Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей и организация внутреннего контроля

В ходе составления проекта сметы бюджетное учреждение тщательно проверяет основные показатели его работы, целесообразность включаемых в смету расходов, установленные нормы и режим экономии бюджетных средств. Необходимость в финансовых ресурсах по каждой статье обосновывается расчетным путем. Для подтверждения расчетов берутся:

• данные штатного расписания, утвержденного вышестоящей организацией на основании действующих приказов министерства по штатным нормативам отрасли либо исходя из фактического объема работы и расчетного норматива нагрузки на одну должность в соответствии с законодательством РФ;
• ставки налогов и сборов, утвержденные исходя из налогового законодательства РФ;
• сведения о среднемесячной потребности в энергетических ресурсах (электрической, тепловой энергии, газе, воде) в натуральном выражении;
• данные о тарифах на коммунальные услуги, услуги связи в соответствии с законодательными актами;
• заключенные договоры о пожарной и охранной безопасности;
• нормы расходов на питание, медикаменты, канцелярские и хозяйственные расходы;
• нормы расхода ГСМ, а также моющих, чистящих средств и т.д.

В МДОУ детский сад № 37 планирование доходов и расходов является одним из элементов управления расчетами. Планирование доходов и расходов на 2011 год производится в разрезе видов деятельности и номенклатуры доходов и расходов.

В отношении планирования материальных запасах отдельно определяется потребность:

• приобретения продуктов для организации бесплатного  питания;
• приобретения медикаментов;
• приобретения продуктов для организации льготного  питания;
• приобретение посуды;
• долевое возмещение расходов на питание детей детского сада;
• канцелярские расходы;
• хозяйственные нужды;
• мягкий инвентарь;
• прочие материалы.

Смета доходов и расходов составлена на 2010 – 2012 годы в соответствии с Законом «О Федеральном бюджете на 2011 год и на плановый период 2012 и 2013 годы» от 13 декабря 2010 года № 357.

 В следующих параграфах  рассмотрим непосредственно учет  материальных запасов, что обеспечивает процесс исполнения сметы доходов и расходов.

Исходя из всего вышеперечисленного, можно сказать, что ведение бухгалтерского учета в МДОУ детском саду № 37 осуществляется согласно требованиям бюджетного кодекса РФ и других нормативных документов, все участки учета бухгалтерии автоматизированы.

 

2.2. Учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей учреждения

        Материальные запасы в МДОУ детский сад № 37 - это предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости, с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством Российской Федерации).

Учет материальных запасов в МДОУ детский сад № 37,   ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

010501000 "Медикаменты и перевязочные  средства";

010503000 "Горюче-смазочные материалы";

010504000 "Строительные материалы";

010505000 "Мягкий инвентарь";

010506000 "Прочие материальные запасы".

1. На счете 010501000 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются медикаменты (включая наркотические средства) перевязочные средства и т.п.

 Медикаменты и перевязочные  средства в МДОУ детский сад № 37 используются при оказании первой медицинской помощи  воспитанникам детского сада.

В смете МДОУ детский сад № 37 рассчитана стоимость медикаментов, горюче – смазочных материалов, запчастей, заработной платы. При недостаточном финансировании по статье медикаменты снижается качество медицинской помощи, недофинансирования статьи медикаменты часто имеет место, и во второй половине года, что свидетельствует о формальном сметном планировании, которое не обеспечено финансированием. В конце каждого месяца составляется старшей медсестрой отчет о расходовании медикаментов

2. На счете 010503000 "Горюче-смазочные  материалы" учитываются все виды  топлива, горюче-смазочных материалов: бензин, автол. Бухгалтер выписывает путевой лист водителям и выдает   карту для заправки, заправочную станцию выбирают согласно тендеру, по окончании рабочего дня водитель сдает заполненный и подписанный путевой лист бухгалтеру. Бухгалтер   выводит остатки по каждой машине. В конце месяца  бухгалтер составляет отчет о расходовании ГСМ за месяц по каждой машине отдельно и по каждому дню. 

3. На счете 010504000 «Строительные  материалы» учитываются все виды  строительных материалов:   цемент, песок, железо, рубероид, брус, доска  обрезная, деревоплита, половая рейка, краска, обои, клей, кисти,  гвозди, болты, шурупы,  трубы водопроводные,  муфты, уголки  и  многое  другое.

Если при  инвентаризации выявлены  излишки материальных ценностей, то в бухгалтером делается запись по дебету счета 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»   и кредиту счета 040101180 «Прочие доходы»;

4. На счете 010505000 "Мягкий инвентарь" учитываются следующие виды мягкого  инвентаря:

• белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);
• постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, наматрасники и т.п.);
• одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто,   платья,   куртки, брюки, халаты, фартуки, шапки и т.п.);
• обувь, включая специальную (сапоги, сандалии, валенки, колоши, тапки и т.п.);
• прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь в детском саду № 37 приобретается за счет бюджетных средств. Бухгалтерия принимают к учету по фактической стоимости (вместе с НДС). То есть в размере всех затрат, связанных с его приобретением, доставкой и т. д. Для формирования фактической стоимости актива используют счет 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)». 

Списание мягкого инвентаря в МДОУ детский сад № 37 проходит согласно нормам, установленным коллективным договором: два халата на два года у каждого работника медицинского персонала, оформляется акт списания мягкого инвентаря.

Следует отметить, что ветошь, пригодную для использования в хозяйственных целях, передают на склад по приходному ордеру (форма 0315003). Там указывают цену ее возможного использования, а также вес. Затем ее (ветошь) отпускают в подразделения и используют для уборки помещений. Акт оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Порядок учета белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви установлен ведомственными инструкциями министерств и ведомств.

Бухгалтерия  при списании пришедших в ветхость и негодность белья, спецодежды и обуви, производит с учетом сроков службы по перечню. В этом перечне для каждого наименования инвентаря и оборудования определен свой срок службы в месяцах.

 При списании выявленных  недостач, хищений делается запись  по дебету счета 040101172 «Доходы  от реализации активов» и кредиту счета , 010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря».

5. На счете 010506000 "Прочие материальные  запасы" в МДОУ детский сад  № 37 учитываются следующие виды  материальных запасов:

• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки, шампуни, стиральный порошок, моющие и чистящие средства, отбеливатели, дезинфицированные средства, перчатки и др.), используемые для текущих нужд учреждений;
• канцелярские принадлежности (папки, скоросшиватели, бумага, скрепки, кнопки, зажимы, карандаши, ручки, стержни, резинки и  др.),

В конце месяца в бухгалтерию передается отчет от начальника хозяйственного отдела о расходовании хозяйственных материалов.

• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря. Ответственный за приобретение и расход запасных частей в  МДОУ детский сад № 37 является водитель, в конце месяца составляет отчет.

В учреждении МДОУ детский сад № 37 используется следующий документооборот по учету товароматериальных ценностей.

 Для получения  материальных  ценностей от поставщика доверенному  работнику учреждения бухгалтерией  выписывается доверенность (в 1 экземпляре), которая подписывается заведующей, главным бухгалтером и ставится печать учреждения. Бланки доверенностей являются документами строгой отчетности, поэтому согласно Инструкции регистрируется в Журнале регистрации доверенностей. Списываются доверенности 1 раз в квартал по Акту списания доверенностей. Срок действия доверенности 10 дней. 
         Полученные по доверенности  материалов сотрудником  учреждения сдаются на склад на основании накладной. Кладовщик оформляет приход ценностей выпиской приходного ордера  в двух экземплярах, один из которых является отчетом работника об использовании доверенности. Если нет расхождений между фактическим наличием полученных ТМЦ и данными сопроводительных документов, то кладовщик подтверждает факт приема-передачи ТМЦ подписью в товарно-транспортной накладной  в строке «Принял», с указанием фамилии, инициалов и должности.

Счет – фактура  выписывается поставщиком ТМЦ, в нем указываются наименование, адрес и расчетные счета поставщика и плательщика, а также расчет стоимости, предъявленной плательщику для оплаты. 
         Одновременно со счетом-фактурой поставщиком ТМЦ выписывается товарная накладная в двух экземплярах. Накладные  на поступивший инвентарь и хозяйственные принадлежности от 23.12.2010 № М-56, от 30.12.2010 № 342, см. приложения 3,4. Первая копия предоставляется покупателю, вторая – остается у продавца товаров. Товарная накладная содержит такие же основные реквизиты, что и счет-фактура. Данные товарных накладных покупателем записываются в Реестр учета приобретения товаров, а поставщиком в Реестр учета продажи товаров.

        На основании указанных документов, на каждую номенклатуру материалов, поступающих в учреждение составляется приходный ордер форма М-4. Приходный ордер форма 0315003 от 30.06.11 № 735 на полученную ветошь в колличестве 6 кг., см. приложение 5.

Аналитический учет материальных запасов бухгалтерией учреждения, за исключением посуды, ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

В используемой программе можно формировать различные регистры синтетического и аналитического учета.

 Например: синтетический учет поступления материальных запасов по расчетам с поставщиками ведется в журнале-ордере № 4. Журнал ордер формируется  программой в разрезе номенклатуры поступающих материальных запасов.

Журнал ордер № 4 по расчетам с поставщиками МДОУ детского сада № 37  за декабрь 2010 года, см. приложение 6.

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Используемая для ведения бухгалтерского учета программа 1С «Предприятие» версия 7.7 позволяет формировать информацию аналитического и синтетического содержания. Например, данные аналитического учета по поступлению материальных запасов можно сформировать в журнале проводок в разрезе номенклатуры поступивших материалов, в хронологической последовательности.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Предметы мягкого инвентаря в МДОУ детский сад № 37 маркируются материально ответственным лицом (кладовщиком) в присутствии работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы  хранится у руководителя учреждения или его заместителя.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Учет разбитой посуды ведется материально ответственными лицами в Книге регистрации боя посуды (ф. 0504044).