Работа
с кадрами
Подбор кадров, расстановка и использование
работников ведомственного архива осуществляются
в соответствии с задачами архива, типовой
номенклатурой штатной численности, квалификационными
характеристиками должностей в отрасли.
Повышение квалификации работников
архива и службы делопроизводства
организации проводится по согласованию
с ее администрацией.
Подготовка и проведение занятий
по повышению квалификации осуществляется
архивом совместно со службой
делопроизводства и отделом кадров.
Основными формами обучения работников
архивов и служб делопроизводства
являются: институты повышения квалификации,
курсы, совещания, семинары.
Для принятых в архив работников
обязателен инструктаж по пожарной
безопасности и технике безопасности.
- Учет труда, отчетность,
контроль за работой
Учет труда в ведомственном
архиве ведется в табеле учета
рабочего времени и в дневниках
учета труда.
В дневнике каждого работника
ведомственного архива ежедневно
учитывается плановая (в соответствии
с индивидуальными планами) и
внеплановая работа. В дневнике
записываются: даты, виды и объем
работ, затраченное на каждый
вид работы время в часах.
В конце каждого месяца, квартала,
года подводится итог по видам
работы и затраченному времени
в рабочих днях.
С целью выполнения запланированных
мероприятий и предложений проверок
ведомственный архив осуществляет
систематический контроль за
ходом их исполнения.
По итогам работы ведомственным
архивом составляется отчет о
выполнении годового плана. В
годовой отчет включаются сведения
о выполнении планов - графиков (см.
п. 12.3.1), а также сведения о выполнении
мероприятий, не включенных в
годовой план, последние отражаются
в конце отчета, при необходимости
самостоятельным разделом.
Один экземпляр отчета по взаимной
договоренности государственного
архива и организации может
направляться в соответствующий
государственный архив.
- ЗАДАЧИ И
ФУНКЦИИ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
В соответствии с Положением
о ГАФ СССР документы, образовавшиеся
и образующиеся в деятельности
государственных, общественных, кооперативных
организаций и имеющие политическое,
народнохозяйственное, научное, социально
- культурное или историческое
значение, входят в состав ГАФ
СССР и независимо от ведомственной
принадлежности, времени происхождения,
места хранения, техники и способа
закрепления информации подлежат
передаче на государственное
хранение.
К документам ГАФ СССР относятся
акты законодательства, управленческая,
научно - техническая, картографическая,
телеметрическая, машиночитаемая
документация; кинофильмы, фотоснимки,
звуко- и видеозаписи; научные,
художественные, литературные, музыкальные
и другие рукописи, рисунки, дневники,
мемуары, переписка и иные категории
документов.
В состав ГАФ СССР входит
также создаваемый организациями
страховой фонд копий особо
ценных документов ГАФ СССР.
Для хранения документов ГАФ
СССР и документов длительного
практического значения (в том
числе документов по личному
составу), их учета, использования,
отбора и подготовки документов
ГАФ СССР к передаче на государственное
хранение организации образуют
ведомственные архивы или возлагают
их функции на другие структурные
подразделения.
Правовой основой для создания
ведомственных архивов является
Постановление Совета Министров
СССР от 4 апреля 1980 г. N 274.
Если в штатное расписание
организации не введена должность
заведующего архивом, то приказом
руководителя организации из
числа ее работников назначается
лицо, ответственное за архив.
Предельные сроки хранения документов
ГАФ СССР в ведомственных архивах
до передачи их на государственное
хранение установлены Положением
о ГАФ СССР (см. п. 13.1).
- Виды ведомственных
архивов
В зависимости от состава документов,
которыми комплектуется ведомственный
архив, и государственных обязанностей
организаций по осуществлению
ведомственного хранения документов
ГАФ СССР могут создаваться
ведомственные архивы следующих
видов:
архив организации, хранящий документы
только данной организации. В
организациях, в процессе деятельности
которых создаются кинофотофонодокументы,
научно - техническая и машиночитаемая
документация, могут создаваться,
кроме архива управленческой
документации, специальные архивы
для хранения научно - технической
документации (отделы, бюро, службы), для
хранения кинофотофонодокументов (фильмотеки,
фототеки, фонотеки) и архивы для
хранения машиночитаемой документации
(архивы вычислительных центров);
центральный архив министерства,
ведомства, центрального органа
общественной организации, хранящий
документы центрального аппарата
министерства, ведомства, центрального
органа общественной организации,
а также документы организаций
непосредственного подчинения, и,
при необходимости, других организаций
в соответствии со списком
организаций - источников комплектования
архива, утвержденным руководителем
министерства, ведомства, центрального
органа общественной организации;
центральный отраслевой архив
министерства, ведомства, центрального
органа общественной организации
(при министерстве, ведомстве, центральном
органе общественной организации),
хранящий документы организаций
отрасли (системы) всех уровней
подчиненности (независимо от
их территориальной расположенности)
в соответствии со списком
организаций - источников комплектования
архива, утвержденным руководителем
министерства, ведомства, центрального
органа общественной организации;
объединенный ведомственный архив,
хранящий документы нескольких
организаций министерства (ведомства),
связанных определенной системой
соподчиненности или однотипных
по профилю деятельности;
объединенный междуведомственный
архив, хранящий документы организаций
нескольких отраслей (систем).
- Главные
задачи ведомственного архива
Главными задачами ведомственного
архива являются:
- комплектование архива документами,
состав которых предусмотрен
положением об архиве;
- обеспечение сохранности, учета,
качества обработки, отбора и
использования документов, хранящихся
в архиве, а также подготовка
и передача документов ГАФ
СССР на государственное хранение,
в соответствии с требованиями,
установленными Главархивом СССР,
другими учреждениями государственной
архивной службы;
- осуществление методического руководства
и проверок состояния организации
документов в делопроизводстве
организации, а также архивного
дела и организации документов
в делопроизводстве в подведомственных
организациях.
- Основные функции
ведомственного архива
Ведомственный архив в целях
выполнения своих главных задач
осуществляет следующие основные
функции: принимает на хранение
в соответствии с порядком, установленным
пп. 4.3.1 - 4.3.6 настоящих Правил, документы
структурных подразделений организации,
а также других организаций,
являющихся источниками комплектования
архива. По согласованию с соответствующим
учреждением государственной архивной
службы может принимать и хранить
до передачи на государственное
хранение документы личного происхождения.
В целях обеспечения порядка
комплектования и учета документов
центральный (центральный отраслевой)
и объединенный ведомственный
или междуведомственный архивы
составляют и ведут списки
организаций - источников комплектования.
Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации
и согласованный с ЭПК соответствующего
архивного учреждения, утверждается
руководителем организации.
Учитывает и обеспечивает сохранность
принятых в архив дел и документов.
Осуществляет фондирование принятых
в архив дел и документов.
Составляет научно - справочный аппарат
к хранящимся в архиве документам
с учетом его преемственности
с научно - справочным аппаратом
к документам, переданным в государственный
архив.
Проводит экспертизу ценности
документов, хранящихся в архиве,
ежегодно представляет на рассмотрение
ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы
сводных описей дел, подлежащих
хранению, и акты на дела, выделенные
к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения;
участвует в работе ЦЭК (ЭК)
организации; оказывает методическую
помощь в проведении в делопроизводстве
организации экспертизы ценности
документов.
Подготавливает и в установленном
настоящими Правилами порядке
(см. разд. 13) передает на государственное
хранение документы ГАФ СССР
и страховой фонд копий особо
ценных документов ГАФ СССР. В
этих целях:
Осуществляет или организует
ежегодное составление и представление
годовых разделов сводных описей
дел постоянного хранения на
рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации
и ЭПК соответствующего архивного
учреждения;
Осуществляет по согласованию
с соответствующим государственным
архивом выявление и учет особо
ценных документов, организует создание
и хранение страхового фонда
копий этих документов, ведет
учет данных копий;
. Оказывает методическую и практическую
помощь службе делопроизводства
организации (канцелярия, секретариат)
в розыске дел, заведенных в
соответствии с номенклатурой
дел, но своевременно не поступивших
в ведомственный архив.
Представляет ежегодно по утвержденным
ЦСУ СССР формам в соответствующий
государственный архив сведения
о составе и объеме фондов,
хранящихся в архиве.
Осуществляет использование документов,
хранящихся в архиве:
Информирует руководство и работников
организации о составе и содержании
документов архива, по поручению
руководства организации осуществляет
выявление документов;
Выдает в установленном порядке
документы или копии документов
заинтересованным организациям
во временное пользование, а
также для работы исследователям
в читальном зале;
Исполняет запросы организаций
и заявления граждан СССР по
вопросам социально - правового
характера, в установленном порядке
выдает копии документов и
архивные справки, консультирует
организации и отдельных лиц
по вопросам местонахождения
документов, необходимых для наведения
архивных справок;
Ведет учет использования документов,
хранящихся в архиве.
Осуществляет проверку сохранности,
правильности формирования и
оформления дел в делопроизводстве
организации (центральный (центральный
отраслевой), объединенный ведомственный
или междуведомственный архивы
осуществляют также проверки
в организациях - источниках комплектования
и в соответствующих подведомственных
организациях).
Участвует в разработке нормативно
- методических документов (инструкций,
рекомендаций, положений и т.п.) по
архивному делу и организации
документов в делопроизводстве.