Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

При расчете суммы НДС, предъявляемой к вычету, сумму  входящего НДС с расходов, которые  нельзя на прямую отнести к производству товаров, работ, услуг делить пропорционально  выручке, полученной от облагаемой и  необлагаемой НДС деятельности. Срок уплаты НДС по итогам каждого налогового периода исходя из фактической реализации товаров, работ услуг за истекший налоговый период равными долями, не позднее 20 числа каждого из трех месяцев, следующего за истекшим налоговым  периодом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Состояние и совершенствование учета расчетов подотчетными лицами

 

 

3.1 Первичный учет расчетов  с подотчетными лицами

 

 

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «КурскПродукт» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника  в командировку. В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа  руководителя определяется служебное  задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное  удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру денежные средства на оплату проездных  документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы,  чеки ККМ, товарные чеки и  оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать  следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (ИНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (ИНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара.

Счёт-фактура подписывается  руководителем и главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне  авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным  лицом, и сумм расходов, принятых к  учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчёты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным  лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому  ордеру.

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов  отражения в учете:

1) работник по авансовому  отчету отражает неиспользованную  сумму и возвращает её в  кассу организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации. 

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование  к установке», 08 «Вложения во в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Командировкой считается  поездка работника предприятия  в другую местность для выполнения служебных заданий на определенный срок и по распоряжению руководителя этого предприятия. В командировку может быть направлен работник, связанный  с предприятием трудовым договором.

Основанием для направления  в служебную командировку является приказ, подписанный руководителем  предприятия. Приказ должен содержать  указание на командируемого сотрудника, пункт назначения и наименование учреждения, цели и сроки командировки. Копии приказов по командировкам  и обосновывающие документы находятся  в отдельной папке. В приказе  возможно прямое указание для бухгалтерии  произвести расчет суммы командировочных  расходов.

На основании приказа  в бухгалтерии составляется предварительная  калькуляция на командировочные  расходы. При составлении калькуляции  бухгалтер должен учесть стоимость  билетов туда и обратно, стоимость  проживания в гостинице во время  нахождения в другом городе, размер суточных за весь период командировки.

Согласно Налогового Кодекса  РФ, к компенсациям при служебных  командировках, подлежащих вычету, относятся:

• Фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь;
• Фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;
• Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более трех месячных показателей в сутки в пределах РФ;
• Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами РФ.

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам, на оплату проезда (туда и обратно), суточных расходов и расходов по найму помещения, рассчитанных согласно сроку командировки.

Размер суточных может  устанавливаться руководителем  компании в виде соответствующего приказа, но, как правило, их величина соответствует  тому размеру, который в соответствии с Налоговым кодексом разрешается  относить на вычеты.

Утвержденная руководителем  смета подшивается к расходному ордеру, по которому сотруднику, направляющемуся  в командировку, выдают рассчитанную сумму командировочных расходов. При этом составляется расходный  кассовый ордер.

На основании приказа  командированному работнику перед  началом командировки выдается командировочное  удостоверение, подписанное руководителем. При этом заполняется вся лицевая  сторона командировочного удостоверения, а на оборотной стороне делается отметка о выбытии сотрудника из организации в командировку. Датой  выбытия считается дата начала командировки, указанная в приказе, на которую  должен быть приобретен билет, по которому сотрудник выезжает в город командировки.

Командированный сотрудник  должен сделать на второй стороне  командировочного удостоверения отметку  о прибытии в командируемый город в той организации, в которую он направлен, а также отметку о выбытии из этого города. Именно по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дате выбытия из пункта назначения определяется фактическое время пребывания в местах командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждом из них, а также отметка о возвращении в свою организацию.

Регистрация работников, выбывших в командировку и прибывших из командировки, ведется в специальном  журнале по установленной форме, где делаются отметки о прибытии сотрудника.

Непосредственный учет самих  командировочных расходов начинается после того, как сотрудник возвратится  из командировки и представит в бухгалтерию  авансовый отчет.

Авансовый отчет - это документ, в котором сотрудник отражает величину всех фактически произведенных  расходов за время командировки. Фактические  расходы, отражаемые в авансовом  отчете, требуют документального  подтверждения. Поэтому заполняется  авансовый отчет на основании  приложенных к нему первичных  документов, которыми могут быть:

• авиабилеты (экономический класс). При этом к авиабилету и авансовому отчету подшивается (прикладывается) распоряжение или приказ руководителя, в котором указывается необходимость использования воздушного транспорта;
• железнодорожные билеты (не выше тарифа купированного вагона);
• другие проездные документы; квитанции о бронировании билетов и места в гостинице;
• квитанции по утвержденной форме о пользовании постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командировки и обратно;
• квитанция, счет-фактура и другие документы, подтверждающие наем жилого помещения;
• командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия в командируемую организацию и убытия из нее, заверенные подписями должностных лиц и печатями этой иногородней организации, а также с отметками нашей организации о прибытии сотрудника из командировки;
• документы, подтверждающие прочие понесенные расходы (квитанции о телефонных переговорах, почтовых услугах, приобретенных ценностях и т. д.).