Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей и организация внутреннего контроля

 

3. Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны содержать полные реквизиты и тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц совершивших операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность материальных запасов и собственного производства. Перечень первичных учетных документов по учету материальных запасов, (см.Таблица 1. 4).

Таблица 1.4.

Формы первичных документов по учету материальных запасов

N   п/п	Код     формы	Наименование формы документа
1.	0315004	Акт о приемке материалов
2.	0315006	Требование-накладная
3.	0315007	Накладная на отпуск материалов на сторону
4.	0340002	Путевой лист строительной машины
5.	0345001	Путевой лист легкового автомобиля
6.	0345002	Путевой лист специального автомобиля
7.	0345004	Путевой лист грузового автомобиля
8.	0345005	Путевой лист грузового автомобиля
9.	0345007	Путевой лист автобуса не общего пользования
10.	0504143	Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря
11.	0504202	Меню-требование на выдачу продуктов питания
12.	0504203	Ведомость на выдачу кормов и фуража
13.	0504210	Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения
14.	0504230	Акт о списании материальных запасов
15.	0504835	Акт о результатах инвентаризации

 

Оприходование материальных запасов в бюджетном учреждение отражают в регистрах бюджетного учета на основании сопроводительных документов поставщика (накладных и т.п.). Документы проводят в программе 1С «Предприятие» и формируют приходные ордера.

В тех случаях, когда с документами поставщика имеются расхождения по количеству, качеству или ассортименту, составляют Акт о приемке материалов (ф. 0315004). Его также составляют, если материалы поступили без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Акт (в двух экземплярах) составляют члены приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика (отправителя) или незаинтересованной организации.

 Поступающие в организацию  материалы оформляются бухгалтерскими  документами в следующем порядке.

 Вместе с отгрузкой  продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование (в двух экземплярах — один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др.

 Документы поступают  в бухгалтерию, где проверяется  правильность их оформления. После  этого они передаются ответственному  исполнителю по снабжению.

 В отделе снабжения  поступающие документы проходят  проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, рол груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

 Принятые грузы экспедитор  доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.

 Учет материалов на  складах (кладовых) ведется в книге  складского учета материалов  ф. № М-17. До начала записей  в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально ответственные лица делают в тот же день.

 В случае расхождения  фактических данных о поступивших  материалах с данными поставщика  комиссией составляется акт приемки ф. № 0315004 в двух экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

 Расходные документы  по содержанию и назначению  можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы.

 К первой группе  относятся:

 требование – накладная (ф. № 0315006), применяется для учета  движения материальных ценностей  внутри организации - между структурными  подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит основанием сдающему складу для списания ценностей, второй - принимающему складу для их оприходования;

 меню-требования (ф. № 0504202), применяется  для оформления отпуска продуктов  питания. Меню-требование составляется  ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц. Меню-требование, заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную ведомость по расходу продуктов питания.

 ведомость выдачи материалов  на нужды учреждения (ф. 0504210), применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов материальных запасов стоимостью до 1000 рублей за единицу.

Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3 - 12). Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов материальных запасов стоимостью до 1000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения;

 акт о списании материальных  запасов (ф. 0504230), применяется для  списания с баланса материальных запасов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения;

 акт о списании мягкого  и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 1000 рублей до 10000 рублей. Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов, с указанием причины списания. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица;

 путевой лист (ф.ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) применяется для списания  в расход всех видов топлива  и горюче – смазочных материалов. Списание ГСМ на основании  показателей путевых листов списываются  на текущие затраты учреждения.

Дебет счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит счета 1 105 03 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов"

 Бензин списывается  по фактическому расходу, но не  свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

 Вторая группа включает:

 ведомость выдачи материалов  на нужды учреждения ф. № 410 предназначена для выдачи материалов хозяйственного назначения на учебные и другие цели в течение месяца. Записи здесь следует производить не в хронологическом порядке, а в систематическом, т.е. оставлять несколько строк для каждого вида материалов, чтобы в конце месяца можно было подсчитать общее количество отпущенных материалов с выделением каждого конкретного наименования;

 заборная карта ф. № 431 выписывается ежемесячно каждому получателю на несколько наименований материалов и применяется для документального оформления многократного отпуска материалов со склада. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается на срок 15 дней, а при периодическом отпуске — на месяц. В карте указывается лимит на отпуск материалов исходя из установленных норм расхода. Материалы сверх указанного в карте лимита вследствие превышения норм расхода отпускаются только с разрешения руководителя.

 

1.4. Синтетический и аналитический учет материальных запасов

  В бухгалтерии бюджетного  учреждения ведется синтетический  учет материалов в денежном выражении. Основанием для записей в учетные регистры являются первичные документы, поступающие со складов (кладовых). В учреждениях, применяющих оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов, работники бухгалтерии проверяют непосредственно на складе правильность оформления приходно-расходных документов и записей в книге складского учета материалов. Повседневная проверка состояния учета материалов на складе позволяет ликвидировать отставание аналитического учета от синтетического.5

 Для учета материальных  запасов, предназначенных для использования  в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 010500000 «Материальные запасы».

 Учет материальных  запасов ведется на следующих  счетах Плана счетов бюджетного учета:6

010520000 "Материальные запасы - особо ценное движимое имущество  учреждения";

010530000 "Материальные запасы - иное движимое имущество учреждения";

010540000 "Материальные запасы - предметы лизинга".

        Для ведения бухгалтерского учета материальных запасов применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:

010521000 "Медикаменты и  перевязочные средств - особо ценное движимое имущество учреждения";

010522000 "Продукты питания - особо ценное движимое имущество  учреждения";

010523000 "Горюче-смазочные  материалы - особо ценное движимое  имущество учреждения";

010524000 "Строительные материалы - особо ценное движимое имущество учреждения";

010525000 "Мягкий инвентарь - особо ценное движимое имущество  учреждения";

010526000 "Прочие материальные  запасы - особо ценное движимое  имущество учреждения";

010527000 "Готовая продукция - особо ценное движимое имущество учреждения";

010531000 "Медикаменты и  перевязочные средства - иное движимое  имущество учреждения";

010532000 "Продукты питания - иное движимое имущество учреждения";

010533000 "Горюче-смазочные  материалы - иное движимое имущество  учреждения";

010534000 "Строительные материалы - иное движимое имущество учреждения";

010535000 "Мягкий инвентарь - иное движимое имущество учреждения";

010536000 "Прочие материальные  запасы - иное движимое имущество  учреждения";

010537000 "Готовая продукция - иное движимое имущество учреждения";

010538000 "Товары - иное движимое  имущество учреждения";

010539000 "Наценка на товары - иное движимое имущество учреждения";

010544000 "Строительные материалы - предметы лизинга";

010546000 "Прочие материальные  запасы - предметы лизинга".

 На счете 010501000 «Медикаменты  и перевязочные средства» учитываются:

• лекарственные средства, эндопротезы, бактерийный препараты, сыворотки, вакцины;
• перевязочные средства (марля, бинты, вата и т.п.);
• вспомогательные материалы (резиновые обхваты, колпачки, капсулы и облатки, бумага пергаментная и фильтрованная и т.п.).

Учет медикаментов осуществляется по следующим группам:

• ядовитые лекарственные средства;
• наркотические лекарственные средства;
• этиловый спирт;
• новые препараты для клинических испытаний и исследований;
• дефицитные и дорогостоящие медикаменты (по списку, утвержденному Минздравом РФ).