Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 5000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная  сумма, числящаяся за Тихомировым В.Н.  

Рассмотрим направления  использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 10.

 

Таблица 10 - Направления использования подотчетных сумм

                      в 2011 году

№ п/п	Дебет счета	Направления использования	Сумма, рублей	Доля в общем объеме средств, %
1	10	Приобретение материалов, расходы, связанные с доставкой  материалов	15719	15,74
2	20	Расходы, связанные с нуждами  основного производства	14271	14,29
3	26	Общехозяйственные расходы	63745,7	63,83
4	44	Расходы, связанные с продажей товаров (готовой продукцией)	350	0,35
5	50	Возврат в кассу денежных средств, ранее выданных подотчет	1300	1,31
6	76	Погашение задолженности  перед кредиторами организации	4464,1	4,47
		Итого	99868	100,0

 

Таким образом, группировка  сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2011 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 9, подотчетные суммы в основном направлялись на:

- общехозяйственные расходы  (63,83%). Это расходы для нужд  управления, не связанные непосредственно  с производственным процессом:  административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг;

- расходы, связанные с  приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение  сырья, материалов, топлива, запасных  частей, инвентаря, хозяйственных  принадлежностей, тары и т.п.  ценностей организации;

- расходы, связанные с  нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные  непосредственно с выпуском продукции,  выполнением работ и оказанием  услуг.

Практически все авансовые  отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением  всех документов, подтверждающих произведенные  расходы.

Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что  на предприятии имеются нарушения  при проведении расчетом с подотчетными лицами. В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.

 

 

4.2 Планирование аудиторской проверки

 

 

Для сбора информации при  составлении программы аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет  сделать аудитору целый ряд промежуточных  выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность  отчетных данных.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских  доказательств: наблюдение за выполнением  хозяйственных и бухгалтерских  операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр. (Приложение Б).

Подотчетные лица - работники  организации (в том числе и  совместители), которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании.

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с  Порядком ведения кассовых операций, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 12.10.2011 № 373-П.

Размер денежной суммы  и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем  организации (в приказе, в заявлении  о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые  в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или  не сдали неизрасходованный остаток  в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены  сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы. Согласно п. 11 Порядка ведения  кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских  доказательств:

• наблюдение или участие в инвентаризации;
• наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
• устный опрос;
• получение письменных подтверждений;
• проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
• проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
• проверка арифметических расчетов;
• анализ.

Указанные методы применяются  к различным объектам контроля и  служат для выявления одного или  нескольких возможных нарушений.

 

 

4.3 Проведение аудиторской проверки

 

 

Под расходами на хозяйственные  нужды понимаются затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, бензина  на АЗС, по оплате мелкого ремонта  и др.

Руководитель организации  должен утвердить своим приказом список работников, которым могут  выдаваться денежные средства под отчет. Аудитору необходимо удостовериться в  наличии такого приказа. Срок, на который  можно выдать наличные деньги под  отчет на хозяйственные нужды, не ограничен. Такой срок также может  установить руководитель организации  своим приказом. Если руководитель такой срок установил, то работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих  дня после истечения данного  срока.

Аудитор должен удостовериться в том, что работники, получившие деньги под отчет, соблюдают предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке с одним юридическим  лицом. Лимит применяется к расчетам в рамках одного договора, заключенного между фирмами. За нарушение этого ограничения на организацию и ее руководителя может быть наложен штраф: для организации - от 40 000 до 50 000 руб., для руководителя - от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

При представлении авансового отчета должен быть предъявлен кассовый чек. Исключением могут быть только бланки строгой отчетности или выписки  о трансакциях, подтверждающие расчеты  кредиткой, если деньги под отчет  были списаны или перечислены  с использованием счета работника.

К кассовому чеку должны быть приложены товарные чеки с расшифровкой покупки. Несмотря на то что унифицированного бланка этого документа нет, его  составление обязательно. Документы, для которых не предусмотрены  унифицированные бланки, должны иметь  следующие реквизиты:

-              наименование;

-              дату составления;

-              наименование организации, от имени которой составлен документ;

-              содержание хозяйственной операции;

-              измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

-              наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

-              личные подписи указанных лиц.

Заметим, что печать в  данном перечне не упоминается.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них  отчитаться, представив в бухгалтерию  авансовый отчет по форме N АО-1 (с  приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх  выданной подотчетной суммы, могут  быть возмещены работнику).

Аудитор должен проверить  произведенные представительские  расходы, которыми считаются расходы  фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в  переговорах для установления и  поддержания сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при  налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для контроля за затратами  по приему делегаций в организации  должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских  расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование  средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в  наличии такого приказа.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств  на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских  расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что  она не превышает 4% затрат организации  на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Сумма  представительских расходов, которая  превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС  по представительским расходам, уменьшающим  налогооблагаемую прибыль, принимается  к вычету.

Нередко в организациях допускаются  ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного  вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует  их избегать.

Ошибка - в организации  не соблюдается порядок выдачи денег  под отчет. Наиболее частые нарушения:

-              отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;

-              в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

-              производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;

-              производится выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;

-              допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой организации  при работе с подотчетными средствами, установлены п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.

Ошибка - в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в т.ч. расчетов с подотчетными лицами (инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).