Совершенствование системы оценки и аттестации персонала на предприятии (на примере ООО «ПромСтройТорг»)

Процесс оценки персонала должен идти непрерывно. Может возникнуть вопрос: разве недостаточно раз в год сформулировать цели, составить план развития и затем вернуться к ним при оценке деятельности сотрудника? Как показывает практика, двух встреч в год для обсуждения рабочих процессов и развития сотрудника (а также развития руководителя) явно недостаточно.

Поэтому после официальной формулировки целей и плана развития сотрудника нужно приступить к активной работе над выполнением рабочих целей. Роль руководителя при этом состоит в том, чтобы обеспечить сотруднику обратную связь. Руководитель должен быть готов поддержать сотрудника в трудных ситуациях, помочь ему найти эффективный способ решения проблем.

Такая работа является частью профессионального развития сотрудников, так как позволит им совершенствовать методы работы, используя все позитивные стороны коучинга, а также применить в работе необходимые корпоративные компетенции.

Успех компании зависит от множества факторов: ситуации на рынке, ее технической оснащенности, финансирования, выбранной стратегии развития, маркетинговой политики, стратегии конкурентов компании, профессионализма сотрудников и т.д.

Профессионализм и компетенции сотрудников – богатейший ресурс, развитие и приумножение которого, при прочих равных условиях, может стать неоспоримым конкурентным преимуществом и в конечном итоге обеспечит компании блестящие результаты.   Поэтому в течение полугода работы в ООО «ПромСтройТорг» сотрудник должен руководствоваться не только поставленными функциональными целями, но и набором ключевых компетенций.

Ключевыми компетенциями сотрудника компании ООО «ПромСтройТорг» являются:

• инициативность;

• готовность к переменам, новым идеям;

• ориентация на клиента;

• кроссфункциональное взаимодействие и командная работа;

• персональная ответственность за взятые обязательства и ориентация на результат.

Таким образом, имеет значение не только то, каких результатов необходимо достичь, важно – как это сделать.

При этом большое значение должно уделяться работе над ключевыми компетенциями сотрудников и руководителей. Именно они поддерживают корпоративные ценности компании, такие как:

• максимальная доходность предприятия;

• высокое качество обслуживания клиентов;

• поддержка инноваций;

• уважение и доверие к сотрудникам и партнерам.

Оценка сотрудника

При создании системы оценки персонала стоит задача сделать оценку максимально объективной и связать оценку за полугодие с размером премии по результатам труда.

Предлагаемая  системы оценки персонала в ООО «ПромСтройТорг» должна работать следующим образом:

• сотрудник и руководитель выделяют специальное время и встречаются для обсуждения достижения поставленных целей (этот процесс называется оценочным собеседованием, и к нему готовятся обе стороны);

• в ходе собеседования сотрудник самостоятельно оценивает свои результаты;

• руководитель предлагает свое видение результатов деятельности сотрудника, а также уровня демонстрации компетенций на основании фактов;

• руководитель обсуждает с сотрудником перспективы его профессионального развития;

• сотрудник получает сообщение об итоговой оценке от руководителя за полугодие через электронную систему;

• данные об оценках сотрудников в виде консолидированного файла поступают в отдел льгот и компенсаций для дальнейшей работы.

Рекомендуем в компании регулярно проводить семинары по системе оценки персонала. На таких встречах у сотрудников есть возможность задать волнующие вопросы, получить полную информацию о принципах работы системы оценки в компании, подробно рассмотреть свою роль на каждом этапе, получить рекомендации специалистов о порядке проведения оценочного интервью.

 Предлагаем    создать интранет-сайт : сотрудники будут иметь доступ к подробной информации о работе электронной системы оценки, о матрице оценок. Каждый имеет возможность задать свой вопрос и получить на него публичный ответ. Регулярно свежая информация, в том числе об оценочных процедурах в компании, может печататься в корпоративной газете .

Отдел по работе с персоналом должен контролировать своевременность и корректность оценочных процедур, предоставляя консультации по работе в системе, собирая статистику по эффективности и частоте использования системы. В итоге кадровые решения и решения о премировании должны приниматься отделом по работе с персоналом на основании той информации, которую сотрудники отдела получать из системы оценки персонала.

Таким образом, все этапы складываются в цикличный процесс, который должен повторяться раз в полугодие и позволит компании эффективно работать на рынке (см. рисунок 3.1.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1. Система оценки персонала в ООО «ПромСтройТорг»

 

На каждом из этапов нужно выделить те цели, которые планируется достичь, используя данный инструмент управления эффективностью деятельности персонала компании.

В завершение отметим, что регулярная оценка персонала позволит  ООО «ПромСтройТорг» оптимизировать бизнес-процессы. Важно сделать ее комплексной и применимой для развития сотрудников, понятной и легкой в использовании, необходимо рассказать всем о ее преимуществах, иными словами, продать эту идею внутри компании. Надо обеспечить максимально объективное использование системы при оценке сотрудников и ее статистических данных для планирования бюджета на премирование и обучение. Система оценки персонала должна быть частью корпоративной культуры.

Таким образом, предложенная система оценки персонала в ООО «ПромСтройТорг» работает следующим образом: сотрудник и руководитель встречаются для обсуждения поставленных целей. Спустя полгода они встречаются  на оценочном собеседовании, где сотрудник самостоятельно оценивает результаты своего труда, а руководитель предлагает свое видение этих результатов и обсуждает с сотрудником перспективы его профессионального развития. Итоговую оценку за полугодие сотрудник получает от руководителя через электронную систему. Данные оценки сотрудников в виде консолидированного файла поступают в отдел льгот и компенсаций для дальнейшей работы. Таким образом, все этапы данной системы складываются в цикличный процесс, который повторяется раз в полугодие.

3.2 Предложения по организации подготовки к аттестации и

по процедуре аттестации

 

Введение комплексной аттестации в компании ООО «ПромСтройТорг» заслуживает особого внимания: по результатам ее должны выносится решения о соответствии или несоответствия сотрудника требованиям занимаемой должности.

От проведения аттестации администрация предприятия  ожидает такие положительные моменты, как:

- получение объективной и всесторонней  информации о деятельности сотрудника;

- введение дифференцированной  системы оплаты труда и дифференцированной  системы представления льгот;

- раскрытие  потенциала молодых  специалистов;

- проведение ротации кадрового состава;

- избавление от «нерезультативного»  персонала.

«Положение об аттестации» разработано на основе нормативной литературы и справочников. Оно содержит в себе определение аттестации, ее назначение и описание процедуры. Руководство предприятия ООО «ПромСтройТорг»  утвердило этот документ. Мы предлагает четкий алгоритм проведения аттестации. Процедура оценки состоит из трех этапов – подготовительного, аттестационного собеседования и заключительного (рис. 3.2.).

 

 

                    ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Организация и проведение разъяснительной работы, информирование о целях, задачах и порядке проведения

Формирование аттестационной комиссии, определение ее количественного и персонального состава

Утверждение графика

Оформление документов, необходимых для проведения аттестации каждого работника

Ознакомление с материалами членов аттестационной комиссии и аттестуемых

                                     АТТЕСТАЦИЯ

Рассмотрение подготовленных документов на заседании аттестационной комиссии, заслушивание аттестуемого и руководителя

Обсуждение материалов, сообщений и обмен мнениями

Оценка (аттестация) работника, открытое голосование, формирование дополнительных рекомендаций

                            ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Рассмотрение материалов аттестации работника руководителем, имеющим право принятия решения

Принятие решения и мер по результатам аттестации, документальное оформление

Доведение окончательного заключения и решения руководителя до работника

Рис.3.2. Алгоритм проведения  аттестации

За месяц до начала аттестации на предприятии должна проводится разъяснительная работа. На общем собрании все сотрудники знакомятся с «Положением об аттестации».

В зависимости от вида аттестации, численность аттестуемых и компетенции экзаменаторов должны формироваться несколько аттестационных комиссий и утверждаться приказом руководителя предприятия (в состав комиссии могут входит эксперты, привлеченные из сторонних организаций).

При создании аттестационной комиссии необходимо учитывать количественный, кадровый состав предприятия, его структуру. Например, в ООО «ПромСтройТорг» есть четыре департамента: финансовый, административный, технический, торговый; отдел маркетинга и ряд комплексов. Департаменты в свою очередь делятся на подразделения. По количественному составу примерно одинаковые – департамент финансовый и административный (25-30 человек), больше в техническом (35 человек) и торговом (40 человек).

Количество дней для проведения аттестации определяется числом аттестуемых и количеством структурных подразделений. Например, если  предположить, что на каждого аттестуемого  будет отведено 15 минут, то аттестационной комиссии потребуется как минимум 6 часов 25 минут работы, чтобы  аттестовать 25 человек за один день. Желательно также, чтобы сотрудники одного подразделения аттестовались у одной комиссии, т.к. состав ее напрямую зависит от аттестуемого подразделения. Аттестация должна проводиться непосредственно по рабочим дням, в указанное время аттестуемый персонал не работает.

Для проведения аттестации необходимо выделить 3 дня, необязательно последовательных, возможно – частично занятых аттестацией, так, чтобы не нарушался производственный процесс. С точки зрения объективности оценки более правильное решение – создать три аттестационной комиссии, такие, чтобы представители одной службы аттестовали бы другую службу, или в рамках финансового департамента представители одного отдела аттестовали бы другой отдел.

Например, аттестационная комиссия для аттестации сотрудников технического департамента имеет следующий состав:

- директор (председатель);

-менеджер по персоналу (секретарь);

- начальник административного  департамента;

- главный бухгалтер;

- представитель не технического  департамента, непосредственно по своим должностным обязанностям связанный с техническим департаментом (это может быть инженер- проектировщик или менеджер, кладовщик и т.п.).

Для оценки профессиональных качеств сотрудников желательно приглашать для работы в аттестационной комиссии соответствующих специалистов с правом совещательного голоса. Это усиливает объективность, увеличивает доверие сотрудников к самой комиссии. Решение  об аттестации сотрудника должно решаться открытым голосованием членами аттестационной комиссии, совещательный голос учитывается только в том  случае, когда члены комиссии не приходят к единому мнению. К примеру, если из 5 членов комиссии двое считают, что  сотрудника следует аттестовать, а двое других – однозначно против аттестации и еще один – воздержался, тогда учитывается совещательный голос специалиста. Кроме того, приглашенный специалист во время проведения аттестации может задавать аттестуемому вопросы, касающиеся профессиональной деятельности, а затем высказать свое мнение о его профессиональных качествах.

Таким образом, сотрудники, вошедшие в состав аттестационной комиссии и не являющиеся непосредственными руководителями аттестуемых, приемлемы как  для руководства, так и для персонала.