Анализ организации управления турфирмой

2.2 Анализ структуры управления  ООО «Карланж»

Целью выполнения данного  пункта явилось проведение детального анализа организационной структуры  и функциональных обязанностей подразделений.

В настоящем разделе дана оценка соответствия существующей организационно-функциональной структуры целям и задачам, стоящим  перед предприятием, а также методическим нормам организационного строительства.

Компанию возглавляет  генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность.

Существующая структура  управления предприятием не отвечает текущим целям и задачам фирмы  и является существенным тормозом дальнейшего  развития предприятия. Поскольку система  управления ООО «Карланж» не является результатом целенаправленного  выстраивания в ответ на изменения  внешней среды, то несовершенство системы  управления в целом определило наличие  проблем в ключевых областях деятельности. В фирме не выполняется ряд  жизненно важных функций, следствием чего стала текущая ситуация с высокой  текучестью персонала и отсутствием  роста клиентской базы т.д.

Организационная структура  управления представляет собой отражение  существующей на предприятии системы  подчиненности (подотчетности), делегирования  обязанностей и ответственности, распределения  зон ответственности, порядка коммуникаций и передачи информации, системы принятия решений. Не являясь определяющим фактором системы управления, организационная  структура вместе с тем оказывает  значительное влияние на успешность функционирования этой системы, отражаясь  на скорости принятия решений, ответственности  сотрудников, подотчетности сотрудников, возможности контроля их деятельности.

Существующая оргструктура анализировалась на основе фактически сложившегося разделения полномочий и  ответственности, что имеет расхождение  с зафиксированным в должностных  инструкциях распределением. Поэтому  при анализе оргструктуры во внимание принимались мнения руководящих  работников о подотчетных им подразделениях, сотрудниках и службах, данные анкетирования, личные наблюдения.

При анализе  оргструктуры ООО «Карланж» был  принят во внимание тот факт, что  эффективные структуры управления должны удовлетворять следующим  критериям:

- У подразделения или человека может быть только один непосредственный начальник;

-  В прямом подчинении  должно находиться не больше 7+/-2 человек - Принцип нормы управляемости;

-  Каждый сотрудник  должен иметь определенные функциональные  обязанности;

-   Делегируя обязанности  необходимо делегировать ответственность  за их выполнение, контроль не  делегируется;

-  При делегировании  обязанностей, необходимо обеспечивать  подразделение достаточными ресурсами  и полномочиями;

-  Объединение работников  в подразделения должно осуществляться  на основе какого-либо принципа  группировки (единство выполняемой  функции, единство бизнес-процесса, единство клиента и др.);

-   Каждая функция  должна выполняться полностью  в рамках одного подразделения;

-    Результат выполнения  функции или операции должен  быть измерим и выражаться  в конкретных показателях;

Анализ  существующей структуры проводился по трем направлениям:

-   Формальное наличие  подразделений, отвечающих за  выполнение той или иной функции  управления;

-  Выполнение существующими подразделениями функций управления, требующихся для успешной работы предприятия;

-   Существующие информационные  и коммуникационные связи между  подразделениями, включая подотчетность.

В результате анализа было выявлено:

-  На предприятии полностью  не выполняется ряд функций:  оперативное и стратегическое  маркетинговое планирование, комплексное  исследование, сбор и анализ внутренней  и внешней маркетинговой информации, финансовое планирование.

- Ряд функций выполняется не в полном объеме: кадровая работа; привлечение клиентов,

-  Отсутствие четкого  разделения по уровням иерархии;

-  Размытость ряда функций  между подразделениями, нечеткие  границы между функциями подразделений;

-  Отсутствие системы  контроля.

В результате предприятие имеет недостаточную  управляемость:

- Указания руководства  не исполняются;

-  Руководство не располагает полной и достоверной информацией о деятельности предприятия;

-  Неподотчетность сотрудников и подразделений стимулирует неисполнение или частичное исполнение должностных обязанностей;

- Решения принимаются  бессистемно и являются запоздалой  реакцией на существующую ситуацию.

Таким образом, существующая организационная структура управления не позволяет эффективно управлять  предприятием.

Анализ существующей системы  мотивации производился на основе результатов  анкетирования (тест Герчикова)

1. Вследствие некорректной  мотивации сотрудников, были введены  собственные или позаимствованные  у кого-либо критерии оценки  работы специалистов. Многие из  этих критериев не только мотивируют  менеджеров на различные злоупотребления,  но и, используемые как ориентиры  в управлении, могут нанести серьезный  вред деятельности самой фирмы. 

Например:

-  «У каждого менеджера  должна постоянно расти запись  клиентов». Измерять эффективность  работы фирмы длиной очереди  не совсем корректно. Запись  на месяц вперед отнюдь не  гарантирует 100%-ю загрузку в  течение всего месяца. При большой  записи вперед фирма рискует  потерять немало потенциальных  клиентов. Нередко большая очередь  свидетельствует о неэффективной  организации назначения времени  клиентам или искусственном растягивании  во времени консультирования. При  этом скорость поступления денежных  средств в компанию значительно  снижается. 

По результатам  тестирования (см. Приложение №1), можно  сделать следующие выводы:

-   Учитывая превалирующие  типы мотивации - «потребительские»  (по результатам основным типом  мотивации является инструментальный,  большой процент люмпенизированного  типа: у работников нет желания  прилагать усилия к изменению  существующей ситуации на предприятии)  и анализ полной структуры  мотивации, можно сделать некоторые  выводы:

-  У большинства работников  нет желания самосовершенствоваться, повышать уровень совей квалификации (практически во всех случая  профессиональный тип мотивации  низок, за исключением работников  мужского пола).

-  При этом все работники  оценивают себя как высоких  профессионалов, предпочитают конкретные  договоренности по оплате труда,  деньги для них существенно  важнее, чем похвала, благодарности,  доска почета. Но они  любят  заработанные собственным трудом, на основе согласованных правил, деньги. Зная это, можно утверждать, что лучше всего на сотрудников  с таким типом трудовой мотивации  влияет четкая шкала и система  стимулирования, причем ориентированная  на такие критерии, которые зависят  непосредственно от этого человека.

-  Также можно отметить, что в организации, возможно, существует  сильное влияние негласного лидера, который поднимает у сотрудников  лояльность к компании (вероятно, лояльность к компании высока  из-за того, что персона, к которой  лояльны сотрудники работает  именно в этой компании). Вероятно, именно негласный лидер "поднимает"  бунт в компании, смысл бунта  можно выразить в двух словах: " я хороший и ценный сотрудник,  и хочу получать честно и  заработанные деньги, но никто  меня оценить не может. Я  не ищу другую работу потому, что боюсь, я нигде не нужен,  кроме как в этой компании". Очевидно, что влияние негласного  лидера следует исключить.

-  Работа компании "держится" на специалистах, у них наиболее  высокий уровень профессионального  типа мотивации  и инструментального  типа. Очевидно, что это "ядро" компании. Их уровень заработной  платы должен быть четко прописан, должны быть четкие критерии  и шкалы. Они стремятся стать  профессионалами, стать лучше  других в профессиональном отношении.  Естественно, такие сотрудники  хотят зарабатывать больше за  честно выполненную работу. Вместе  с тем, в целом ряде случаев  такие сотрудники вместо денег  будут признательны за то, что  руководство прилюдно их оценивает  как лучших. Им также нужно  давать свободу в оперативной  деятельности.

-  Менеджеры call-центра, наоборот, чувствуют свою ненужность  компании, не берут на себя  лишней  работы, ответственности,  как за свои слова, так и  за свои, и тем более, чужие  дела. Но часто внутренне завидуют  тем, у кого лучше получается, в том числе руководителям,  и тем, кто больше зарабатывает. Руководству стоит проявить заботу  о работниках, возможно, применить  некие материальные методы стимулирования  и при этом, более жестко контролировать  процесс выполнения задач ассистентами.

- Для руководителей, принявших  участие в исследовании, доминирующим  является патриотический тип  мотивации, т.е. они исключительно лояльны к организации, очень часто цементируют корпоративную культуру организации. При этом естественно такие сотрудники менее привередливы в вопросах оплаты их труда, что в целом ряде случаев не маловажно для фирмы. Для них важна идея на уровне веры в лидера и/или в успех, а также общественное признание их заслуг. Т.к. потребителем данной работы предполагается руководитель, рекомендации по мотивированию руководителя оставим вне рамок этой работы.

2.3 Анализ работы персонала

Целью управления персоналом является достижение заданного уровня эффективности деятельности персонала  при условии минимизации затрат.

Распределение функций по управлению персоналом:

-  Поиск, подбор и  найм персонала: Управляющий (поиск  и найм персонала осуществляется, преимущественно, на основании  личных связей и знакомств)

-  Прогноз потребности  в кадрах не производится

- Создание эффективной системы мотивации сотрудников: высшее руководство (в фирме разработана и действует система материального стимулирования персонала в виде системы премий и бонусов по результатам работы, однако сам владелец компании считает подобную систему неэффективной)

-  Планирование карьеры сотрудников, ротация и продвижение кадров: карьерное планирование не производится, перемещение кадров происходит по результатам увольнения сотрудников

- Мероприятия по обучению: главный менеджер (несистематически)

- Выявление социальной напряженности в коллективе, управление конфликтами: Работа по улаживанию трудовых споров и конфликтов не ведется, обследования психологического климата в фирме не осуществляется

В настоящее время большинство  кадровых функций в фирме не выполняются.

Отдел кадров в организационной  структуре фирмы отсутствует. Это  объясняется тем, что до настоящего времени предприятие не ощущала  потребности в профессиональной реализации функций по управлению персоналом, так как находилась на начальном  этапе своего развития.

Работа с персоналом минимизирована и заключается в разработке и  корректировке системы мотивации, расчете заработной платы, подборе  персонала. Кадровое делопроизводство и юридическое оформление трудовых отношений не осуществляется.

В компании очевидна проблема с персоналом: высокая текучесть  кадров. Проблема, которую в данном случае видит руководство: плохая мотивация  персонала. Существует еще одна проблема: слабая регламентация работы персонала, отсюда – незнание некоторыми сотрудниками своих должностных инструкций, дублирование функций различными, различная загрузка персонала.

В настоящий момент регламентных документов, регулирующих работу персонала  фирмы, является типовой  трудовой договор, в котором описываются должностные  инструкции сотрудников (формально). Следует  разработать «Положение о структурном  подразделении»  - основной нормативный  документ, регламентирующий назначение и место подразделения на предприятии, его структуру, основные функции  и задачи управления, права, ответственность  и формы поощрения работников подразделения. Положение о структурном  подразделении позволяет официально закрепить рациональное распределение  функций между подразделениями. В противном случае, может возникнуть ситуация, когда некоторые функции  дублируются, а некоторые «провисают», так как никто не отвечает за их выполнение.

Должностные инструкции являются основным документом, регламентирующим назначение и место работника  в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность  и формы поощрения. Должностные  инструкции должны разрабатываться  по каждой должности в соответствии со штатным расписанием. Должностные  инструкции позволяют распределить должностные обязанности между  работниками, четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами.