Совершенствование документооборота

- Отсутствие в отделе  альбома форм документов, что  существенно снижает оперативность  работы с документами;

- Большая затрата времени  на создание, изменение и дополнение  документов;

- Нехватка рабочей силы

- Вследствие большой загруженности  работа с документами по их  составлению выполняется не внимательно,  что приводит к их повторному  созданию или исправлению что  существенно отнимает время.

- Избыточные затраты на  бумагу и копирование для создания  нескольких копий одного документа.

 

2.4 Анализ автоматизации документооборота в отделе кадровой политике и делопроизводства Администрации МО Эхирит-Булагатского района.

Рабочие места служащих администрации  оборудованы компьютерами, принтерами, факсимильными и телефонными  аппаратами. В копировально–множительном  бюро имеются сканер, листоукладочная и брошюровальная машины.

Делопроизводитель с помощью  ПК осуществляют контроль и учёт документов, ведут информационно–справочную работу. Архив также оборудован ПК, с помощью  которого архивист работает с БД дел, переданных на хранение (пополнение, учёт, составление справок).

Однако, несмотря на наличие  большого количества ПК, объединенных в ЛВС, и другой современной оргтехники, с полным основанием можно говорить о том, что в Администрации на сегодняшний день ведут бумажный документооборот.

Регистрацию входящей и исходящей  корреспонденции осуществляют традиционным способом — в журналах, — что  значительно увеличивает трудозатраты и время на поиск документов.

Для внутренней передачи документов служащие самостоятельно передвигаются  по зданию Администрации, что ведёт к значительным потерям времени.

Для поиска документов, находящихся  в оперативном пользовании или  на архивном хранении, также требуются  значительные затраты времени.

Во всех структурных подразделениях Администрации создание, оформление документов и работу с ними осуществляют только посредством ПК и вспомогательной оргтехники. Специализированное ПО для ведения электронного документооборота не установлено — в администрации циркулируют огромные потоки бумажной документации.

Анализ технического оснащения в целом показывает, что уже есть условия для ведения электронного документооборота: все ПК служащих объединены в ЛВС, накопление и резервирование информации производится на двух серверах (Pentium IV, 512 Mb, HDD 120 Gb, платформа Windows 2000 Server, СУБД Sybase).

 

 

3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Характеристика внедрения СЭД «Дело»

 В первую очередь  было решено внедрить в отдел  делопроизводстваАдминистрации МО Эхирит-Булагатского района систему электронного документооборота.

По исследованиям, проведённым  независимыми экспертамикомпании DSS Consulting в 2007 году, наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело», разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело» — система, позволяющая  создать в организации электронный  документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными  документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ  современных организаций.

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время  «Дело» используют более 1200 организаций  России и стран СНГ, а общее  число установленных рабочих  мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах  и ведомствах, территориальных органах  власти, на предприятиях различных  сфер деятельности. В Иркутской области  на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье–Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения».

 

 

3.2. Описание СЭД «Дело»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации.

Функции системы

-          Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

-          Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

-          Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

-          Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

-          Работа с взаимосвязанными документами;

-          Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

-          Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

-          Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

-          Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

-          Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

-          Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

-          Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

-          Хранение документов;

-          Обеспечение юридической правомочности;

-          Справочно–аналитическая работа.

3.3.Расчет экономической эффективности от внедрения СЭД «Дело»

    Необходимо выполнить  расчет исчисляемых выгод,считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.

    Сложнее всего  оценить стоимость сбереженного  рабочего времени, которая складывается  из следующих факторов:

-  экономия времени  за счет повторного использования  документов;

-  экономия времени  на поиск нужных документов  за счет систематизации в хранении  документов и эффективных средств  поиска информации;

-  ускорение бизнес-процессов  за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и  контроля исполнительской дисциплины.

    Абсолютная эффективность  автоматизации определяется как  разность между полученными доходами  или оценкой этих доходов в  будущем и затратами на автоматизацию.

    Период окупаемости  внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле:  расчетную сумму затрат (Р) необходимо разделить на расчетную сумму экономии (Э), при этом в частном получится коэффициент в годах или десятых долях года:

                                                                                                         (1)

    Таким образом,  АС ДОУ в соответствии с  полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

    Определим общие  подходы к вычислению эффективности  внедрения автоматизированной системы  документационного обеспечения  управления организации, предположив,  что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

Расчет расходов

Общая стоимость расходов определяется по следующей формуле:

                                                                                                           (2)

где i - статьи расходов на внедрение системы.

    Внедрение АС  ДОУ на основе промышленной  СУБД содержит следующие статьи расходов:

1.  Стоимость закупаемых  клиентских лицензий (Р_л) к СУБД (MicrosoftSQL, Oracle, Sybase и т. д.) на определенное количество рабочих мест.

2.  Стоимость однопроцессорного  варианта СУБД (Р_б) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.

3.  Стоимость обеспечения  дополнительными программно-техническими  средствами (Р_п) установленного количества рабочих мест, дающих возможность осуществить поточное сканирование, внедрение ЭЦП и шифрования.

4. Стоимость работ по  запуску системы (Рз)

5.  Стоимость обучения (Р_о) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.

6.  Стоимость годового  сопровождения (Р_с) компанией системы.

7. Стоимость конвертации  (Р_к) данных.

    Таким образом,  суммарные расходы по внедрению  и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны

Р                                                                          (3)

следовательно выводим по формуле сумму расходов:

Р= 685000+500000+315000+540000+80000+460000+700000=3280000 руб.

    Расчет доходов

Расчет доходной части  осуществляем исходя из того, что экономический  эффект состоит только из стоимости  сэкономленного рабочего времени сотрудников (Э_рв) и стоимости бумаги (Э_сб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот

                                                                                                   (4)

    Расчет стоимости  сэкономленного рабочего времени  сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.

    Практически для  любого документа в достаточно  давно существующей организации  всегда найдется прототип. Чаще  всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на  создание документа. Если каждый  сотрудник тратит на создание новых документов (Э_сд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.

    Экономия времени  на поиск документа (Э_пд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.

    Ускорение бизнес-процессов  наиболее тяжело поддается априорной  оценке. При бумажном документообороте  процесс согласования и утверждения  документа (Э_уд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.

    Среднемесячные  расходы в организации на одного  сотрудника

(S)=2000 т.р.

Тогда экономия рабочего времени (Э_рв) сотрудников за год составит

= (7,5+5+10)*12*3*2000= 1620000              (5)

     В течение  года сотрудники организации  распечатали (Э_м) страниц текста, сделали (Э_а) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. За год было разослано (Э_р) единиц корреспонденции (листов формата А4).

    Стоимость сэкономленной  бумаги (Э_сб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит (С)= 150 руб, составит: