Совершенствование документооборота

 

2.2 Анализ организации  документооборота Администрации МО Эхирит-Булагатского района.

Делопроизводство Администрации обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами и является важным аспектом работы всейАдминистрации: создаются документы, отражающие результаты работы,экономическую среду на территории муниципального образования, работу с населением и т.п. Именно документы обеспечивают эффективность работы, так как документы играют ключевую роль в работе администрации.

В таблице 2 приведен анализ распределения документов по структурным  подразделениям за 2010-2011 гг. Следует обратить особое внимание на роль аппарата в организации документооборота в Администрации практически все операции выполняются именно этим структурным подразделением.

Таблица 2 - Распределение  документов по структурным подразделениям за 2010-2011 гг.

Подразделение Администрации	Кол-во документов, шт
	Всего	2009 г	2010 г	2011  г
Отдел учета и отчетности	2052	621	976	455
Управление сельского  хозяйства	1880	874	353	653
Комитет ЖКХ, транспорта и  связи	4150	786	1321	2043
Отдел экономики и торговли	14867	3454	5656	5757
Отдел по работе с территориями, кадровой политике и делопроизводству.	22866	9624	7372	5870
Отдел образования	1926	676	575	675
Отдел по жилищным субсидиям граждан	1672	456	763	453
Отдел ФК, спорта и молодежной политики	1788	565	878	345
Отдел архитектуры	1740	321	654	765
Итого	52941	17377	18548	17016

 

Основными функциями работы отдела кадровой политике и делопроизводству являются:

- Обработка поступающей  и отправляемой корреспонденции,  доставка  ее  по назначению.

- Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

- Организация работы по  регистрации, учету и хранению  документов.

- Разработка  номенклатуры  дел,  осуществление  контроля  за правильным

формированием  дел  в  подразделениях  предприятия  и  подготовкой материалов  к своевременной  сдаче в архив.

- Разработка  и  внедрение   предложений  по  совершенствованию   системы

делопроизводства на предприятии, компьютеризация процесса делопроизводства.

- Принятие   мер   к   своевременному   обеспечению   работников  службы

делопроизводства    инвентарем,    оборудованием   и   средствами    механизации  управленческого труда.

-  Печатание и размножение  служебных документов.

- Участие в подготовке  созываемых руководством совещаний  и организация их технического  обслуживания.

- Оформление  командировочных   документов,   регистрация   работников,

приезжающих на предприятие  в командировку.

  Также делопроизводство взаимодействует с другими структурными подразделениями:

-  Получает:  проекты   приказов  и  распоряжений  на  подпись руководству;

исходящую с предприятия  корреспонденцию.

-  Представляет:  поступающую   на  предприятие  корреспонденцию;   копии

распорядительных    документов;    бланки,    формы   согласно   классификатору, разработанному   на  предприятии;  методическую  помощь   в   вопросах   ведения делопроизводства.

    В составе должностных  лиц  в отделе кадровой политике и делопроизводству значатся 6 человек. Должностные инструкции имеются в наличии у каждого из работников. Уровень подготовки специалистов исключительно с высшим образованием.     Нормативно- методическая база используемая в работе определяется наличием инструкции по делопроизводству, утвержденная приказомглавы администрации МО «Эхирит-Булагатского район» И.П.Усовым.

Движение документов в  делопроизводстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Доставка документов в отдел осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи.

    С помощью почтовой  связи доставляется письменная  корреспонденция в виде простых  и регистрируемых писем, почтовых  карточек, бандеролей и мелких  пакетов, а также печатные издания.  По каналам электрической связи  поступают: факсограммы,  электронные документы.

    Документы, поступающие  в канцелярию на бумажных носителях,  проходят первичную обработку,  предварительное рассмотрение, регистрацию,  рассмотрение руководством и  доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.

    Конверты с  документами вскрываются (за исключением  конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы  пересылаются по принадлежности  или возвращаются отправителю.  При отсутствии на документе  адреса отправителя конверт прилагается  к документу.

   Полученный документ  регистрируется в регистрационно-контрольной  форме. На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

   Документы, адресованные  руководству, а также без указания  конкретного лица или структурного  подразделения, предварительно рассматриваются  в отделе, а затем направляются  руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов: на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения  и ответственным исполнителям.

   Предварительное  рассмотрение осуществляется исходя  из оценки их содержания, на  основании установленного в организации  распределения обязанностей.

    Без предварительного  рассмотрения передаются по назначению  документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам.

    Рассмотренные  руководством документы возвращаются  в делопроизводство, где в регистрационно-контрольную форму вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.           При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- Объем передаваемого  документа (текста, схемы, графического  изображения), выполненного на бумаге  формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- Документ для передачи  по каналу факсимильной связи  сдается с заявкой установленного  образца, подписанной руководителем  подразделения. Заявки хранятся  в течение одного года;

- Ответственность за содержание  передаваемой информации возлагается  на исполнителя, подготовившего  документ к передаче, и руководителя  соответствующего подразделения;

- Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- Запрещается передавать  текст документов с пометкой "Для  служебного пользования";

- Подлежащий передаче  документ регистрируется. Подлинники  документов после передачи возвращаются  исполнителям с отметкой о  времени отправки;

- Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- Поступивший вслед за  факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

- Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы в электронном  виде, поступающие в канцелярию, проходят прием, регистрацию, предварительное  рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Правила приема, обработки и распределения документов  в электронном виде определяется  инструкцией по делопроизводству  с учетом функционирующих в  отделе технических и программных  средств.

    Регистрация документов:  Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

    Документы регистрируются  независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы  регистрируются один раз: поступающие  - в день поступления, создаваемые  - в день подписания или утверждения.  При передаче документа из  одного подразделения в другое  новый регистрационный номер  на документе, как правило,  не проставляется. Регистрация  документов производится в пределах  групп, в зависимости от названия  вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются  документы, поступившие из Правительства  Российской Федерации, приказы  руководителя федерального органа  исполнительной власти по основной  деятельности, приказы по личному  составу, служебная переписка,  обращения граждан. Документы  регистрируются в регистрационно-контрольной  форме - журнальная форма регистрации.

    Регистрационный  номер документа состоит из  порядкового номера, который, может  дополняться буквенным или цифровым  индексом структурного подразделения,  индексом дела по номенклатуре  дел, кодом документа по классификатору  корреспондентов, исполнителей и  др. Составные части регистрационного  номера отделяются друг от  друга косой чертой.

    Для создания  поисковых систем и достижения  информационной совместимости регистрационных  данных устанавливается следующий  состав основных реквизитов регистрации:

- Наименование организации  (автора или корреспондента);

- Наименование вида документа;

- Дата и регистрационный  номер документа;

- Дата и индекс поступления;

- Заголовок к тексту (краткое  содержание документа);

- Резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор,  дата);

срок исполнения документа;

- Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

    Состав основных  реквизитов регистрации в зависимости  от характера документа и задач  использования информации может  дополняться другими реквизитами:

- Гриф (отметка) ограничения  доступа к документу;

- Внутренняя переадресация  документов по исполнителям;

- Ключевые слова;

- Количество листов документа;

- Наличие приложений;

- Должностное лицо, поставившее  документ на контроль;

- Срок хранения документа;

- Вид передачи документа  (почтой, факсом и т.д.).

    Контроль исполнения  документов в отделе кадровой политике и делопроизводства: Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

     Контролю подлежат  все зарегистрированные документы,  требующие исполнения, перечень  которых утверждается руководителем  федерального органа исполнительной  власти.

    При постановке  документа на контроль в отделе  в правом верхнем поле документа  ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К"  или словом (штампом) "Контроль".

    Контрольная картотека  систематизируется по срокам  исполнения документов, по исполнителям, группам документов.