Учитывая, что в Правилах излагаются
только основные требования к
работе в ведомственных архивах
с документами личного происхождения,
а также с особо ценными
документами и страховым фондом
копий особо ценных документов,
в работе с этими категориями
документов ведомственные архивы
должны руководствоваться требованиями,
установленными "Основными правилами
работы государственных архивов
СССР" (М., 1984), указаниями Главархива
СССР и других учреждений государственной
архивной службы СССР.
В 13-м и 14-м разделах Правил
изложен порядок передачи ведомственным
архивом документов ГАФ СССР
на государственное хранение
и порядок приема - передачи документов
при смене руководства организации,
заведующего ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
и при реорганизации (ликвидации)
организации.
К Правилам прилагаются 44 формы
документов, составленных с учетом
государственных стандартов и
требований унификации документов.
Порядок заполнения форм поясняется
в тексте Правил.
Отраслевые государственные фонды
и другие ведомственные архивы,
осуществляющие постоянное государственное
хранение документов ГАФ СССР,
организуют и ведут свою работу
в соответствии с "Основными
правилами работы государственных
архивов СССР" (М., 1984).
Правила не отменяют изданных
в последние годы учреждениями
государственной архивной службы
СССР инструкций и указаний
по отдельным направлениям работы
ведомственных архивов (см. список
литературы на стр. 172), которые
следует применять с учетом
требований, изложенных в настоящих Правилах.
В Правилах применяется современная
терминология, установленная соответствующими
государственными стандартами на
документы, а также предусмотренная
"Словарем современной архивной
терминологии социалистических
стран" (вып. 1.М., 1982).
Ведомственные архивы, хранящие
кинофотофонодокументы, научно - техническую,
картографическую, телеметрическую,
машиночитаемую и другую специальную
документацию, руководствуются настоящими
Правилами в вопросах организации
планирования, отчетности и методической
работы с этими видами документов,
а также в вопросах работы
с относящейся к этим категориям
документов управленческой документацией.
Во всех остальных вопросах
работа с указанными видами
документации регламентируется
специальными правилами Главархива
СССР.
Настоящие Правила разработаны
под руководством Главархива
СССР работниками ВНИИДАД, НИЦТД
СССР, центральных государственных
архивов СССР, главархивов союзных
республик, ряда министерств и
ведомств.
- ГОСУДАРСТВЕННОЕ
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
Ведомственный архив в целях
выявления, отбора и передачи
на государственное хранение
документов личного происхождения,
имеющих политическое, народнохозяйственное,
научное, социально - культурное
или историческое значение, оказывает
содействие государственному архиву
в его комплектовании такими
документами; по согласованию
с государственным архивом может
принимать их на временное
хранение с последующей передачей
на государственное хранение.
Эта работа проводится ведомственным
архивом под непосредственным
организационно - методическим руководством
государственного архива.
1.1. Порядок
передачи в ведомственный архив документов
личного происхождения
Ведомственный архив в соответствии
с составленным списком лиц,
чьи архивы целесообразно принимать
на государственное хранение (Приложение
36), принимает на временное хранение
документы личного происхождения
по заявлению их владельца
(Приложение 37) и оформляет прием
актом приема - передачи документов
на временное хранение (Приложение
38). К акту прилагается сдаточная
опись документов личного происхождения
(Приложение 39).
Акт и опись составляются в
3 экземплярах. Один экземпляр
акта и описи передается владельцу
документов, один экземпляр остается
в ведомственном архиве и один
экземпляр описи и акта передается
в соответствующий государственный
архив.
- Систематизация
и описание документов личного происхождения
Поступающие по согласованию
с государственным архивом в
ведомственный архив документы
личного происхождения систематизируются
по архивным фондам личного
происхождения.
Архивным фондом личного происхождения
называется архивный фонд, состоящий
из документов, образовавшихся в
процессе жизни и деятельности
отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности
которого образовались документы
фонда, называется фондообразователем.
Название фонда личного происхождения
состоит из фамилии, имени,
отчества лица, указания рода
деятельности (профессии), служебного
положения, ученых званий.
В ведомственном архиве могут
создаваться архивные коллекции
документов личного происхождения
("Воспоминания участников Великой
Октябрьской социалистической революции",
"Письма с фронтов Великой
Отечественной войны" и т.п.).
Хронологическими границами архивного
фонда личного происхождения
являются даты рождения и смерти
фондообразователя. Хронологическими
границами документов архивной
коллекции являются даты самого
раннего и позднего документов.
Крайние даты документов фонда
личного происхождения могут
не совпадать с хронологическими
границами фонда из-за отсутствия
документов о начальном или
завершающем этапе жизни фондообразователя
или за счет документов, связанных
с откликами на смерть фондообразователя,
с посмертным изданием его
произведений, с проведением юбилейных
мероприятий и т.д.
В случае необходимости ведомственный
архив запрашивает у владельца
документов биографические сведения
о фондообразователе, а также об истории
фонда и составляет краткую историческую
справку о фондообразователе, которая
содержит:
- основные биографические сведения
о фондообразователе (даты его
жизни, сведения о времени и
местах его работы, его печатных
трудах, изобретениях и др.);
- сведения об истории фонда
(полнота переданных в ведомственный
архив документов, местонахождение
не поступивших на хранение
документов и др.).
Передаваемые в ведомственный
архив документы каждого фонда
личного происхождения подлежат
первичной систематизации в соответствии
со схемой систематизации, согласованной
с государственным архивом.
Основными разделами схемы систематизации
документов фонда личного происхождения
являются:
- документы творческой деятельности
фондообразователя (рукописи, рисунки,
чертежи и др.);
- документы служебной и общественной
деятельности фондообразователя;
- личная переписка фондообразователя;
- документы к биографии фондообразователя
(личные документы, документы
юбилеев и др.);
- документы о фондообразователе
(статьи, воспоминания, отзывы и др.);
- изобразительные документы (фотографии
фондообразователя и др.);
- документы, отложившиеся в фонде
или собранные фондообразователем
(рукописи и рисунки других
лиц, тематические подборки выписок,
вырезок из газет и т.п.).
Внутри этих разделов документы
группируются во временно сформированные
дела (единицы хранения) в соответствии
с тематическим, хронологическим,
номинальным, корреспондентским
или иным признаком.
Временно сформированные дела (единицы
хранения) заключаются в папки
с клапанами. На обложке единицы
хранения карандашом обозначается:
наименование фонда личного происхождения,
его номер по списку фондов
ведомственного архива, порядковый
номер единицы хранения по
описи, краткое наименование группы
документов и их количество.
Временно сформированные единицы
хранения не подшиваются, нумерация
листов не производится, крайние
даты документов не выявляются,
заголовки составляются краткие,
обобщенные: "Документы к биографии",
"Документы о работе в издательстве
"Художественная литература" и
т.д.
Систематизация документов фонда
закрепляется путем составления
сдаточной описи.
Описательная статья описи состоит
из порядкового номера временной
единицы хранения, краткого ее
заголовка и обозначения количества
документов в единице хранения.
В итоговой записи к описи
указывается общее количество
документов, учтенных по этой
описи, количество временно сформированных
единиц хранения, опись подписывается
составителем и заверяется председателем
ЦЭК (ЭК) организации.
После оформления приема документов
личного происхождения на временное
хранение ведомственный архив
вносит необходимые изменения
и дополнения в учетные документы
архива: список фондов, книгу учета
поступлений документов, составляет
лист фонда.
При этом в листе фонда документы,
внесенные в опись, учитываются
как описанные, поскольку опись
является учетным документом.
Ведомственный архив хранит документы
личного происхождения, учтенные
по сдаточной описи, и в соответствии
с ней передает документы на
государственное хранение.
По согласованию с государственным
архивом и под его непосредственным
руководством ведомственный архив
может проводить подготовку документов
к передаче на государственное
хранение, которая включает:
- экспертизу ценности документов;
- уточнение фондовой принадлежности
документов;
- уточнение систематизации документов
в пределах фонда, классификационных
групп и дел (единиц хранения);
- определение авторства и времени
создания документов при отсутствии
в них этих данных;
- формирование дел (единиц хранения);
- полное оформление дел (единиц
хранения) (кроме подшивки);
- составление описи фонда личного
происхождения с необходимым
научно - справочным аппаратом к
ней (предисловие, оглавление, указатели).
Описи составляются по форме
описи дел постоянного хранения
организаций (Приложение 22), исключая
графу 2 "Индекс дела".
- Передача документов
личного происхождения на государственное
хранение
Опись фонда личного происхождения
рассматривается ЦЭК (ЭК) организации
и после ее одобрения направляется
на рассмотрение ЭПК соответствующего
архивного учреждения.
После утверждения описи ЭПК
соответствующего архивного учреждения
составляется акт описания документов
(Приложение 40).
В соответствии с актом вносятся
изменения в лист фонда: документы
и временные единицы хранения
учитываются как выбывшие, а как
поступившие в графе "Учет
описанных документов" указываются
единицы хранения, вновь сформированные
и внесенные в опись.
Передача документов личного
происхождения на государственное
хранение производится в сроки,
согласованные с государственным
архивом и оформляется актом
приема - передачи документов на
государственное хранение (Приложение
41) в установленном порядке.
При этом вместе с документами
фонда личного происхождения
передается дело фонда, включающее
переписку с владельцем, его заявление
о приеме документов на хранение,
опись, акт описания документов,
а также три экземпляра описи
фонда, если она составлялась.