Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Новый аванс подотчетным  лицам выдается только после полного  расчета по ранее выданному. В  бухгалтерии авансовые отчеты проверяются  и определяются расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждаются руководителем  предприятия. Обязательства, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте, включая обязательства по расчетам с работниками по подотчетным  суммам, подлежат переоценке при изменении  Национальным банком курсов иностранных  валют на дату совершения операции (полного или частичного погашения  дебиторской или кредиторской задолженности), а также на дату составления бухгалтерской  отчетности за отчетный период.

Курсовые разницы, возникающие  в результате переоценки, относятся  на увеличение (уменьшение) бюджетного финансирования и источников внебюджетных средств. Аналитический учет по счету "Расчеты с подотчетными лицами" должен вестись по каждому работнику  в отдельности по каждому случаю выдачи сумм в подотчет в накопительной  ведомости по расчетам с подотчетными лицами. Основанием для её заполнения являются отчеты кассира и приложенные к ним документы, а также авансовые отчеты подотчетных лиц.

Авансы на хозяйственные  расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право  получать деньги под отчет на хозяйственные  нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет  об израсходованных суммах либо вернуть  деньги в кассу предприятия.

В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены  первичные документы, подтверждающие произведенные работником расходы: товарные чеки с наименованием приобретенного товара, чеки кассово-суммирующих аппаратов, корешки приходных кассовых ордеров  и т.п. Подотчетные суммы учитываются  на синтетическом счете 71 "Расходы  с подотчетными лицами". Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм в пределах норм, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в дебет  счетов 10 "Материалы", 26 "Общехозяйственные  расходы", 20 "Основное производство" и др. в зависимости от характера произведенных расходов.

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в дебет  счета 84 "Нераспределенная прибыль" или в дебет счетов фондов потребления  предприятия.  
Остатки неиспользованных сумм, возращенные подотчетными лицами в кассу предприятия, списываются с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами "в дебет счета 50 "Касса".

Остатки неиспользованных сумм, не возвращенные подотчетными лицами в установленном порядке, списываются  с кредита счета 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (при удержаниях излишне выплаченных сумм из заработной платы) или дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (когда невозвращенные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников). Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

3.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Практика проверок показывает, что наибольшее количество замечаний  среди расчетов с дебиторами и  кредиторами вызывают расчеты с  подотчетными лицами. В большинстве  случаев авансовые отчеты подписываются  только бухгалтером, без утверждения  руководителем предприятия или  организации. При этом суммы по предоставленным  авансовым отчетам списываются  с подотчетного лица на расходы или  иные объекты учета. Повсеместны  случаи, когда к авансовым отчетам  прилагаются недействительные документы  в виде товарных чеков без отметок  или штампов, фискальные чеки, не установленного образца, или чеки, не имеющие отношения  к операции, отражаемой в авансовом  отчете и т.п. В других случаях  к авансовым отчетам не прилагаются  квитанции приходных кассовых ордеров  или чеки при оплате стоимости  товарно-материальных запасов подотчетным  лицом.

 В случае отражения  расходов на счетах бухгалтерского  учета, не подтвержденных соответствующими  документами, искажаются показатели  финансовой отчетности.

Известны случаи не только предпринимателям, но и контролирующим органам, когда под видом выдачи денежных средств в подотчет, с  целью избежания уплаты подоходного и социального налогов, осуществляется выплата заработной платы.

Особое внимание следует  обращать на расчеты с подотчетными лицами по денежным средствам, выдаваемым им на приобретение ГСМ, запасных частей, ремонтных материалов, осуществление  ремонта. Как правило, эти суммы  безо всяких оправдательных документов списываются на расходы предприятия  либо расходы, согласно авансовым отчетам, многократно превышают потребность  в производстве ремонтов или приобретении запчастей. Иногда к авансовым отчетам  прилагаются квитанции, товарные чеки на ремонтные материалы или запчасти, не соответствующие по своему назначению характеру произведенного ремонта.

Часто работникам предприятия  выдаются денежные средства в подотчет на приобретение проездных билетов, т.е. возмещается стоимость проезда  на общественном транспорте. Предприятие  вправе компенсировать своим работникам такие расходы, но только за счет чистого  дохода с учетом требований налогового законодательства.

Необходимо также обратить внимание на правильность отнесения  представительских расходов через  подотчетное лицо на себестоимость  продукции, работ, услуг. Обоснованность таких расходов должна быть подтверждена оправдательными документами, в  том числе приказом о назначении ответственного лица, актом с документами, подтверждающими расходы, с перечнем участников встречи и т.д. В затраты, включаемые в состав вычетов, представительские расходы относятся в пределах официально утвержденных норм.

Следует учитывать, что расчеты  с подотчетными лицами, связанными с командировками за рубеж, суточные выплачиваются при проезде по территории РК в тенге по нормам, установленным законодательством, а при проезде и за время  пребывания в загранкомандировке —  по нормам, утвержденным для лиц, выезжающих в командировку за границу. Со дня  пересечения границы РК при выезде суточные начисляются в иностранной  валюте, а при возвращении, со дня пересечения границы РФ, - в тенге. В таких случаях следует учитывать правильность учета расчетов, возмещения расходов по однодневной загранкомандировке и в случаях, когда работник в стране пребывания обеспечивался бесплатным питанием и жильем. Особое внимание следует уделять расчету и учету курсовой разницы на день представления подотчетным лицом авансового отчета

Необходимо еще раз  обратить внимание на внутренний контроль документации, касающейся расходования подотчетных сумм. Для руководителя или собственника предприятия контроль необходим в целях сохранности  активов предприятия и обеспечения  расходования их по целевому назначению. Система контроля преследует цель не только сохранности имущества собственника, но и обеспечивает нормальную работу всего предприятия и всех работающих на нем.

Рассмотрим, на первый взгляд, незначительные требования по заполнению и утверждению авансовых отчетов. Упоминалось, что нередки случаи, когда авансовые отчеты подписываются  только главным бухгалтером или  лицом, ответственным за учет расходования подотчетных сумм. Часто встречаются  авансовые отчеты, хотя и утвержденные руководителем предприятия, но без  указания утверждаемой суммы или  утверждаемая сумма обозначена в  числовом выражении. Форма авансового отчета составлена таким образом, что, предварительно проверив расчет, бухгалтерия  делает в нем отметку о фактически произведенных расходах, затем руководитель в соответствующей графе отчета утверждает сумму, указанную прописью. Случается, это условие не выполняется, и сумма указывается цифрами. Указанное обстоятельство создает  условия для злоупотреблений  со стороны лиц, причастных к оформлению авансовых отчетов.

Приложив, как это нередко  случается, первые попавшиеся чеки, квитанции  к авансовому отчету, можно списать  суммы, значительно превышающие  фактически израсходованные. Поэтому  в целях предупреждения таких  злоупотреблений предусмотрено  указание утверждаемой суммы прописью. Если в предыдущие периоды не удалось избежать указанных в оформлении авансовых отчетов отклонений, то следует их перепроверить. Такие нарушения выявляются относительно легко. В первую очередь следует обращать внимание на приложенные к авансовым отчетам документы, в которых отражены «круглые» суммы или числа с нулями.

Правомерность и целесообразность расходования подотчетных сумм на операционные и хозяйственные расходы можно  проверить сопоставлением сумм авансового отчета по видам расходов (приобретение ТМЗ, оплата услуг, работ) с документами, подтверждающими фактическое поступление  ТМЗ на склад или приемку работ, получение услуг. При этом выясняется производственная и хозяйственная  необходимость в их приобретении, а также возможность использования  повторно оправдательных документов на имеющиеся излишние и неучтенные запасы. Путем сопоставления документов, приложенных к авансовому отчету с данными складского учета, можно  установить случаи, скрываемые повторной  оплатой ТМЗ безналичным расчетом. В отдельных случаях оправдательные документы на приобретение ТМЗ, выписанные в нескольких экземплярах, прилагаются  к различным авансовым отчетам  разных подотчетных лиц.

Таким образом, рассмотренные  нарушения возможны в основном на предприятиях со значительными оборотами, как денежных средств, так и товарно-материальных запасов. На предприятиях с небольшим  оборотом и малым количеством  сотрудников такие факты нетипичны, т.к. руководитель, который, как правило, является и собственником предприятия, способен контролировать деятельность предприятия самостоятельно. Крупные  предприятия со структурными подразделениями, филиалами имеют обычно в своем  составе службы внутреннего аудита или ревизионную комиссию, которые  в программу проверки должны включать и вопросы проверки использования  и учета подотчетных сумм.

4. Анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

4.1 Анализ расчетов с  подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности предприятию часто  приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным.

Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные  расходы осуществляются через подотчетных  лиц.

Рассмотрю методику анализа  расчетов с подотчетными лицами.

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, на основе данных бухгалтерского баланса и регистров бухгалтерского учета была составлена аналитическая таблица 9.

Таблица 9 - Данные о динамике изменения кредиторской

                    задолженности с подотчетными лицами

Данные таблицы 9 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2009 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют  о том, что по итогам 2009 года в  балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2009 год показало, что, действительно, работником Тихомировым  В.Н. 20 сентября 2009 года была взята подотчет сумма в размере 5 тыс.рублей для  приобретения канцтоваров. Установленный  в организации срок выдачи под  отчет денежных средств на хозяйственные  нужды составляет, согласно учетной  политике организации, один квартал. В  течение трех рабочих дней по истечении  установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под  отчет, должен отчитаться о произведенных  расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Тихомирова В.Н. истек 23 декабря 2009 года. Тем не менее, в связи с тем, что Тихомиров  В.Н. находился в указанное время  на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана  проводка: