Совершенствование документооборота

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так  и информационные документы готовят  специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит  от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки  текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных  документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Документооборот как движение следует  отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период. [8] В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные  средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов  задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц; 

- разработать мероприятия по  совершенствованию процессов обработки  документов в целом или их  отдельных операций;

- установить оптимальное количество  информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата  управления;

- рассчитать численность службы  делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

1.1. Задачи и функции службы ДОУ в органах исполнительной власти.

 Основные задачи службы  ДОУ:

• организация и обеспечение функционирования единой системы документооборота;
• совершенствование форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной техники и программного обеспечения;
• методическое руководство работой по организации делопроизводства в органах исполнительной власти;
• организация разработки инструкций и положений по вопросам делопроизводства, составление сводной номенклатуры дел и разработка бланков документов;
• обеспечение контроля за соблюдением регламента, инструкции по делопроизводству и других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов;
• обеспечение подготовки, согласования и подписания правовых актов;
• подготовка отзывов на проекты федеральных законов, поступившие из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов архивного фонда. 

В соответствии с основными  задачами отдел должен выполнять  следующие функции:

• организовывать и проводить работу по внедрению современных методов и дальнейшему совершенствованию ДОУ;
• осуществлять постановку задач на разработку и совершенствование программного обеспечения по автоматизации процессов регистрации, учета и контроля;
• готовить методические рекомендации для органов исполнительной власти, структурных подразделений по вопросам совершенствования ДОУ;
• готовить аналитические справки и отчеты по вопросам совершенствования ДОУ;
• обеспечивать электронный документооборот в части ведения баз данных входящей и исходящей корреспонденции;
• принимать, обрабатывать, регистрировать и распределять  входящую служебную корреспонденцию;
• оформлять, регистрировать исходящую корреспонденцию и передавать на отправку письма, телеграммы и др.;
• обеспечивать надлежащее хранение и правомерность использования гербовой печати;
• осуществлять автоматизированный учет и контроль движения исполнения документов со сроками исполнения;
• осуществлять на основе ежедневной корректировки баз данных входящей и исходящей корреспонденции учет документооборота;
• выполнять для обеспечения деятельности копировально-множительные и печатные работы;
• оформлять, регистрировать правовые акты, договоры и соглашения;
• обеспечивать изготовление официальных копий правовых актов;
• осуществлять литературное и техническое редактирование проектов актов;
• принимать меры по сокращению сроков подготовки и прохождения документов;
• осуществлять документационное обеспечение мероприятий, проводимых, в части, определенной Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти;
• разрабатывать образцы бланочной печатной продукции;
• контролировать в соответствии с Инструкцией по делопроизводству соблюдение требований к подготовке документов;
• рассматривать письменные и устные обращения организаций и граждан по вопросам, входящим в компетенцию службы;
• участвовать в подготовке нормативных правовых актов по вопросам ДОУ;
• комплектовать архив документами, образовавшимися в результате деятельности органов исполнительной власти;
• формировать дела в соответствии с номенклатурой дел и взаимодействовать с государственным архивом;
• обеспечивать хранение и использование архивных документов, образованных в процессе деятельности органов исполнительной власти;
• систематизировать архив организации;
• создавать и совершенствовать справочный аппарат к хранящимся в архиве организации документам, обеспечивает их сохранность;
• согласовывать эскизы бланков, печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности;
• изучать и применять российский и зарубежный опыт совершенствования ДОУ;
• организовывать обучение работников органов исполнительной власти по вопросам делопроизводства;
• вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции службы;
• обеспечивать мобилизационную подготовку службы;
• участвовать в формировании годовых заказов на канцелярские принадлежности.¹

1.2.Порядок движения документов в организации.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положение, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Прием, обработка и распределение  поступающих документов. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Правила первичной обработки поступивших  документов сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают  отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату. Однако в некоторых  организациях количество документов  может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная  обработка поступивших документов  предусматривает учет их поступления,  дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех  поступивших документов — на  документе проставляется штамп  об их получении, где указывается  наименование организации, дата  поступления, порядковый учетный  номер документа. Обычно в штампе  предусмотрено место для последующего  проставления входящего регистрационного  индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая  документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием  исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и  учреждений обладает помимо почты и  другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из годного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее  время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Движение документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов  власти и управления не всегда требуют  письменного ответа — они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или  действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или  канцелярия проводит ознакомление с  документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются  в левом нижнем углу на обороте  последнего листа документа или  на листах ознакомления. На документе  делается отметка «Принято к сведению»  или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило  ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет  определить, достаточны ли ее объем  и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель  особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой  системы по документам организации  и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо вписьменной (представляя проект ответного документа) форме.

Проект документа проходит этап согласования — сбора виз руководителей  структурных подразделений и  специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений.