

- определение круга лиц, ответственных  за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных  лиц, которым предоставлено право  подписывать документы на получение  и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов  и иных мест хранения организации при согласовании с главным бухгалтером, начальником строительно-монтажного департамента и руководителем;

- определение списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

 

Мероприятия правоваого характера:

 

 Особенности строительной отрасли требуют закрепления мест хранения и материально ответственных лиц отдельным распорядительным документом. По строительным участкам, отдельным объектам строительства (стройкам) материально ответственным лицом является руководитель участка или объекта строительства. При совместном выполнении работниками строительной организации отдельных видов работ, связанных с применением переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, следует ввести коллективную (бригадную) материальную ответственность. Таким образом, мероприятием по совершенствованию учета и аудита материалов является разработка и внедрение отделом внутреннего аудита письменного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба, который заключается между строительной организацией и всеми членами коллектива (бригады). Суть договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности сводится к следующему: ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины. При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом;

 Разработка и внедрение должностных инструкций с учетом специфики каждого отдела;

  Проверка заключаемых с поставщиками договоров;

  Разработка собственных договоров с учетом специфики деятельности исследуемого предприятия по направлениям деятельности (договора подряда на предоставление материалов в переработку, договора на оказание подрядных работ) в соответствии с требованиями действующего законодательства;

 

Мероприятия по совершенствованию учета и аудита материалов в соответсвии с выделенными функциями и определенными задачами отдела внутреннего аудита.

 

 Аналитический учет материалов

ООО «Стиль-ЛМК» относится к крупным строительным в своей группе организациям со значительной номенклатурой материальных ценностей, поэтому здесь целесообразно использовать сальдовый метод учета. При данном методе бухгалтерия не дублирует данные складского учета, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складе.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работнику бухгалтерии следует проверять правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом или работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на начало месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в сальдовую ведомость.

Бухгалтерия определяет остатки материалов по учетным ценам, выводит их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовые ведомости лучше открывать и вести по материально ответственным лицам.

В целях сокращения работы по переписке наименований материальных ценностей и других реквизитов на начало каждого месяца сальдовые ведомости следует подготавливать с необходимым количеством вкладных листов. При этом наименования материальных ценностей записывают в ведомости лишь в начале года (при их открытии).

Для оперативности контроля исследуемой организации следует применять отчеты о движении материальных ценностей, в которых бухгалтер расценивает их натуральные показатели по твердым учетным ценам, а отклонения от них учитывает на отдельном аналитическом (синтетическом) счете. Ежемесячно данные материальных отчетов обобщаются в денежном выражении в оборотных ведомостях. В данном регистре систематизируются по корреспондирующим счетам дебетовые и кредитовые обороты по счетам учета материальных ценностей. Ведомости открываются на месяц в разрезе синтетических счетов, субсчетов или групп материальных ценностей. Поскольку записи о движении производственных запасов в ведомости сделаны в учетных ценах, бухгалтерия распределяет суммы отклонений от учетных цен и корректирует записи в кредит материальных счетов. При этом суммы отклонений записываются отдельной строкой в конце ведомости. Путем сложения всех сумм прихода, расхода и остатка по учетным ценам и отклонений определяют фактическую себестоимость материальных ценностей в разрезе корреспондирующих счетов и в целом по строительной организации.

Данные накопительных ведомостей служат основанием для заполнения ведомости № 10-а (организация имеет четыре склада).

Для обобщения информации о движении материальных ценностей на складах, а также в производстве (на стройплощадках, на участках) используется ведомость «Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цехам и цеховым складам» № 11. В ней, как и в ведомости № 10-а, данные о движении материальных ценностей показываются в разрезе синтетических счетов, учетных групп и стоимости по учетным ценам. Применяется она отдельно для учета движения материальных ценностей в цеховых складах и производстве. Записи в данной ведомости ведутся по данным производственных отчетов, обоснованных надлежащими документами. При этом сумма поступивших со складов материальных ценностей, выявленная в ведомости, должна быть равна сумме, показанной в ведомости № 10-а, по расходу в целом по организации - как внутренний оборот.

Рекомендуемый порядок учета материально-производственных запасов позволяет осуществлять систематический контроль за складским учетом, получать информацию об их наличии и движении, которая необходима для принятия управленческих решений на разных иерархических уровнях исследуемой строительной организации.

 

 Синтетический учет материалов.

Выбор варианта учета материалов влияет в определенной степени на формирование себестоимости готовой продукции, на величину прибыли.

Проанализировав номенклатуру и объем закупаемых и используемых в строительстве материалов, формы расчетов с поставщиками, порядок оплаты (предоплата или последующая оплата), а также совокупность других расходов, включаемых в фактическую себестоимость материалов, было бы действеннее осуществлять синтетический учет материалов с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» по учетным ценам.

Анализ структуры расходов, включаемых в фактическую себестоимость материалов, показывает, что они  могут быть сформированы в разное время и не совпадать с моментом поступления материалов на склад и с передачей их в производство. Зачастую случаются ситуации, при которых не получены вовремя документы от перевозчиков, не оплачен счет поставщика в текущем периоде за оприходованные материалы. Между тем документы на поступление и выбытие материалов должны оформляться своевременно по мере совершения операций и находить отражение в учете, причем в денежном измерителе. Таким образом, только при небольшой номенклатуре и значимости материалы могут отражаться в текущем учете по фактической себестоимости. Организации ООО «Стиль-ЛМК», работающей с большой номенклатурой материалов, целесообразно использовать учетную цену материалов, которая предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. За учетную цену принимают плановую цену или цену поставщика.

При этом варианте учета все операции по приобретению (заготовлению) материалов учитываются на счете 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”. В дебет этого счета относятся покупная стоимость материалов и расходы, связанные с их приобретением, с кредита счетов 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 20 “Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и другими (в зависимости от источника поступления). По кредиту счета 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей” отражается стоимость фактически поступивших и оприходованных материальных ценностей по учетным ценам в корреспонденции с дебетом счета 10 “Материалы”. Сумма разницы между фактической стоимостью приобретения (заготовления) и стоимостью поступивших материалов по учетным ценам (плановая, договорная цена, себестоимость и другая) списывается на счет 16 “Отклонения в стоимости материальных ценностей”. Аналитический учет на счете 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей” ведется по наименованиям материалов, что, естественно, в некоторой мере усложняет их учет.

Суммы отклонений со счета 16 “Отклонение в стоимости материальных ценностей” по окончании месяца списывают в дебет тех счетов, на которые была списана учетная цена материалов. Порядок списания отклонений - пропорционально стоимости израсходованных в производстве материалов по учетным ценам с распределением между производственными счетами или только на основное производство, либо полностью по окончании отчетного периода.

При этом в качестве учетных цен на материалы следует применять договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, будут учитываться отдельно в составе транспортно - заготовительных расходов.

 

 Транспортно - заготовительные расходы (ТЗР)

Учет ТЗР на предприятии рекомендуется организовать по отдельным видам и (или) группам материалов.

Транспортно - заготовительные расходы (ТЗР) организации следует принимать к учету путем отнесения ТЗР на счет 15 "Заготовление и приобретение материалов", согласно расчетным документам поставщика.

ТЗР, относящиеся к материалам, отпущенным в производство, на нужды управления и на иные цели, подлежат ежемесячному списанию на счета бухгалтерского учета, на которых отражен расход соответствующих материалов (на счета производства, обслуживающих производств и хозяйств и др.). Списание ТЗР по отдельным видам или группам материалов производится пропорционально учетной стоимости материалов исходя из отношения суммы остатка ТЗР на начало месяца (отчетного периода) и текущих ТЗР за месяц (отчетный период) к сумме остатка материалов на начало месяца (отчетного периода) и поступивших материалов в течение месяца (отчетного периода) по учетной стоимости. Полученное в результате значение, умноженное на 100, дает процент, который следует использовать при списании ТЗР на увеличение (удорожание) учетной стоимости израсходованных материалов.

Следует отметить, что в состав отклонения в стоимости материалов (разницы между фактической себестоимостью приобретаемых материалов и их учетной ценой) будет входить сумма ТЗР и разница между стоимостью материала по договорной цене и его учетной ценой.

 

 Выявление отклонений от норм расхода материалов

Выявление отклонений от норм расхода материалов (экономия, перерасход) рекомендуется производить инвентарным методом. Отклонения от норм выявляются по каждому виду и номенклатурному номеру материалов по отдельным участкам или по подразделению организации в целом. При этом методе на начало и конец месяца (проверяемого периода) производится инвентаризация остатков не израсходованных в производстве материалов, находящихся на рабочих местах (участках, бригадах). За каждый месяц (проверяемый период) составляется отчет о расходовании материалов, в котором показываются остатки материалов на начало и конец месяца (периода), сколько получено и возвращено материалов за отчетный месяц (период), сколько фактически израсходовано, количество произведенной продукции (изделий, деталей и т.д.) или объемы выполненных работ, расход материалов по нормам, экономия и перерасход. Этот отчет с объяснениями руководителя подразделения организации о причинах отклонений от норм и принятых мерах по устранению непроизводительных расходов (мерах по экономии материалов) передается в бухгалтерскую службу для проверки и расчета стоимостных показателей (если они не показаны в отчете). Для перепроверки отчет следует направить в отдел внутреннего аудита предприятия.