Совершенствование документооборота

Таким образом, подготовка исходящих  документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем  выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как  и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с  входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются  руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы  по основной деятельности должны согласовываться  в юридическом отделе, приказы  по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового  законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат  коллегии).

 

1.3. Основные правила составления и оформления документов

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых в  аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на  издание различных видов распорядительных  документов;

- порядок подписания, согласования  и визирования документов, их  заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы  с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие  основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий для  оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной  техники.

Действующие государственные  нормативно – технические документы  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

При составлении документа  особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это  обязательные признаки, установленные  законом или распорядительными  положениями для отдельных видов  документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

В России современные требования к оформлению документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Документы изготавливаются  на бланках. ГОСТом установлено два  основных формата бланков - А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Структура унифицированного документа представлена в таблице 1.

Таблица 1 - Структура унифицированного документа

Заголовочная часть	Наименование учитываемого объекта  (предприятия, организации,  работающего)		Характеристика документа  (индекс, код по ОКУД)
	Наименование документа
	Зона для проставления кодов постоянных для документа  реквизитов-признаков
Содержательная часть		Заголовок графы таблицы	Заголовок графы таблицы
	Название количественно-суммового  основания документа	Значение	Значение
	Название количественно-суммового  основания документа	Значение	Значение
	Примечание
Оформляющая часть	Дата заполнения документа	Подпись юридически ответственных  лиц за правильность составления  документа

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные  и стандартизированные формы  бланков. Унификация выдвинула следующие  требования к документам:

стандартная форма построения,

- приспособление к автоматизированной  обработке, 

- минимизация показателей, 

- исключение дублирования,

- включение всех необходимых  для целей управления показателей.

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы  бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а  также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

 

1.4. Автоматизация документооборота на предприятии

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование  новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов, методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с управленческими документами.

В связи с большим потоком  документооборота, представляет большой  интерес обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем  в естественные информационные потоки будет эффективна только тогда, когда  произойдет успешно интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру  предприятия.

Представляется целесообразным сформулировать требования к современной автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять  все задачи документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических  и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи  и т.д. В результате этого организация  выходит на качественно новый  уровень управления и планирования своей деятельности.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в  специализированных подразделениях) и  организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В  рамках развития системы автоматизации  делопроизводства масштаб внедрения  расширяется до уровня организации  в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

К составляющим эффективность при  использовании данной системы электронного документооборота можно отнести  также следующее:

- во всех подразделениях и  в организации в целом вводится  унифицированная, формализованная  и строго регламентированная  технология делопроизводства;

- организация становится полностью  управляемой. Появляется возможность  ответить на любой вопрос по  документам и исполнителям, осуществлять  анализ и управление документационной  деятельностью;

- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго  формализованной и документированной  технологической информации о  правилах и порядке работы  с документами. В результате  уменьшается зависимость организации  от персонала как физического  носителя технологических знаний  и правил работы с документами. 

- создаются условия для резкого  ускорения прохождения документов  по организации, особенно при  организации электронного документооборота.

- минимизируется трудоемкость  делопроизводственных операций. При  этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной  и точной информации о документе,  скажем, при первичной регистрации  может потребовать дополнительных  усилий на некоторых рабочих  мест, тогда как трудоемкость  работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может  сократиться, как показывает опыт, в несколько раз. 

- качественный выигрыш достигается  организации взаимоувязанного электронного  документооборота между организациями,  поскольку полностью отпадают  проблемы, связанные изготовлением  и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе  реквизитов текстов полученных документов.

Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его  конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного  механизма электронного документооборота в организации.

1.5. Общие проблемы управления документооборотом

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с  теми или иными документами. Для  эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами  на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами  возникают различные проблемы. Среди  общих проблем управления документированной  информацией в организациях можно  выделить:

- большое количество документов;

- большое количество сотрудников,  работающих с документами (бумажными  и электронными);

- сложные схемы согласования  документов;

- территориальнаяраспределенность подразделений;

- отсутствие информации об исполнении  в реальном времени; 

- поиск документов в рамках  организации затруднен из-за децентрализованной  регистрации и хранения.

Объем документации, создаваемой в  учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.