Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Авансовый отчет составляется работником в течение трех дней с  момента возвращения из командировки. На лицевой стороне авансового отчета работник заполняет такие сведения, как:

• наименование организации;
• отдел, должность и фамилию, имя, отчество сотрудника, прибывшего из командировки;
• номер и дату составления авансового отчета;
• цель полученного аванса - командировочные расходы;
• величину полученных из кассы денежных средств;
• сумму фактически произведенных расходов, которая соответствует итогу всех расходов, указанных на оборотной стороне авансового отчета;
• сумму остатка неизрасходованных денежных средств (превышение полученной из кассы суммы над фактически потраченной суммой) или перерасхода (превышение фактически потраченной суммы над полученной из кассы).

Прежде чем заполнить  последние два показателя, подотчетное  лицо заполняет оборотную сторону  авансового отчета на основании имеющихся  документов.

Первыми обычно отражаются проездные билеты. К железнодорожному билету не нужно прикладывать счет-фактуру  от железной дороги, чтобы отнести сумму НДС в зачет. При заполнении в авансовом отчете сведений о расходах на проезд и других расходах необходимо выделить отдельными строками сумму расходов без НДС и саму сумму НДС. Это необходимо в силу того, что эти суммы по-разному отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Документами, подтверждающими  расход на проживание, являются: счет из гостиницы, счет-фактура, квитанция  об оплате, фискальный чек. Встречаются  случаи, когда командируемый сотрудник  останавливается не в гостинице, а арендует квартиру у частных  предпринимателей, тогда помимо указанных  документов следует приложить и  копию свидетельства о регистрации  индивидуального предпринимателя.

Если в период нахождения в командировке сотрудник оплачивал  какие-либо услуги (связи, почты, консультирование и т.д.), то к авансовому отчету должны быть соответствующие квитанции, акты выполненных работ, счета-фактуры, квитанции  к приходным кассовым ордерам, фискальные чеки, оформленные на имя организации. Если производилось приобретение различных  товаров, то должны быть накладные и  счет-фактура. В авансовых отчетах  о командировках всегда отражается расчет суточных, которые отдельными документами не подтверждаются. Расчет производится исходя из фактических  дней нахождения в командировке согласно отметкам в командировочном удостоверении. Последнюю графу "Счет" заполняет  бухгалтер, проверяющий авансовый  отчет и приложенные к нему документы.

Суммы на хозяйственные нужды  выдаются материально-ответственным  лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму  утверждает руководитель и главный  бухгалтер. В указанном расходном  кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную  форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным  расходам, и при хозяйственных  расходах.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в  обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют  факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц  необходимо составить авансовый  отчет с приложением следующих  первичных документов:

• счета-фактуры;
• накладной;
• товарного чека;
• квитанции к приходному кассовому ордеру;
• фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта  постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию  дохода подотчетного лица, который  облагается подоходным, социальным налогом  и отчислением в пенсионный фонд.

В случае если вся сумма  расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный  бухгалтером авансовый отчет. Остаток  неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия  подотчетному лицу выдаются излишне  потраченные суммы.

Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное  лицо должно не только отчитаться об использовании  денежных средств на приобретение тех  или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной  или приходному ордеру, который будет  приведен в разделе "Запасы". После  того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской  задолженности компании.

Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность  влечет к ухудшению финансового  состояния компании.

Согласно Налогового кодекса  к представительским расходам относятся  расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в  целях установления или поддержания  взаимного сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседание  совета директоров для проведения общего собрания акционеров. К представительским  расходам относятся расходы по проведению официальных приемов вышеуказанных  лиц:

• транспортное обслуживание;
• расходы на питание во время переговоров;
• оплата услуг переводчика.

Предельные нормы установлены  постановлением Правительства РФ. Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей  стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой  делегации.

При составе делегации  свыше пяти человек количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих  делегацию, должно определяться из расчета  один переводчик или сопровождающий не менее чем на пять членов делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие  документы:

• приказ о проведении приема;
• список приглашенных лиц;
• список лиц принимающей стороны;
• журнал регистрации гостей;
• смета расходов на проведение приема;
• документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.

Для подтверждения произведенных  расходов издается приказ на проведение приема.

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских  расходов над утвержденными нормами  превышение расходов является косвенным  доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом, отчислениями на социальные нужды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому  для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного  подотчетного лица составляется еще  один приказ. Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами распоряжается руководитель.

3.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами 

В зависимости от степени  детализации учетной информации выделяют синтетические и аналитические счета.

Счета, которые дают вводную  характеристику учитываемых объектов в обобщенном денежном выражении, называются синтетическими счетами (синтез от лат. - собирание). Эти счета содержат необходимые данные для составления баланса предприятия. Однако синтетические счета не обеспечивают получение данных, необходимых для оперативного руководства предприятием и контроля за его хозяйственной деятельностью. 
Счета, открываемые вразрез синтетических счетов для детализированного учета, называются счетами аналитического учета. Детализация показателей аналитического учета устанавливается на каждом предприятии в зависимости от конкретных условий его работы.

Аналитические счета непосредственного  отражения в балансе не имеют. Они связаны с балансом через  синтетические счета. Итоговые данные аналитического учета всегда соответствуют  данным синтетического учета, в разрезе  которого они открываются. Синтетический счет один, а аналитических - много.

Кроме синтетических и  аналитических счетов, в практике бухгалтерского учета применяются  и субсчета, которые являются промежуточным  учетным звеном между синтетическими и аналитическими счетами. При их помощи осуществляется дополнительная группировка данных аналитического учета с целью получения обобщенных сведений об отдельных объектах внутри синтетического счета. Отражение имущества  и процессов на синтетических  счетах называется синтетическим учетом, а отражение их на аналитических  счетах - аналитическим учетом. Синтетический  учет ведется в денежном выражении; аналитическом - используются три группы измерителей.

В аналитических счетах отражающих товарно-материальные ценности, учет ведется  в денежном и натуральных измерителях, т.е. в количественно-суммовом выражении. На аналитических счетах, отражающих источники образования имущества, а также расчеты учет ведется  только в денежном выражении. Построение таких счетов более простое. Например, счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется только в денежном выражении и показывает расчеты со всеми поставщиками (синтетический  учет), а также с каждым из поставщиков  в отдельности (аналитический учет). Синтетические и аналитические счета тесно взаимосвязаны. Основой взаимосвязи является параллельность записей на счетах.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:

• аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;
• операция, записанная по синтетическому счету, должна быть обязательно отражена и на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету;
• на синтетическом счете операция записывается общей суммой, а на его аналитических счетах - частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;
• запись в аналитические счета производится на ту же сторону, что и в синтетический счет, т.е. их строение одинаково.

Поэтому начальный и конечный остатки, а также обороты по дебету и кредиту синтетического счета  должны быть равны общим суммам соответствующих  остатков и оборотов его аналитических  счетов, открытых в его развитие. При подведении итога за отчетный период данные синтетического и аналитических  счетов должны сверяться и совпадать, что свидетельствует о правильности ведения учета. Следует отметить, что часть счетов синтетического учета отражает средства или источники  средств, не требующие дальнейшей детализации. Такие синтетические счета не имеют аналитических счетов.

Выдача денежных средств  под отчет работникам бюджетного учреждения производится для расчетов по оплате труда, транспортных, коммунальных услуг, за приобретение материалов для  хозяйственных нужд, основных средств, горюче-смазочных материалов и т.д., а также в виде аванса на командировочные расходы.

Руководители предприятия  могут разрешать (в порядке исключения) производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх  установленных норм. Дополнительные выплаты осуществляются за счет чистой прибыли, остающейся на предприятии после уплаты налогов и других платежей; в бюджетных организациях - за счет экономии в пределах имеющихся нормативов. При этом командировочные расходы, начисляемые сверх установленных норм, включаются в доход работника, подлежащий обложению подоходным налогом с физических лиц. Сумма аванса, выдаваемого под отчет, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных (в пределах установленных норм), расходов по найму жилого помещения и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны предоставить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Например, отчеты по командировкам должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.