Учет расчетов с подотчетными лицами

Как правило, денежные средства на представительские расходы выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля расходования и списания средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации

 

58 После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть

представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.

Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств. Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т- 10а).

Унифицированная форма Т-1 Оа применяется для оформления и учета служебного задания при направлений работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении,

С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им липом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 (Т-9а). Таким образом, отчет о выполненной работе является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).

По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).

 

5' Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичны

расчетно-платежных документов и качества их оформления проводи работник бухгалтерии. Проверку целесообразности расходования денежны; средств и результатов командировки выполняет руководитель структурной подразделения я утверждает руководитель организации. Для оценки качеств; и полноты выполнения командировочного задания применяете; унифицированная форма Т-10 а. После выполнения поручения подотчетно! лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовыг отчет о произведенных расходах - - документ об использовании полу^ ченного аванса. К авансовому отчету прилагаются все оправдательны* документы (счета, квитанции, железнодорожные билеты и т. д.) подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших их на свою ответственность.

Представленные авансовые отчеты проверяют в бухгалтерии с точкк зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров. В результате проверки устанавливается сумма расходов, подлежащая утверждению. После этого авансовый отчет утверждает руководитель данного хозяйства, а бухгалтерия окончательно рассчитывается с подотчетным лицом. Если сумма аванса превышает сумму принятых по отчету расходов, то разница подлежит возврату в кассу, и наоборот, если сумма аванса меньше суммы расходов, принятых по отчету, и подотчетное лицо использовало собственные средства, то перерасход возмещается.

Ответственность за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за своевременным представлением авансовых отчетов и сдачей подотчетными лицами неизрасходованной части аванса. Непогашенная задолженность по подотчетным суммам может быть удержана из оплаты труда.

Для отражения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально-ордерной формы учета предназначен журнал-ордер NO 7-АПК. В нем совмещаются аналитический и синтетический учет по счету 71. Записи в

 

60

данном журнале-ордере ведут позиционным способом. По каждой строке

отражают полный цикл операций по соответствующему подотчетному лицу; выдача аванса, использование подотчетных сумм согласно утвержденному авансовому отчету, возврат неиспользованного остатка аванса или возмещение сумм перерасхода. Таким образом, все операции по одному подотчетному лицу (до тех пор, пока не представлен и не утвержден авансовый отчет) отражают лишь в одной строке. Такой порядок чрезвычайно удобен для оперативного контроля за движением подотчетных сумм.

3.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами

Все операции с подотчетными суммами сельскохозяйственные предприятия учитывают на синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета записывают выданные под отчет суммы, по кредиту - списанные долги с подотчетных лиц согласно представленным отчетам, а также возврат неиспользованных сумм авансов. Поскольку счет 71 активно-пассивный, сальдо может быть одновременно и по Дебету и по Кредиту.

С целью получения необходимых данных для синтетического учета по счету и суммы расхода по авансовым отчетам и возврат неиспользованных авансов отражают в журнале-ордере № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В конце месяца итоги кредитовых оборотов в целом и по корреспондирующим счетам переносят в Главную книгу.

Журнал-ордер № 7-АПК печатается с вкладными листами, поэтому он может быть использован для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала, полугодия или года независимо от количества подотчетных лиц.

При открытии журнала-ордера № 7-АПК (в первых графах) по каждому подотчетному лицу указывают сумму переходящей задолженности с прошлого месяца и дату ее возникновения, В следующих графах указывают

 

61

суммы и даты выданных под отчет денежных средств (как правило, с кредита счета 50), затем суммы возмещения перерасхода по сравнению с выданным авансом или дополнительных выдач при длительной командировке, а также в других случаях. Суммы по этому разделу выверяют при обработке отчетов кассиров. Данный раздел журнала-ордера, по существу, является дебетом счета 71.

В следующем разделе журнала-ордера, представляющем кредитовую часть счета 71, отражают суммы возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм, произведенных платежей и расходов за счет подотчетных сумм. В каждом конкретном случае указывают дату, номер авансового отчета и сумму.

Причем суммы платежей отражают как в целом, так и по графам -корреспондирующим счетам. Записи возврата и удержания неиспользованных подотчетных сумм производят на основе документов по кассе и расчетно-платежных ведомостей. Израсходованные суммы записывают на основании принятых авансовых отчетов с приложенными документами.

В случае если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, направляют дополнительный аванс, или один и тот же работник вторично за месяц получает аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах (6, 7) по той же строке, занятой на данного подотчетного лица.

При представлении одним работником за текущий месяц двух авансовых отчетов соответствующие суммы отражают путем записи в одной графе по одной и той же строке.

Если подотчетное лицо является материально ответственным за продажу продукции или материалов (зав. складом, продавец магазина, ларька и т. п.), то полученную им выручку от продажи, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90, 57 "Переводы в пути", записывают в одну из свободных граф, а сумму выручки, внесенную в кассу организации, на расчетный счет

 

62 или отправленную почтовым переводом, отражают в графах 11--13. Суммы

поступившей и сданной выручки должны соответствовать суммам, отраженным в соответствующих журналах-ордерах (№ 1-АПК, 2-АПК, 3-АПК, И-АПК).

Суммы, относимые на дебет счетов 08, 20, 23Г 25, 26, 29, 91, 96, подлежат группировке по статьям аналитического учета в листках-расшифровках. Общий кредитовый оборот получают путем сложения итогов кредитовых оборотов по всем корреспондирующим счетам (графам журнала-ордера).

В последних графах журнала-ордера по каждому подотчетному лицу отражают сумму расходов на командировки/ в том числе по категориям персонала и суточные.

Обороты счета 71 с другими регистрами сверяют следующим образом. Кредитовые обороты счета 71 в журнале-ордере № 7-АПК сверяют: по счетам 25 и 26 - с данными сводных лицевых счетов (производственных отчетов) по общепроизводственным и общехозяйственным расходам; по счету 19 - с данными ведомости Ms 32-АПК; по счету 50 - с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера № 1-АПК; по другим счетам - с данными соответствующих листков-расшифровок по дебету счетов,. либо журнала-ордера N9 10-АПК и ведомости № 46-АПК по материальным счетам. Дебетовые обороты счета 71 сверяют: по счету 50 - с данными журнала-ордера № 1-АПК; по счету 51 --журнала-ордера № 2-АПК.

На последней странице журнала-ордера записывают оборот по кредиту счета 71 за соответствующий месяц и с начала года, определяемый путем суммирования итоговых данных по графам 12 - 17. Здесь же приводят стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценам, которую сверяют с данными ведомости № 46-АПК.

Общую сумму кредитового оборота, а также суммы его составляющих по корреспондирующим счетам в установленном, порядке переносят в Главную книгу.

 

63 Основанием для выполнения бухгалтерских операций (выдача средств в

подотчёт и отчётность по ним) по счёту 71 служит только листок-расшифровка из кассового отчёта (ж/оЛ), авансовый отчёт, с приложенными к нему подтверждающими документами (копии чека, квитанции от ПКО, чеки АЭС и др.).

Порядок применения унифицированной формы учёта, описанный для синтетического счёта 51 можно использовать в полном объёме для счёта 71 с построением соответствующих кодов.

1. Код 71  - это код счёта подотчётных сумм по плану счетов 
   бухгалтерского учёта.
2. Код 71.1- это код подразделения предприятия иди категории 
   персонала.

 

3. Код 71.1.1 - этот код обозначает конкретное физическое лицо.
4. Код 71.1.1.1 - этот код обозначает вид конкретного списания средств. 
   Таких   основных   учитываемых   в   налоговом   учёте   видов   расходов 
   насчитывается 15: передача безвозмездных средств -1; передача средств для 
   целевого использования -2; предоставление возвратного займа -3; возврат 
   ссуд, кредитов наличными -4; возврат авансов покупателям -5; внесение 
   авансов наличными или оплата поставщикам -6; сдача наличных в банк для 
   зачисления на счёт уполномоченным лицам -7; уплата налогов, штрафов и 
   санкций в приёмную кассу ГНИ -8; возврат паевых и учредительских взносов 
   -13; сдача в банк для межбанковских операций -14; прочие непредвиденные 
   операции -15.

Кодировка должна быть согласована с кодированием счёта 51 (52,55,66,67,50,57). Применяя такую кодировку можно получать требуемую информацию для налогового учёта и одновременно, без специальных отдельных расчётов, получать данные с любым уровнем аналитичности для управленческого оперативного учёта при анализе платежей по различным направлениям.

 

64 Каждый авансовый отчёт с проставленными корреспонденциями счетов

выполненных операций заносится в унифицированный журнал-ордер отдельной строкой. При этом все однородные проводки (идущие на один корреспондирующий счет) записываются одной суммой.

Происходит группировка проводок по корреспондирующим счетам в пределах одного отчета. Унифицированный журнал ордер 71 учитывает требования НК РФ. Его можно вести как вручную, так и в Excel. Информация заносится только из авансовых отчетов.

Способ дальнейшей обработки авансовых отчетов прямо зависит от количества отчетов в течение месяца. Если на предприятии группа работников многократно в течение месяца получает из кассы наличные деньги в подотчет, то для получения оперативных данных о подотчетных суммах по каждому подотчетному лицу индивидуально (для управленческого учета) по усмотрению бухгалтера при использовании ПЭВМ или при любой другой форме счетоводства рационально открывать учетные карточки на каждого работника, в которых накапливается информация за отчетный период.

Какой бы работник не выполнял операции по приобретению ТМЦ или оплате услуг (то есть информацию по всем видами движения средств в подотчете и по датам), данные представляются в аналитических карточках и в накопительной ведомости 71 (которая предусматривает движение средств по видам в течение года), и определяются по коду счета. Для получения аналитической информации выдачи средств в подотчет или по отдельным видам расходов, что предусмотрено требованиями и финансового, и управленческого, и налогового учета, можно открывать аналитические карточки, в которых информация по конкретному виду расходов может быть представлена за любой период от суток до года. По окончании месяца итоговые данные всех граф из унифицированного журнала 71 переносят в Главную книгу, а информация по корреспондирующим счетам переносится по правилу двойной записи листами - расшифровками. Суммы дебетового и

 

65 кредитового оборотов и выходное сальдо из главной книги по счету 71

заносятся отдельной строкой в Сводную сальдо - оборотную ведомость, из которой выходное сальдо заносится в бланк в развернутом виде.

Подсчет общего сальдо выполняется следующим методом. Вначале выводится сальдо по каждой строке (отчету) отдельно.