Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

    При систематизации дел по  хронологически - функциональной схеме  группировка происходит вначале  по хронологическому признаку, а  затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя.  При этом подгруппы дел располагаются  с учетом значимости функций  организации (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору организации. 

    При систематизации дел по  функционально - хронологической  схеме дела группируются вначале  по функциям деятельности фондообразователя,  а затем - по хронологическому  признаку.

     Хронологически - тематическая или  тематически - хронологическая схемы  архивного фонда применяются  при систематизации дел небольших  по объему фондов, а также отдельных  коллекций. Тематические группы  дел располагаются по значимости  намеченных тем. 

     Хронологически - номинальная и номинально - хронологическая схемы систематизации  архивного фонда применяются  для систематизации дел фондов  бесструктурных организаций. 

     При выборе классификационных  признаков для проведения группировки  дел в пределах подгрупп учитывается  значение того или иного признака  для отражения делопроизводственной  и смысловой связи между делами  конкретного архивного фонда,  а также для создания наиболее  удобной в целях использования  документов системы их организации. 

     Документы по личному составу,  как правило, выделяются в особую  группу, систематизируются обособленно  и включаются в отдельную опись. 

     Архивные фонды, вошедшие в  объединенный архивный фонд, в  его пределах располагаются по  значимости фондообразователей, по  хронологии их создания, по алфавиту  названий и т.д. 

    В пределах каждого архивного  фонда, вошедшего в объединенный  архивный фонд, могут применяться  разные схемы систематизации, их  выбор определяется характером  деятельности конкретной организации,  составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных  организаций используются одинаковые  схемы систематизации.

    Дела каждого фонда, вошедшего  в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись  или составляют самостоятельный  раздел описи дел объединенного  архивного фонда. 

     Систематизация документов коллекции  определяется ее тематикой и  составом документов. В пределах  коллекции документов одного  вида (или разновидности) возможна  группировка по авторскому признаку  с последующим расположением  групп в алфавитном порядке  названий организаций (фамилий  авторов).

    В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы  по более узким темам или  вопросам, расположенные в порядке  их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп  документы могут объединяться  по разным признакам, исходя  из объема и состава документов.

     При распределении дел по схемам  систематизации необходимо иметь  в виду следующее: 

    - дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством  или в котором поступили в  данную организацию (структурное  подразделение) для продолжения  делопроизводством; 

    - планы, отчеты, сметы и документы  к ним относятся к тому году, на который или за который  они составлены, независимо от  времени их составления; перспективные  планы относятся к начальному  году их действия, а отчеты  за эти годы - к последнему году  отчетного периода; 

    - дела, начатые делопроизводством  в одном подразделении и переданные  для продолжения в другое подразделение,  относятся к тому подразделению,  в котором они были закончены  делопроизводством;

    - в пределах года или хронологического  периода дела структурных подразделений  располагаются по значимости  этих подразделений. 

    Принадлежность дела к какому-либо  структурному подразделению устанавливается  по названию структурного подразделения,  индексам, присвоенным структурным  подразделениям, резолюциям, подписям  должностных лиц, регистрационному  штампу, содержанию документов.

    При расположении дел по хронологии  необходимо помещать вначале  дела, датированные числом, месяцем  и годом, затем - дела, датированные  месяцем и годом, и, наконец,  дела, датированные только годом. 

    Если окажется несколько дел,  имеющих одну и ту же начальную  дату, первыми следует помещать  те дела, которые имеют более  ранние конечные даты документов.

     Принципы группировки и расположения  документов в деле изложены  в подразделе 2.2 настоящих Правил.  
 
 

 

СПИСОК 

НОРМАТИВНО - МЕТОДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ <*>

 

   

    <*> В  список включена основная действующая  нормативно - методическая литература, которая может быть использована  в работе ведомственных архивов  с учетом требований, изложенных  в настоящих Правилах.

 

    1. Закон  СССР "Об охране и использовании  памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета  СССР, 1976, N 44, ст. 628.

    2. Постановление  Верховного Совета СССР "О порядке  введения в действие Закона  СССР "Об охране и использовании  памятников истории и культуры". - Ведомости Верховного Совета  СССР, 1976, N 44, ст. 629.

    3. Указ  Президиума Верховного Совета "Об  административной ответственности  за нарушение правил охраны  и использования памятников истории  и культуры". - Ведомости Верховного  Совета СССР, 1977, N 8, ст. 141.

    4. Постановление  Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 "Об утверждении "Положения  о Государственном архивном фонде  СССР и Положения о Главном  архивном управлении при Совете  Министров СССР". - СП СССР, 1980, N 10, ст. 71.

    5. Унифицированные  системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования  к оформлению документов и  формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

    6. Обложки  дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические  требования. ГОСТ 17914-72.

    7. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. ГОСТ 16487-83.

    8. Хранение  документов в фондах библиотек  и органов научно - технической  информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

    9. Документы  на бумажных носителях. Правила  государственного хранения. Технические  требования. ОСТ 55.6-85.

    10. Единая  государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1974.

    11. Основные  правила работы государственных  архивов СССР. М., 1984.

    12. Основные  правила работы государственных  архивов с кинофотофонодокументами.  М., 1980.

    13. Правила  работы с научно - технической  документацией в организациях  и на предприятиях СССР. М., 1984.

    14. Правила  издания исторических документов  в СССР. М., 1969.

    15. Унифицированная  система организационно - распорядительной  документации: Унифицированные формы,  инструктивные и методические  материалы по их применению. М., 1981.

    16. Перечень  документальных материалов со  сроками хранения до 5 лет, подлежащих  уничтожению без утверждения  архивными органами (учреждениями). М., 1961.

    17. Перечень  документальных материалов по  личному составу государственных,  общественных и кооперативных  учреждений, организаций и предприятий  СССР с указанием сроков хранения  материалов. М., 1963.

    18. Перечень  типовых документальных материалов, образующихся в деятельности  министерств, ведомств и других  учреждений, организаций и предприятий  с указанием сроков хранения  материалов. М., 1967.

    19. Перечень  научно - технической документации, подлежащей приему в государственные  архивы СССР. М., 1969.

    20. Перечень  документов, подлежащих приему в  государственные архивы СССР. М., 1973.

    21. Перечень  документов, образующихся в деятельности  научно - исследовательских и проектных  организаций. М., 1978.

    22. Типовое  положение об архиве учреждения. М., 1965.

    23. Типовое  положение об объединенном ведомственном  архиве. М., 1969.

    24. Типовые  нормы времени на работы по  делопроизводственному обслуживанию. М.: НИИТруда, 1972.

    25. Примерное  положение об объединенном архиве  промышленного, производственного  и научно - производственного объединения.  М., 1977.

    26. Типовые  нормы времени на основные  виды работ, выполняемые в государственных  архивах. М., 1977.

    27. Типовые  положения о постоянно действующей  центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР  и союзной республики и о  постоянно действующей экспертной  комиссии (ЭК) учреждения. М., 1977.

    28. Типовое  положение об экспертно - проверочной  комиссии (ЭПК) архивного управления - отдела автономной республики, края, области. М., 1978.

    29. Типовое  положение о Центральной экспертно  - проверочной комиссии (ЦЭПК) главного  архивного - архивного управления  союзной республики. М., 1979.

    30. Положение  о создании и организации страхового  фонда копий особо ценных документов  государственных архивов. М., 1980.

    31. Типовое  положение о центральном архиве  министерства, ведомства, центрального  органа общественной организации.  М., 1983. (Приказ Главархива СССР  от 25.04.83 N 114).

    32. Инструкция  о выявлении, учете, описании  и хранении особо ценных документов. М., 1980.

    33. Методические  указания по осуществлению контроля  за постановкой документальной  части делопроизводства архивными  учреждениями в ведомствах, учреждениях,  организациях и на предприятиях. М., 1963.

    34. Рекомендации  по улучшению контроля вышестоящих  учреждений за состоянием архивов  и делопроизводства в подведомственных  учреждениях, организациях и на  предприятиях: Методическое пособие.  М., 1965.

    35. Рекомендации  по организации и проведению  общественных смотров постановки  делопроизводства и архивов учреждений, организаций и предприятий. М., 1966.

    36. Рекомендации  по разработке и применению  примерных номенклатур дел: Методическое  пособие. М., 1966.

    37. Рекомендации  по созданию объединенных ведомственных  архивов и комплектованию их  документальными материалами. М., 1968 (Главархив СССР).

    38. Методические  рекомендации по комплектованию  Государственного архивного фонда  СССР документальными материалами  личных фондов. М., 1969.

    39. Организация  работы архивных учреждений с  ведомственными архивами: Методическое  пособие. М., 1969.

    40. Методические  рекомендации по научно - технической  обработке документов личного  происхождения. М., 1971.

    41. Методические  рекомендации по отбору на  государственное хранение документов  по личному составу. М., 1976.

    42. Методические  указания по внедрению и применению  государственных стандартов на  организационно - распорядительную  документацию (ГОСТ 6.15.1-75; ГОСТ 6.38-72; ГОСТ 6.39-72) в архивных учреждениях.  М., 1981.