Совершенствование документооборота

Министерство образования  и науки РФ

федеральное  бюджетное  государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«

 

 

 

 

«Совершенствование системы  ДОУАдминистрации муниципального образования»

Выпускная квалификационная работа

по специальности «Документоведение и документационное  
обеспечение управления»

 

 

Введение

Современное управление государственным  предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени  непрерывная череда процессов составления  и перемещения документов. Практически  все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными  документами. Документация, будучи тесно  связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом  управления в качестве способа и  средства реализации возложенных на него функций.

Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, ее рационализацию. Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое  применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей  и другие объективные факторы  приводят специалистов к выводу о  необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Объектомисследования выступает отдел кадровАдминистрации муниципального образования Эхирит-Булагатского района.

Предметом исследования является система  ДОУ организации в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью исследования является разработка рациональных предложений по совершенствованию системы ДОУ  на основе анализа работы канцелярии Администрации муниципального образования Эхирит-Булагатского района.

Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  построения системы ДОУ в администрации муниципального образования;

- охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру;

- провести анализ системы документооборота, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования  существующей системы документооборота;

- разработать на основе анализа  существующей системы ДОУ конкретные мероприятия по ее совершенствованию;

- провести расчет экономической  эффективности от внедрения проекта СЭД

В первой главе подробно изучены  теоретические основы построения системы  документооборота на предприятии. Во второй главе проводится глубокий всесторонний анализ системы документооборота. Третья глава посвящена разработке мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота . В четвертой главе проводится обоснование экономической эффективности проекта. Пятая глава посвящена обеспечению безопасных для жизни и здоровья условий работы.

 Новизна и практическая  значимость дипломной работы  определяется тем, что за счет  более совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение  служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение.

  Решение проблемы  управления документацией в современных  условиях позволит целенаправленно  формировать информационные ресурсы  организаций, обеспечивать их  эффективное функционирование с  наименьшими затратами времени,  труда и средств.

 

1 Теоретические основы  построения системы ДОУ на предприятии.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение  и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  учетные и отчетные показатели и  другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как  налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность  их выполнения и деятельность организации  в целом.

Организация документооборота предусматривает  рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так  и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию  исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения  включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение  принимаемого решения достоверной  и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного  документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационноэтот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который  включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или  от получения) до подшивки в дело, и  время, затрачиваемое на прохождение  документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации  документооборота — оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих  правил:

- максимальное сокращение инстанций  прохождения документов (за счет  исключения технологических операций  и обработке документов и управленческих  звеньев, не обусловленных деловой  необходимостью;

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  - регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т.д.;

- максимальное единообразие в  порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов, исходя из того, что  каждое перемещение документа  должно быть оправданным. 

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций, эффективного использования  средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет  улучшить документационное обеспечение  аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное  поступление и способствует пропорциональной  загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой  организации складывается из:

- документов вышестоящих организаций  (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств  и др.). В состав этих документов  входят директивные указания, нормативные  и методические акты, которые  являются основанием для руководителей  в организации производственной, управленческой, технической, экономической,  социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам  документов этот поток состоит  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,  социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,  писем, актов;

- документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан — предложений,  заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются  в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как  инициативные документы, требующие  или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают  группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются  направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение  этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который  зависит от состава и содержания документов, степени регламентации  функций руководителей и сотрудников, распределения обязанностей между  руководителями и от принятой в технологии работы документами в соответствии с рисунком 2. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей  их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается  на два этапа: внесение в регистрационные  формы данных о полученном документе  до его рассмотрения руководством и  дополнение этих данных резолюцией, сроками  исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.