Работа ведомственного архива с документами личного происхождения

    Участвует в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников  архива и службы делопроизводства  организации (центральный (центральный  отраслевой), объединенный ведомственный  или междуведомственный архивы  проводят аналогичные мероприятия  для работников организаций - источников комплектования и  соответствующих подведомственных  организаций).

    Центральный (центральный отраслевой) архив участвует в организации  и осуществлении ведомственного  контроля за работой архивов  и организацией документов в  делопроизводстве организаций отрасли  (системы); вносит предложения руководству  министерства (ведомства) о совершенствовании  архивного дела и делопроизводства  в отрасли (системе).

    Ведомственному архиву для выполнения  его задач и функций предоставляется  право: 

    Давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

    Запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.  
 

4. ПОДГОТОВКА  И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ  АРХИВ

 

 

    Законченные делопроизводством  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после  окончания календарного года, в  котором они были заведены, для  подготовки их к передаче в  ведомственный архив подлежат  оформлению, описанию в соответствии  с требованиями Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД) и  настоящих Правил.

 

 Оформление дел 

 

    Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находились заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

 

Полное или  частичное оформление дел

 

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

    - подшивку или переплет дела <*>;

   

    <*> За исключением случаев,  указанных в пп. 4.1.5 и 4.1.6.

 

    - нумерацию листов в деле;

    - составление заверительной надписи  дела (Приложение 4);

    - составление, в необходимых случаях  (см. п. 4.1.21), внутренней описи документов  дела (Приложение 5);

    - внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, делопроизводственного  индекса и заголовка дела, даты  дела и др.).

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному  оформлению: дела допускается хранить  в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию документов  в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

Подшивка (переплет) дела 

    Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

    Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно - исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).

    При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

    В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях (см. п. 4.1.21) - бланки форм для внутренней описи документов дела.

 

Нумерация листов дела

 

    В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

    Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

    Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

    Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

    Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

    Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

    В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

    При наличии отдельных ошибок  в нумерации листов в делах  при подготовке их ведомственным  архивом к передаче на государственное  хранение допускается по согласованию  с государственным архивом употребление  литерных номеров листов.

 

Составление заверительной надписи дела

 

    Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

    Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме (Приложение 4). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

   В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

    В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

    - наличие литерных номеров листов  и пропущенных номеров; 

    - номера листов с наклеенными  фотографиями, документами, вырезками  из газет; 

    - номера крупноформатных листов;

    - номера конвертов с вложениями  и количество вложенных в них  листов.

    Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

    Все последующие изменения в  составе и состоянии дела (повреждения,  замена подлинных документов  копиями, присоединение новых  документов и т.д.) отмечаются  в заверительной надписи со  ссылкой на соответствующий акт. 

 

Составление внутренней описи документов дела

 

    Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

    Внутреннюю опись необходимо  также составлять в делах постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям  документов, заголовки которых не  раскрывают конкретное содержание  документов.

    Необходимость составления внутренней  описи документов дела определяется  инструкцией по ведению делопроизводства  в учреждении, а также специальными  инструкциями и положениями. 

    Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 5), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

    К внутренней описи дела составляется  итоговая запись, в которой указывается  цифрами и прописью количество  включенных в нее документов  и количество листов внутренней  описи. 

    Внутренняя опись подписывается  ее составителем с указанием  расшифровки подписи, должности  и даты составления описи. 

    Если дело переплетено или  подшито без бланка внутренней  описи документов, то составленная  по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

    При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

 

Оформление  обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

 

    Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

    - наименование организации и  ее непосредственная подчиненность; 

    - наименование структурного подразделения; 

    - индекс дела;

    - номер дела (тома, части) по годовому  разделу сводной описи дел; 

    - заголовок дела;

    - аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

    - дата дела (тома, части);

    - количество листов в деле;

    - срок хранения дела;

    - архивный шифр дела.

    На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения (до этого он проставляется карандашом).

    Архивные шифры на обложках  дел временного (свыше 10 лет) срока  хранения и по личному составу  проставляются чернилами после  включения дел в годовые разделы  сводных описей дел, одобренных  ЦЭК (ЭК) организации, согласованных  с ЭПК соответствующего архивного  учреждения (для описей дел по  личному составу) и утвержденных  руководителем организации.