Разработка концепции системы управления и обоснование ее эффективности для развития ЧП «Специальный Монтаж»

Инженер-проектировщик, находясь в подчинении у главного инженера проекта, разрабатывает проекты, составляет сметную и исполнительную документацию; использует в работе средства автоматизации проектирования; принимает участие в подготовке заданий на разработку проектных решений; обеспечивает соответствие разрабатываемых проектов и технической документации стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам по проектированию и монтажу, а также заданию на их разработку. Всю проектную документацию проверяет и согласовывает главный инженер проекта, выполняет ряд следующих функций:

– обеспечение технической  подготовки предприятия;

– осуществление взаимосвязи  с научно-исследовательскими, проектными (конструкторскими и технологическими) организациями и высшими учебными заведениями;

– руководство проведением  научно-исследовательской работы;

– контроль соблюдения проектной, конструкторской и технологической  дисциплины, правил и норм по охране труда и технике безопасности.

Главный инженер проекта  подотчетен управляющему и, реализуя присущие ему функции, позволяет достичь такие цели, как эффективное использование трудовых ресурсов, принятие в монтаж качественного оборудования.

Начальник участка в своей  работе подчиняется главному инженеру и является ответственным за качество и сроки выполняемых работ  по монтажу, наладке, техническому обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, огнезащитных работ, руководствуясь созданным на предприятии Положением о качестве работ лицензируемых видов деятельности, что также позволяет усилить  контроль за качеством выполнения данных работ и услуг.

Электромонтажники, электромонтеры выполняют монтажные, пусконаладочные  работы и техническое обслуживание охранно-пожарной сигнализации, маляры – работы по огнезащите на объектах заказчиков в соответствии с должностными инструкциями и правилами по охране труда. В значительной степени от их подготовки, квалификации зависит репутация предприятия и эффективность его управленческой структуры.

Стратегия развития компании «Сохраняя лучшее, двигайся вперед!» успешно реализуется во всех направлениях работы. Например, в кадровой политике, где серьезная подготовка квалифицированных кадров позволяют гарантировать высокое качество предоставляемых услуг. Вот поэтому, число клиентов постоянно увеличивается.

Структура управления не полностью соответствует структуре дерева целей, но в связи с тем, что предприятие постепенно развивается, требует усовершенствования. Создание маркетинговой стратегии, привлечение дополнительного квалифицированного персонала, следование нормативно-технической документации позволит предприятию выйти на новые рынки сбыта услуг, а следовательно, увеличить объем выполненных работ.

1.5.2. Рациональное распределение функций управления

На ЧП «Специальный Монтаж»  специалисты, занятые на разных должностях, не повторяют чужих основных функций, возможно лишь минимальное пересечение функций в области контроля за качеством выполняемых работ. Данное положение достигается путём детальной проработкой всех вариантов при составлении должностных инструкций.

После изучения должностных  инструкций и положений о структурных  подразделениях был рассчитан коэффициент  дублирования функций для инженера-проектировщика и главного инженера проекта:

Кд = Коз /Кн (1)

где Коз – количество функций, закрепленных за несколькими  специалистами;

      Кн – количество функций по утвержденным положениям (нормативное).

Кд =5/17=0,2941.

Такое значение коэффициента говорит о том, что 29,41% функций дублируются. Данное значение обусловлено выбором линейной организационной структуры, однако детальная разработка и анализ должностных инструкций, выявление резервов, позволит сократить неэффективные затраты рабочего времени персоналом.

1.5.3. Степень централизации  управления

Централизация управления –  процесс сосредоточения функций, прав и ответственности в высших звеньях (уровнях) структур управления. Децентрализация – процесс передачи полномочий и ответственности на низшие уровни управления. Централизация управления может                определяться  коэффициентом степени централизации функций:

Кц = Рфц / Рф ,                                                    (2)

где Рфц – количество принятых решений при выполнении данной функции на верхних уровнях управления;

       Рф – общее число принятых решений на всех уровнях управления.

В ЧП «Специальный Монтаж» за 2012 год было принято 25 решений, из них высшим руководством было принято 20. Следовательно,

Кц=10/25=0,4.

Это говорит о средней децентрализации управления. По данным коэффициента можно заметить, что степень централизации в организации немногим ниже среднего, т.е. управление осуществляется по следующей схеме: руководитель высшего управленческого звена, принимая решения, советуется со специалистами и затем передает их специалистам и осуществляет контроль за их реализацией.

1.5.4. Численный состав  работников управления и распределение  их по звеньям и  уровням

Высшим органом управления в ЧП «Специальный Монтаж» является управляющий. Главный бухгалтер, главный  инженер и главный инженер  проекта подотчетны управляющему. Принципы взаимодействия, а также все права и обязанности специалистов регулируются уставом предприятия. К исключительной компетенции учредителя относится:

- право увеличивать (уменьшать) уставный фонд. Увеличение уставного фонда осуществляется за счет дополнительных вкладов Учредителя или за счет внутренних источников предприятия;

- обеспечение выполнения планов деятельности Предприятия;

- прием и увольнение работников в соответствии с условиями договоров (контрактов) и законодательными актами Республики Беларусь;

- принятие решения о  реорганизации или ликвидации  предприятия;

- в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка применение мер поощрения и дисциплинарного взыскания к работникам;

 - издание приказов и указаний, обязательных для всех работников предприятия;

- утверждение штата предприятия;

- определение условия оплаты труда работников предприятия, руководителей его филиалов и представительств, дочерних предприятий в рамках фонда заработной платы, утвержденного Учредителем;

- определение нормативов амортизационных отчислений на полное восстановление фондов предприятия, а также нормативов и порядок их ускоренной амортизации;

- определение объема и характера сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а также порядок ее защиты;

- право вести бухгалтерский учет.

Численный состав работников управления ЧП «Специальный Монтаж» представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Численный  состав работников управления

Должность	Количество
Учредитель	1
Главный бухгалтер	1
Главный инженер	1
Главный инженер проекта	1
Начальник участка	1
Всего	5

 

Доля управленческих кадров в общей численности специалистов предприятия высока, степень централизации также ниже среднего, что говорит о большом количестве принимаемых решений руководством предприятия совместно с мнением главных специалистов.

1.5.5. Распределение  связей в системе управления: функциональных, методических, консультационных

Система управления – это  совокупность связей общей целеустремленности, согласованности действий, восприятия решений, это связи подчиненности  в соответствии с распределением полномочий на принятие управленческих решений. Система управления представляет собой состав и комбинацию различных  звеньев, связанных между собой  по функциям и полномочиям. В основе формирования системы управления лежат семь факторов: цель управления, функции управления, полномочия управления, трудоемкость функций и полномочий, объект управления, информация, техника. Именно эти факторы в своей совокупности определяют существование или отсутствие звеньев системы управления, их величину, организационный статус, т.е. положение в системе управления, связи с другими звеньями.

Цель определяет систему  управления следующими своими характеристиками. Во-первых, декомпозиция цели, позволяющая  представить цель в совокупности ее составляющих целевых установок (дерево целей) и определить, в какой  мере каждая из целевых установок  нуждается в специализированном звене, работающем на ее достижение. Цель должна быть реальной, конкретной, ясной, доступной. Основной целью деятельности ЧП «Специальный Монтаж» является осуществление предпринимательской деятельности, направленной на извлечение прибыли для удовлетворения экономических и социальных  интересов учредителя, становление высоко–прибыльным, высокотехнологичным и конкурентно-способным предприятием в сфере обеспечения безопасности физических и юридических лиц.

Следующим фактором формирования системы управления являются функции  управления. Функции - это виды деятельности, которые определяют дифференциацию и интеграцию управления.

Разделение и специализация  управленческой деятельности необходимы для повышения качества управления, экономии времени, освоения узкоспециализированных приемов и операций работы (например, бухгалтерский учет, работа с кадрами, использование компьютерной техники  и пр.). Именно в процессах функционального  разделения деятельности и возникает  система управления, состоящая из звеньев, за которыми закрепляются или  определенный состав функций, или отдельная  функция.

Функциональные связи  в ЧП «Специальный Монтаж» служат основой взаимоотношений, складывающихся между членами коллектива - между руководителем и подчиненными ему работниками, а также между отдельными работниками, выполняющими взаимосвязанные функции, работы. В ЧП «Специальный Монтаж» эти связи носят совещательный характер. Наличие функциональных связей подтверждается существованием вертикальной подчиненности в организации, то есть все приказы и постановления проходят сверху вниз от учредителя  до работников через специалистов, что обеспечивает быструю реакцию работников на команды управления.

Методические связи выполняют  функции формализации действий каждого  сотрудника в  отдельности. Данные связи  позволяют сделать важные работы человеконезависимыми – при смене  сотрудника работа все равно будет выполняться. Линейная структура управления, которая применяется на ЧП «Специальный Монтаж», характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь удачно реализуется единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. На практике методические связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями.

ЧП «Специальный Монтаж»  в своей работе с клиентами  придерживается клиентоориентированного подхода. Любое юридическое, физическое лица могут позвонить в организацию и получить информацию по интересующему их вопросу, консультацию специалиста.

В ходе рабочего процесса у  каждого сотрудника могут возникнуть затруднения, спорные ситуации или  вопросы, с которыми он может обратиться к  коллегам, более квалифицированным  сотрудникам, к начальнику своего управления. В этом выражаются консультационные связи в организации.

1.5.6. Техническое  оснащение системы управления, распределение  техники между работниками и  ее функциональное использование

Для обеспечения эффективной  и оперативной работы организации  сотрудники и рабочие должны иметь должное техническое оснащение. Система автоматизации и информатизации деятельности предприятия является важнейшим инструментом его развития.

В организации проведена работа по внедрению единых стандартов функционирования системы автоматизации и информатизации, базирующихся на использовании новейших технических и общесистемных программных средств, систем управления доступом и обеспечения безопасности информации.

Техническое оснащение рабочего места включает в себя прежде всего персональный компьютер (системный блок на базе Intel II с тактовой частотой 2 GHz , монитор 19” Philips, клавиатура, мышь, сетевой фильтр), 2 ноутбука Acer K5500, факс, принтер HP LaserJet 1100, МФУ Canon MF1140 , калькулятор Citizen, телефон. Эффективность выполнения работы с информацией обеспечивается использованием систем MICROSOFT WINDOWS 7, XP Professional, MICROSOFT OFFICE 2010, ORACLE SERVER v.8x и других.

Автоматизация бухгалтерского учета осуществляется на основе следующих программ:

1. "1С 7.7: Предприятие"

ПО, где установлена именно для данного предприятия конфигурация, позволяет вести автоматизированный учет актов выполненных работ и сумм по ним, формирования валовой выручки и прибыли предприятия, авансовых платежей, кредиторской и дебиторской задолженностей; формировать авансовые и прочие отчеты.

2. Клиент-банк

У ЧП «Специальный Монтаж»  имеется расчетный счет в ЗАО  «Белорусский Банк Малого Бизнеса». Для  автоматизации операций с банком установлена система «Клиент-банк», что позволяет оперативно проводить  платежи, пополнять депозит, заказывать и просматривать выписки  из банка, где отражаются денежные поступления и расходы.

3. Консультант-Плюс