Учет расчетов с подотчетными лицами

1.1 .Нормативной базой для обоснования и разработки учетной политики предприятия является:

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в 
  РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. за №34н);
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности 
  предприятий и инструкция по его применению

Установлены основные принципы оценки объектов учета: допущение непрерывности деятельности предприятия, допущение последовательности применения учетной политики, требование осмотрительности, требование полноты отражения в учете всех фактов хозяйственной деятельности:

При   формировании   учетной   политики   конкретного   участка бухгалтерского   учета   использованы   действующие   законодательные   и

 

51 нормативные акты,  входящие  в систему нормативного регулирования

бухгалтерского учета в РФ;

- Бухгалтерский  учет  имущества,   обязательств   и   хозяйственных 
процессов ведут в натуральном и денежном выражении путем сплошного, 
непрерывного отражения их в первичных документах и регистрах;

Ответственность   за   организацию   бухгалтерского   учета   несет руководитель предприятия;

- Главный бухгалтер предприятия обеспечивает: отражение на счетах 
бухгалтерского   учета   и   контроль   всех   хозяйственных   операций, 
предоставление оперативной информации и бухгалтерской отчетности в 
сроки, установленные планом документооборота и нормативными актами.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляет обособленное структурное подразделение - служба бухгалтерского учета, возглавляемая главным бухгалтером;

Права, обязанности, ответственность за ведение полученного участка конкретного работника службы бухгалтерского учета установлены в инструкциях; ,

Ответственность за организацию архива и сохранность документов несет главный бухгалтер.

Методика учета

• К основным средствам относят средства труда стоимостью свыше 100- 
  кратного размера установленной минимальной оплаты труда за единицу на 
  дату приобретения и сроком службы более одного года. Единицей учета 
  основных средств является инвентарный объект.
• Не относят к основным средствам и учитывают в составе малоценных и 
  быстроизнашивающихся предметов предметы стоимость. Ниже 100-кратного 
  размера установленной минимальной оплаты труда за единицу независимо от 
  срока службы за исключением   сельскохозяйственных машин и орудий, 
  строительного механизированного инструмента, рабочего и продуктивного 
  скота, которые относят к основным средствам;
 

52

- Стоимость основных средств погашается путем начисления износа по

нормам амортизации, утвержденным постановлением совета Министров СССР от 22 апреля 1990г. №1072 "О единых нормах амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов народного хозяйства СССР";

- Стоимость   малоценных   и   быстроизнашивающихся   предметов, 
переданных в производство или в эксплуатацию, погашают по следующим 
правилам их учета:

• путем списания всей стоимости на издержки производства ил 
  обращения переданных в производство малоценных быстроизнашивающихся 
  предметов без начисления износа со стоимостью не более 1\20 лимита, 
  установленного в п.4.2 за единицу,
• путем начисления износа в размере 100% стоимости при передачи 
  малоценных быстроизнашивающихся предметов со склада в эксплуатацию 
  при их стоимости свыше 1\20 лимита за единицу.

- Покупные производственные запасы учитывают и списывают на 
затраты   производства   по   фактической   цене   приобретения,   включая 
транспортно-заготовительные     расходы.      Производственные     запасы 
собственного производства текущего отчетного периода (корма, семена, т.д.) 
в   течение   года  учитывают   и   списывают   на   затраты   собственного 
производства по плановой себестоимости с отнесением калькуляционных 
разниц в конце года   на соответствующие счета учета и использования 
производственных запасов;

- Выручку от реализации продукции (работ, услуг) определяют по мере 
отгрузки, то есть на дату отгрузки продукции и при предъявлении 
покупателю (заказчику) расчетных документов к оплате;

- Чистую прибыль предприятие распределяет и использует согласно 
уставу,   а  при  необходимости  согласно  дополнительно  прилагаемому 
решению собрания учредителей.

 

53 Глава 3. Учет расчетов с подотчетными лицами

3.1. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 2001 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений), расчёты с подотчетными лицами осуществляются, как правило, в наличном порядке.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ "Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами". Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 2001 г. в следующих размерах:

- между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;

• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у 
  юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме 
  пятнадцать тысяч рублей;
• для предприятий и организаций торговли Главного управления 
  исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке 
  товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.

При этом в соответствии с разъяснениями Центрального банка РФ от 16 марта 2003 г. № 14-4/95 под термином "один платёж" понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

Указанные выше нормативные ограничения обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных

 

54 обязательных платежей" предусмотрены штрафные санкции (в двукратном

размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).

При этом на руководителей предприятий-нарушителей налагается административный штраф в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда.

Налагает соответствующие взыскания Государственная налоговая инспекция.

Также необходимо учитывать положения Письма Центрального банка РФ от 24 ноября 2001 г. №14-4/308, в котором сообщается, что пункт 9 Указа Президента РФ от 23 мая 2002 г. № 1006 не распространяется на юридические лица, получающие платёж.

Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

Бухгалтеру также необходимо проследить, вносили ли подотчётные лица денежные средства на расчётные счета других организаций в качестве оплаты приобретаемых материальных ценностей, так как Указом Президента от 18 августа 2002 года № 1212 установлено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчётный счёт.

3.2. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетному лицу выдается аванс в сумме, необходимой для проведения намеченных мероприятий, но только в том случае, если оно не имеет задолженности, по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления подотчетного лица по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2). На документе должны быть разрешительная подпись руководителя хозяйства и подпись главного бухгалтера. Подотчетные лица

 

55 могут расходовать полученные авансы только на те цели, на которые они

выданы. Передача аванса (полностью или частями) одним подотчетным лицом другому запрещается.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу (форма №КО-4 )по установленной форме. Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое значение подотчетной суммы. Расходование подотчетных сумм на иные цели не допускается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Бухгалтеру следует проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. №55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Форма № АО-1 "Авансовый отчет" предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002 г. и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Авансовый отчет - документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый

 

56 отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или

машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчет по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное

 

57 лицо  обязано  сумму  неиспользованного  аванса  вернуть  организаций.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение необходимо обратить особое внимание.

Включение представительских расходов в расходы по обычным видам деятельности возможно только при наличии первичных учетных документов. В них должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.

Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами, состоит фактически из трех последовательных этапов:

1. оформления общих документов;
2. оформления документов, связанных с конкретным мероприятием;

3) оформления   документов,   подтверждающих   фактическое   рас 
ходование денежных средств.

На первом этапе составляется смета представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).

На втором этапе оформляются документы, связанные с конкретным мероприятием. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); приказ о направлении приглашения на встречу; программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.