Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Если же  банк без вопросов списывает подотчетные суммы  с вашего расчетного счета на счет банковской карты работника, вам  нужно сделать запись по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 51 "Расчетные  счета". В дальнейшем сотрудник  должен будет составить обычный  авансовый отчет по форме № АО-1 и приложить к нему все подтверждающие документы. При этом не важно, как расплачивался сотрудник: картой или наличными. Сумму перерасхода по авансовому отчету вы также можете перечислить на счет работника. А сумма излишка может быть: или возвращена сотрудником в кассу компании (остаток подотчетных средств при этом нужно будет отразить по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"); 
или переведена работником на расчетный счет фирмы (проводка в данном случае будет такой: дебет счета 51 "Расчетные счета" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"); или удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (при этом возврат остатка нужно будет отразить следующей проводкой: дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Несмотря на то что безналичная выдача подотчетных средств не предусмотрена ни одним нормативным актом ЦБ РФ, санкций за нарушение работы с наличностью и порядка ведения кассовых операций вам опасаться не стоит. Ведь организация может быть привлечена к ответственности на этом основании, только если <7>:

• рассчитывается наличными сверх установленного размера;
• не приходует выручку в полном объеме;
• не соблюдает порядок хранения свободных денег в кассе;
• накапливает в кассе наличные сверх установленного лимита.

Административный же штраф  за безналичную выдачу подотчетных  средств в КоАП РФ не предусмотрен.

Если ваш банк проводит такие платежи - главное позаботиться о том, чтобы подотчетные суммы, перечисленные на счет банковской карты  работника, не были рассмотрены налоговиками как заработная плата со всеми  вытекающими последствиями в  виде начисления НДФЛ, ЕСН и взносов в ПФР. Для этого нужно:

• предусмотреть в локальном нормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
• указывать в платежном поручении, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами;
• иметь правильно оформленный авансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

При соблюдении этих трех условий  вы сможете доказать, что на самом  деле выдали сотруднику именно деньги под отчет, а вовсе не зарплату <8>.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для  производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной  торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью  предпринимателя, по действующему Закону РФ «О подоходном налоге с физических лиц» не освобождает организацию–покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме согласно приложению № 3 к Инструкции Госналогслужбы РФ.При расчётах с подотчётными лицами по расходам, связанным с закупкой сельхозпродукции, необходимо учитывать следующее. Закупка сельхозпродукции должна осуществляться в соответствии с уставной деятельностью предприятия или лицензией на осуществление данного вида деятельности. Выдача наличных денег из касс банков на закупку сельхозпродукции у населения осуществляется без ограничения.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при  покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации именно у  этого продавца.

Суммы, израсходованные сотрудником  в нарушение требований, предъявляемых  законом, а также суммы по ненадлежаще  оформленным документам не могут  быть приняты к зачету и должны быть возмещены подотчетным лицом  в кассу организации.

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают  множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных  лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно  возникают вопросы об отнесении  или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной  командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать  его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться  затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются  ему в случае предоставления в  бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием  телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной  записки командированного, в которой  расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся  на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости  при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация  не относится к командировочным  расходам и не предусмотрена действующим  законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован. Фактическое время пребывания в  месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения  могут возникнуть ненужные сложности  с проверяющим предприятие налоговым  инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для  производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной  торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя.

Сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации именно у  этого продавца.

Нередко встречается следующая  ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена и сотрудник  получил от авиакомпании за сданный  билет сумму меньшую, чем та, которая  была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия  может принять решение о компенсации  работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением  трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным  расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам  компенсаций, предусмотренных действующим  законодательством, следовательно, она  должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия  после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация  должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

В Письме УФНС России  отмечено, что отсутствие путевых листов или неправильное их оформление повлияет не только на возможность признания расходов. Если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют или оформлены с нарушениями, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, включаются в налоговую базу по НДФЛ. Поэтому, если путевых листов нет, сумма компенсации на приобретение бензина сотрудникам, которые пользуются служебными автомобилями, должна облагаться НДФЛ.

Вопрос о том, облагать ли НДФЛ подотчетные суммы, если работник не отчитался по ним или же представил неправильно оформленные документы, уже не раз рассматривался в судебной практике. Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ является полученный физическим лицом доход. В решениях судов говорится о том, что денежные средства, выданные работнику под отчет и израсходованные им на предназначенные цели, не остаются в распоряжении сотрудника, не могут считаться его доходом и потому НДФЛ облагаться не должны.

При рассмотрении ситуации, когда представленные первичные документы были оформлены с нарушениями. При этом судьи также указали, что недостатки в оформлении первичных документов не дают оснований включать подотчетные суммы в доход сотрудника.

По данным ситуациям есть и противоположные судебные решения, но большинство судов придерживается именно указанной позиции.

Организации, предоставляющие  своим сотрудникам служебный  автотранспорт и компенсирующие затраты работников по ГСМ, вправе:

- учесть стоимость ГСМ  в расходах лишь тогда, когда  работник представил путевой  лист, оформленный по унифицированной  форме, как указывается в Письме;

- самостоятельно разработать  форму путевого листа и определить  периодичность их составления,  согласно разъяснениям Минфина  России.

В случае если работник, которому были выданы деньги на приобретение ГСМ  для служебного автомобиля, не представил путевой лист или же сдал его неправильно  оформленным:

- сумма компенсации облагается  НДФЛ, как указывается в Письме;

- выплаченная компенсация  не должна включаться в доход  работника, облагаемый НДФЛ, что  подтверждает судебная практика. У организации при этом могут  возникнуть споры с налоговыми органами.

1.3 Задачи анализа расчетов  с подотчетными лицами

Большую роль играет анализ расчетов с подотчетными лицами так  как с его помощью можно  выявить недостатки, нарушения в  бухгалтерском и налоговом учете  с подотчетными лицами. Например, Занижение страховых взносов может быть выявлено при анализе расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо запрашивать приказы, в соответствии с которыми определен круг подотчетных лиц, а также сроки возврата неизрасходованных сумм, авансовые отчеты и данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", журнал-ордер № 7 по счету 71, оборотно-сальдовую ведомость по счету 71.

Основной целью анализа  является подготовка обоснованных управленческих решений, направленных на повышение  эффективности хозяйствования. Предъявляемые  к анализу требования можно свести к следующим: конкретность, то есть анализ необходимо основывать на реальных данных с учетом существующего объема информации, а его результаты должны получать числовое конечное выражение; системность, то есть анализ должен осуществляться не периодически, а регулярно, по заранее разработанной системе; объективность, то есть изучение информации должно быть критическим, беспристрастным; действенность, то есть результаты анализа должны быть пригодными для использования в практических целях для подготовки и обоснования управленческих решений.  Общими задачами являются:

• оценка качества, обоснованности и достоверности планов и нормативов. Осуществление повседневного контроля за ходом выполнения планов;
• заданий и оценка их выполнения. Используя данные бухгалтерского учета, а также другие источники информации, экономический анализ характеризует выполнение плана на текущий момент и за отчетный период. Здесь же дается оценка эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• Определение влияния отдельных факторов и их количественная оценка;
• При анализе очень важно выделять и измерять влияние внутренних (зависящих от деятельности предприятия) и внешних (отраслевых) факторов. От этого будет зависеть правильность оценки деятельности предприятия, подсчет резервов и перспектив развития;
• Выявление резервов роста эффективности производства. Анализ лишь тогда является действенным, когда он приносит предприятию реальную пользу. Она заключается в выявлении неиспользованных возможностей на всех участках производства;
• Обоснование управленческих решений и их оптимизация. Решение этой задачи является важнейшим условием обеспечения эффективности производства;
• Выявление  внутренних  резервов  улучшения   показателей, повышения экономической эффективности использования   всех   видов   ресурсов,   устранение   имеющихся недостатков в работе;
• Разработка конкретных мероприятий по мобилизации имеющихся резервов, устранению недостатков в работе, распространению передового опыта,  повышению   активности, деловитости работников, воспитанию трудящихся в духе сознательного, добросовестного отношения к труду;
• Оценка финансового состояния и ликвидности предприятия, совершенствование методик по анализу качества, надежности продукции, ее конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынке;
• Развитие нетрадиционных видов анализа: непрерывного, многовариантного, стратегического, диагностического.