Направления активизации коммерческой деятельности по сбыту

Подготовленный исполнителем проект договора согласовывается со следующими подразделениями:

- начальником отдела сбыта - по  срокам и объемам поставок;

-  службами стандартизации и  ОТК - по вопросам качества продукции;

- бухгалтерией - по вопросам оплаты  и финансовых расчетов;

- экономической службой - по вопросам  экономической целесообразности;

- юридической службой - по правовому  оформлению договора;

-  главным инженером, зам. директора  по производству - по обеспечению изготовления продукции в соответствии с заказом.

Результаты согласования фиксируются в форме листа согласования.

Заключение договора

Договор подписывается руководителем предприятия или его заместителем по коммерческим вопросам. Два экземпляра проекта контракта, подписанные и заверенные гербовой печатью, не позднее трех дней с момента подписания направляются покупателю, третий хранится в отделе сбыта. Подписанный потребителем и заверенный его гербовой печатью договор регистрируется в канцелярии в журнале входящей корреспонденции и передается в отдел сбыта [Приложение 2].

При возникновении разногласий по договору покупатель оформляет и направляет в адрес предприятия вместе с подписанным договором два экземпляра протокола разногласий. Протокол разногласий - это документ, отражающий предлагаемые покупателем иные условия договора. На практике выработалась форма протокола разногласий в виде текста, разделенного на две части. Соответствующие условия договора излагаются в этих частях в редакции каждой из сторон. Порядок согласования и подписания протокола разногласий аналогичен порядку согласования и подписания договора. В договоре производится запись о наличии протокола разногласий. Один экземпляр подписанного и заверенного гербовой печатью протокола разногласий направляется покупателю, второй хранится в отделе сбыта вместе с контрактом.

Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.

Исполнение договора

Контроль исполнения договоров проводят отдел сбыта (объем и сроки поставок), экономический отдел (согласование цен), бухгалтерия (поступление оплаты, порядок расчетов), юридический отдел (оформление претензий).

Контроль исполнения договоров ведется постоянно путем сравнения объемов сроков поставок и поступления оплаты, указанных в договоре с фактически взятыми данными из отгрузочных документов и платежных поручений. Результаты контроля объемов и сроков поставок регистрируются начальником отдела сбыта в отчете по отгрузке продукции, поступление оплаты фиксируется бухгалтером в ведомости дебиторской задолженности [13;352].

Отдел внешнеэкономической деятельности осуществляет контроль за своевременным оформлением транспортных, коммерческих и таможенных документов, чтобы избежать задержек в связи с таможенной очисткой товаров при экспортных поставках.

Контроль за погрузкой товара на основной транспорт осуществляют представители покупателя и экспедиторские фирмы.

Ход выполнения договоров регулярно рассматривается и анализируется на совещаниях у заместителя директора по коммерческим вопросам при участии руководителей отделов сбыта, внешнеэкономической деятельности, бухгалтерии. Принятые решения по корректирующим мероприятиям отражаются в протоколе с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Осуществление контроля за надлежащим исполнением договоров со стороны указанных подразделений обеспечивает стабильную работу предприятия и поддерживает его репутацию как надежного партнера.

Если в процессе поставок возникает необходимость изменения условий договора, начальник отдела сбыта должен проанализировать возможности их выполнения, влияние на цену продукции, сроки поставки и согласовать с заинтересованными подразделениями. Порядок согласования аналогичен порядку анализа договора. Изменение договора осуществляется оформлением дополнительного соглашения.

Дополнительное соглашение согласовывается с должностными лицами и подписывается так же, как и договор. Два экземпляра дополнительного соглашения направляются покупателю, один остается в отделе сбыта. Подписанное и заверенное гербовой печатью дополнительное соглашение возвращается на предприятие и хранится вместе с контрактом [Приложение 3].

Анализ договора после его исполнения

После исполнения договора начальник отдела сбыта анализирует, обобщает требования покупателей относительно ассортимента, качества, упаковки, художественно-эстетических показателей. Результаты анализа служат основой для разработки предложений по совершенствованию выпускаемой продукции.

Претензии и рекламации, полученные от потребителей, регистрируются и рассматриваются в соответствии с установленным порядком рассмотрения претензий и рекламаций от потребителей [Приложение 4].

В заключение можно построить определенную схему, которая будет отражать все этапы - от поступления заявки от потребителя и до доведения товара к нему. (см. рис.1)

Рис.1 Схема выполнения заказа на производственном предприятии.

 

3.2. Проблемы и современные  подходы к организации сбыта продукции производственного предприятия и его стимулирование

Белорусские предприятия все больше сталкиваются с комплексом проблем, связанных с организацией сбыта, оказанием сервисных услуг по техническому обслуживанию и ремонту. Основными причинами кризиса сбыта являются:

- низкая платежеспособность отечественного  потребителя;

-  наличие в продаже аналогичных  товаров иностранных производителей с лучшими характеристиками;

- ограниченные возможности использования  скидок с цены;

- отсутствие опыта активной  рыночной деятельности для формирования  спроса на продукцию предприятия.

К наиболее распространенным проблемам организации деятельности сбытовых подразделений отечественных предприятий относятся:

-  несоответствие структуры  отделов сбыта требованиям, предъявляемым  потребительским рынком;

- отсутствие диагностики возникающих  со сбытом проблем (установление симптомов, определение причин и условий их возникновения);

- несогласованность деятельности  маркетинговых и сбытовых подразделений, которая может выражаться, например, в отказе сотрудников службы сбыта собирать информацию о рынке;

- несогласованность стратегических  и оперативных планов сбыта;

- краткосрочный характер планирования сбыта по принципу «от достигнутого»;

- отсутствие единой процедуры  анализа, обработки и реализации  коммерческих предложений клиентов;

- отсутствие гибких эффективных технологий работы с клиентами в условиях взаимозачетов, предоплаты, отсрочки платежей, кредитования, использования ценных бумаг, лизинговых операций;

- отсутствие методик анализа, оценки, прогноза и выбора вариантов  реализации продукции;

- несовершенство информационного  обеспечения сбытовой деятельности;

- отсутствие мотивации у сотрудников сбытовых подразделений для активизации усилий по сбыту [20;457].

В связи с наличием перечисленных проблем в организации деятельности сбытовых подразделений возникает необходимость изменения подходов к организации сбыта, реализации системы мероприятий по повышению его эффективности. Отдел сбыта из простого исполнителя заказов потребителей должен превратиться в координатора и консультанта производственных, сервисных подразделений, торговых посредников. В целях достижения плановых показателей реализации и прибыли требуется совершенствование планирования и управления операциями по сбыту.

Наиболее общими направлениями совершенствования сбытовой деятельности отечественных предприятий в условиях реформирования экономики являются:

- создание рациональной организационной  структуры отделов сбыта, обеспечивающей их эффективное взаимодействие с отделом маркетинга, производством и другими отделами и службами предприятия;

- повышение эффективности операций  по сбыту .продукции;

- совершенствование информационного обеспечения деятельности сбытовых подразделений.

Информационная система сбыта должна содержать данные, необходимые для процессов:

- стратегического и оперативного  планирования;

- контроля исполнения планов;

- анализа деятельности подразделений, осуществляющих реализацию продукции;

- принятия оперативных решений  с учетом изменения рыночной  ситуации.

Информационная система сбыта предполагает формирование следующих информационных блоков.

Блок 1. Предприятие

1. Результаты деятельности предприятия в целом и его сбытовых подразделений:

- общие результаты финансово-хозяйственной  деятельности предприятия (объем  реализованной продукции, издержки, прибыль);

- данные об объеме реализованной  продукцией по отдельным позициям  сбыта;

- величина и структура расходов на коммерческую деятельность по сбыту.

2. Позиция предприятия на рынке:

- характеристика региональных  рынков, на которых действует  предприятие;

- доля предприятия на различных  региональных рынках;

- степень известности предприятия  на региональных рынках.

3. Характеристика сбытовой системы предприятия, форм и методов сбыта.

Блок 2. Продукция

- Вид изделия;

- наименование изделия;

- код изделия;

- потребительские свойства;

- технико-экономические показатели;

- функциональные показатели;

- дата выпуска первой партии;

- рекламации.

Блок 3. Потребители

- Характеристика основных покупателей  по каждой группе изделий;

- характеристика конкретных постоянных  покупателей (адреса, реквизиты);

- данные о потенциальных покупателях.

Блок 4. Ситуация на рынке Спрос:

- тенденции спроса;

- конъюнктура рынка.

Торговля:

- имеющиеся пути сбыта продукции  на различных региональных рынках  и их значимость для предприятия;

- характеристика посредников в  сбыте (цели, стратегии, поведение).

Конкуренция:

-  данные о конкурентах предприятия (сбытовые системы, методы и формы сбыта, рыночные позиции, стратегии сбыта, мероприятия по стимулированию сбыта).

Блок 5. Оперативная информация по отгрузке и реализации

- Объем запасов готовой продукции  на складе;

- объем производственного задела;

- уровень загрузки производственных  мощностей;

- сроки выполнения заказов;

- цены на все виды продукции  и размеры скидок;

- типы отгрузок;

- сроки получения продукции  потребителями с момента отгрузки;

- стоимость транспортировки.

Использование компьютерной информационной системы в сбытовой деятельности позволяет:

- иметь информацию по каждому  покупателю о запланированных  объемах реализации и ходе  исполнения договорных обязательств;

- иметь информацию о реализации  товаров каждому посреднику;

- увеличить число контактов с клиентами в расчете на одного сотрудника отдела сбыта;

- обеспечить контроль расходов  по сбыту;

- накапливать данные о результатах  контактов с клиентами (наименование, адрес, фамилия контактного лица  на предприятии, цели и результаты контакта) для выявления причин потери заказов, дополнительных сведений об особенностях размещения заказа;

- накапливать данные о деятельности  конкурентов;

- оперативно предоставлять покупателям  актуальную информацию о ценах, сроках и условиях поставки [16;256].

Стимулирование сбыта

Стимулирование сбыта - это процесс информирования потребителей об имеющемся продукте и убеждение в необходимости его покупки. Возможные цели стимулирования сбыта:

- привлечь внимание с целью  осознания проблемы;

- обеспечить информацией;

- создать предпочтение;

- осуществить продажу с применением  стимулирования принятия решений;

- напомнить о покупке.

Объектами стимулирования сбыта являются покупатели, посредники и продавцы.

При ориентации на покупателей сбыт успешно стимулируется с помощью бесплатных образцов товара, небольших сувениров, содержащих упоминание о предприятии, подарков, различного рода скидок, кредита, демонстрации товара и выдачи его на пробу для последующего приобретения, внутримагазинной рекламы, сезонного изменения цен, организации лотерей и конкурсов.