Учет расчетов с подотчетными лицами

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров.

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. В статье "Об использовании средств на представительские цели" автор приводит разработанную с учетом конкретных условий и требований организаций смету представительских расходов.

При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных

 

12 лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для

бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов; приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на

 

13 отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного

кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт на представительские расходы;

Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам.

Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, но в данном случае приобретения материальных ценностей (работ, услуг) производится у предприятий розничной торговли, поэтому НДС у покупателя к зачёту не принимается и расчётным путём не выделяется (пункт 19 инструкции Государственной налоговой службы "О порядке исчисления и уплаты НДС").

Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо цомнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма и т.д.

В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии со статьями 2 и 7 Закона РФ "О подоходном налоге с физических лиц".

 

14 Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы

устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражаем на счёте 98 "Расходы будущих периодов" и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов - Дебет 26 Кредит 98 - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

В соответствии с письмом ГНС РФ от 27.10.01 № ШС-6-02/768 для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно п. 19 "в" Инструкции Госналогслужбы России от 11.10.2001 № 39 "О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость".

Таким образом, бухгалтеру необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено "представительских расходов". Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за

 

15 счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет

прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить взносы в Пенсионный фонд.

Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ за наличный расчёт) представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.

1.2. Инвентаризация учета расчетов с подотчетными лицами

В зависимости от принятой на предприятии учётной политикой формы организации бухгалтерского учёта бухгалтер может использовать в работе и соответствующие источники информации. Так, при применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть использованы следующие источники информации:

• бухгалтерский баланс;
• журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 - при шестнадцати ордерной 
  системе);
• аналитическая ведомость по счёту 71;
• материалы инвентаризации расчётов;
• первичные документы.

В зависимости от количества подотчётных лиц и от величины оборотов по счёту 71 бухгалтер сам определяет метод проведения проверки -сплошной или выборочный. Чаще бухгалтеры применяют выборочный метод, однако, если учёт расчётов находится в запущенном состоянии, целесообразно принимать сплошной метод проверки. Этот метод

 

16

используется бухгалтерами и при незначительном количестве подотчётных лиц.

Приступая к проверке, необходимо выяснить:

- правильно ли отражены по соответствующим статьям баланса остатки 
задолженности;

- причины образования задолженности работников предприятию по 
непогашенным в установленный срок суммам, выданным им в подотчёт на 
командировочные,    административно-хозяйственные    и    операционные 
расходы;

• давность образования задолженности;
• реальность погашения задолженности подотчётных лиц;

-какие меры принимались руководством организации по своевременному взысканию задолженности;

• выполняются ли требования статьи 12 Федерального Закона от 21 
  ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" в части обязательного 
  проведения инвентаризации расчётов перед составлением годового отчёта 
  (инвентаризация расчётов с подотчётными лицами - проверка отчётов 
  подотчётных лиц по выданным авансам с учётом их целевого расходования, а 
  также правильность использования и отчёта по суммам выданных авансов 
  каждому подотчётному лицу);
• правильно ли составлены бухгалтерские проводки по операциям с 
  подотчётными лицами, правильно ли выведены остатки на конец каждого 
  месяца по счёту 71 "Расчёты с подотчётными лицами" и соответствуют ли 
  записи в авансовых отчётах записям в журнале-ордере № 7 и Главной книге.

При проведении проверки бухгалтер во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных оправдательных документов, относящихся к данному виду расчётов.

В последнее время, как показывают проведённые бухгалтерские проверки, особенно много нарушений, а порой и злоупотреблений,

 

17 допускается  при выдаче наличных денег работникам  в  подотчёт на

различные цели. Нередко нарушения в этих вопросах допускают и сами руководители предприятий (организаций).

1.3. Налоговые аспекты учета командировочных расходов

Учет НДС с командировочных расходов

Согласно п. 19 Инструкции ГНС РФ "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" от 11.10.01. № 39 (с учетом изменений и дополнений) суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, связанным с затратами на командировки (расходами по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты за пользование в поездах служебными принадлежностями, а также расходами по найму жилого помещения), относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы - налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации (предприятия).

В соответствии с вышеуказанным пунктом Инструкции суммы НДС, не выделенные отдельной строкой в документах, обосновывающих произведенные в командировке расходы (оплата проезда, найма жилья, пользования в поездах постельными принадлежностями), определяются по расчетной ставке от суммы затрат, относимых на себестоимость производимой продукции в пределах норм, установленных законодательством.

Однако при этом не следует забывать о том, что сумма НДС может быть выделена расчетным путем только в том случае, если сами оказанные услуги являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость в соответствии с законодательством.

Так, например, необходимо помнить, что в случае дополнительных расходов по оплате проезда в городском пассажирском транспорте (кроме

 

18 такси, проезд в котором возмещению не подлежит), а также в морском,

речном, железнодорожном и автомобильном транспорте пригородного сообщения НДС не засчитывается при расчетах с бюджетом, то есть расчетным путем не выделяется, так как услуги этих видов транспорта от НДС освобождены.

При расчете сумм НДС от расходов по найму жилого помещения не следует забывать, что в соответствии с подпунктом "г" пункта 12 Инструкции ГНС РФ № 39 от налога освобождается плата за проживание в общежитиях.

Также не подлежат возмещению из бюджета суммы НДС при осуществлении затрат командированным сотрудником по приобретению материальных ценностей (работ, услуг) у организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров.

Что касается дополнительных производственных расходов, разрешенных к возмещению руководителем предприятия, то НДС по ним выделяется из общей суммы затрат в зависимости от направленности таких расходов и только в том случае, когда в первичных документах выделена сумма НДС (в приходных кассовых ордерах, накладных, счетах-фактурах). Все вышесказанное относится к командировкам, связанным с производственной деятельностью организации. В случае же командирования сотрудника с целью, не связанной с производством, все командировочные расходы должны быть отнесены за счет соответствующего источника, которыми могут быть чистая прибыль или образованные за счет нее фонды. При этом подлежащие выделению суммы НДС также относятся на чистую

прибыль.

Налогообложение командировочных расходов.

Для целей налогообложения затраты на командировки регулируют налоговые отношения, возникающие между работников предприятия и государством, а также налоговые отношения, возникающие между предприятием и государством. Первые определяются по отношению к