Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

    При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

    Пример. Главное архивное управление  при Совете Министров СССР (Главархив  СССР)

    Всесоюзный научно - исследовательский  институт документоведения и  архивного дела (ВНИИДАД) Главархива  СССР.

 

    При изменении наименования организации  (структурного подразделения) в  течение периода, охватываемого  документами дела, или при передаче  дела в другую организацию  (структурное подразделение), на  обложке дописывается новое наименование  этой организации или организации  - преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

    Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

    В тех случаях, когда дело  состоит из нескольких томов  (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок  дела и заголовок каждого тома (части).

  Пример. Перспективный план социально  - экономического развития Московской  области до 1990 года.

    Том. 1. Промышленность.

    Перспективный план социально  - экономического развития Московской  области до 1990 года.

   Том  2. Сельское хозяйство. 

 

    В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

    Пример. Приказы с N 1 по N 125 Института  по основной деятельности за 1985 год. 

   Копии. 

 

    Подлинность документов дела  в заголовке не оговаривается. 

 

Дата дела

 

    На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

    Если в дело включены документы  (например, приложения и т.п.), дата  которых не совпадает с датой  дела, то под датой с новой  строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы  за ... год(ы)".

    Дата дела может не указываться  только на обложках дел, содержащих  годовые планы и отчеты, т.к.  их даты отражаются в заголовках  дел. 

    Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

    Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

    Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

    Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

    При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

    Пример. 9 мая 1945 года.

 

    При обозначении даты документа  допускается ее сокращенное цифровое  написание, в том случае если  это не приводит к неоднозначности  толкования даты.

    Пример. 09.05.45.

 

    Если дата документа или отдельные  ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания  документа, то пределы колебания  оговариваются, а дата или отдельные  ее элементы заключаются в  квадратные скобки. Полные или  отдельные ее элементы, не абсолютно  достоверные, сопровождаются вопросительным  знаком.

    Пример. [не ранее 1961 г.]; [не ранее  апреля - не позднее мая 1940 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?].

 

    Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации после сверки его по ведомственному перечню документов с указанием сроков их хранения.

 

Составление и оформление описей дел в делопроизводстве организации 

 

    На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями ЕГСД и подразделов 2.2 и 4.1 настоящих Правил, составляются описи дел.

    Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно - справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

    Описи составляются отдельно на:

    - дела постоянного хранения;

    - дела временного (свыше 10 лет)  хранения;

    - дела по личному составу и  иные однотипные дела;

    - на дела, состоящие из специфических,  характерных только для данной  организации, документов (рационализаторские  предложения, судебные и следственные  дела, научные отчеты по темам  и т.п.);

    - служебные ведомственные издания. 

    Отдельная опись представляет  собой перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) законченной  нумерацией.

 

Составление описи дел структурного подразделения

 

    В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) и каждой общественной организации <*>, заведенные в каждом календарном году или за выборный срок (на дела общественных организаций и выборных органов).

   

    <*> В дальнейшем вместо слов "описи дел структурных подразделений  и общественных организаций"  будут употребляться для краткости  слова "описи дел структурных  подразделений".

 

    Примечание. При наличии в структурных  подразделениях неописанных дел  за несколько лет по согласованию  с ведомственным архивом на  них может составляться одна  опись (внутри же дела располагаются  по годам их заведения).

 

    Описи дел структурных подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавливаемого инструкцией по делопроизводству организации, работниками службы делопроизводства организации или лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях под методическим руководством ведомственного архива.

    Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение 6) и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве, за исключением описей дел структурных подразделений министерств и ведомств СССР, которые представляют в ведомственный архив описи дел через 2 года.

    Ответственность за своевременное  и качественное составление описей  дел структурных подразделений  несут руководители этих подразделений. 

    Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

    При просмотре дел проверяются:  соответствие заголовка дела  содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки  документов, включенных в дело; качество  подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов  дела; наличие в деле, в необходимых  случаях, внутренней описи дела  и ее правильность; правильность  оформления обложки дела; наличие  и правильность заверительной  надписи дела. В случае обнаружения  нарушения установленных правил  формирования и оформления дел  они должны быть устранены. 

    В случае обнаружения отсутствия  дел, числящихся по номенклатуре  дел организации, структурным  подразделением принимаются меры  по их розыску <*>. Обнаруженные  дела включаются в опись. Если  принятые меры не дали результатов,  то на необнаруженные дела  составляется справка о причинах  отсутствия дел, которая подписывается  руководителем структурного подразделения  и передается вместе с описью  дел структурного подразделения  в ведомственный архив.

   

    <*> При наличии ЭК структурного  подразделения поиск необнаруженных  дел организуется совместно с  ЭК.

 

    Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

    - порядковый номер дела (тома, части)  по описи; 

    - индекс дела (тома, части);

    - заголовок дела (тома, части), полностью  соответствующий его заголовку  на обложке дела;

    - дата дела (тома, части);

    - количество листов в деле (томе, части);

    - срок хранения дела.

    При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие требования:

    - каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым  номером. Если дело состоит  из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится  в опись под самостоятельным  номером; 

    - систематизация дел в описи  и присвоение номера описи  структурного подразделения устанавливается  ведомственным архивом. 

    Как правило, систематизация дел  в описи структурного подразделения  соответствует их систематизации  в номенклатуре дел организации,  а номер описи структурного  подразделения состоит из цифрового  обозначения структурного подразделения  по штатному расписанию с добавлением  прописной начальной буквы наименования  категории документов, составляющих  опись, и последних двух цифр  года, в котором заведены дела, включенные в опись. 

    Так, описи дел постоянного,  временного хранения и по личному  составу структурного подразделения  N 5, числящихся по номенклатуре  и заведенных в 1981 г., будут  иметь номера: 5п-81, 5в-81 и 5 л/с-81;

    - графы описи заполняются в  точном соответствии с теми  сведениями, которые вынесены на  обложку дела;

    - при внесении в опись подряд  дел с одинаковыми заголовками  пишется полностью заголовок  первого дела, а все остальные  однородные дела обозначаются  словами "то же", при этом  другие сведения о делах вносятся  в опись полностью (на каждом  новом листе описи заголовок  воспроизводится полностью);

    - графа описи "Примечание" используется  для отметок об особенностях  физического состояния дел, о  передаче дел другим структурным  подразделениям организации, о  наличии копий и т.п. 

 

Оформление  описи дел структурного подразделения

 

    В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).