Управление персоналом

Сроки и графики проведения аттестации утверждаются руководителем  организации и доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до ее начала. Аттестация готовится и проводится в соответствии с утвержденным в организации положением о ее проведении.

На каждого работника, проходящего аттестацию, его непосредственным руководителем составляется письменная характеристика, в которой отражаются его рабочие показатели, квалификация, профессиональный опыт и соблюдение им трудовой и исполнительской дисциплины. Характеристика на аттестуемого вместе с аттестационным листом, в котором отражены результаты предыдущей аттестации, предоставляется в аттестационную комиссию не позднее чем за две недели до аттестации. Аттестуемый работник должен быть ознакомлен с представленной на него характеристикой не менее чем за две недели до аттестации.

На заседании комиссии приглашается непосредственный руководитель аттестуемого, который коротко представляет своего подчиненного. Аттестационная комиссия рассматривает предоставленные материалы, заслушивает сообщение аттестуемого о его работе, задает необходимые вопросы.

Работа аттестуемого оценивается с учетом его личного  вклада в выполнение планов подразделения, квалификации и исполнения им должностных  обязанностей. На основе этих данных аттестационная комиссия открытым голосованием дает одну из следующих оценок деятельности работника:

• соответствует занимаемой должности;

• соответствует занимаемой должности при условии улучшения  работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через  год;

• не соответствует занимаемой должности.

Как показывает опыт, на практике из-за преобладания формального подхода  возможности аттестации используются далеко не в полной мере. Низкая отдача от аттестации персонала приводит к  тому, что во многих организациях ее проведение откладывается годами.

Сегодня назрела необходимость  изменения приоритетов при проведении аттестации. Не отказываясь от определения  в ходе аттестации степени соответствия работников занимаемой должности, все  более актуальным становится использование  этой процедуры для выявления  проблем и препятствий, снижающих  отдачу от работников, и определения  путей более эффективного управления персоналом организации.

Организация аттестации работников

Организация аттестации работников проходит в три этапа:

1. Подготовка к проведению  аттестации.

2. Проведение аттестации.

3. Подведение итогов аттестации.

Содержание работы на каждом этапе имеет свою специфику, которая  определяется задачами, решаемыми работниками, отвечающими за подготовку и проведение аттестации руководителей и специалистов.

Подготовка к проведению аттестации

На этапе подготовки к  проведению аттестации на первый план выходят следующие задачи:

• разработка положения о  проведении аттестации (или доработка  уже существующего положения  с учетом требований сегодняшнего дня);

• выбор методов и типовых  форм оценки исполнителей и самой  процедуры оценки;

• подготовка инструкций для  руководителей, проводящих аттестацию;

• подготовка инструкций, регламентирующих работу аттестационной

комиссии;

•подготовка и размножение  бланков, типовых форм, необходимых  для проведения аттестации;

• составление списка работников, подлежащих аттестации;

• формирование и утверждение  состава аттестационных комиссий;

• подготовка графика проведения аттестации;

• оповещение работников о  сроках проведения аттестации;

• обучение лиц, отвечающих за оценку персонала в ходе аттестации (руководителей и членов аттестационных комиссий).

Проведение аттестации требует  проведения ряда подготовительных мероприятий  и подготовки необходимого пакета документации.

Мероприятия

К подготовительным мероприятиям в первую очередь относится проведение руководством компании совещания для  постановки целей аттестации перед  членами аттестационных комиссий и  руководителями подразделений. Цели аттестации, приоритеты, которым следует придавать  наибольшее значение, процедура и  условия проведения аттестационных собеседований - это те вопросы, в  отношении которых у работников организации, участвующих в подготовке и проведении аттестации, должно быть общее понимание.

Другим важнейшим направлением подготовительной работы является проведение краткосрочного обучения для членов аттестационных комиссий и всех руководителей, так или иначе вовлеченных  в процесс подготовки и проведения аттестации. Содержание этого обучения определяется спецификой целей и  задач, которые предстоит решить в ходе аттестации. Это в первую очередь ознакомление с тем, в чем состоят основные цели аттестации, как правильно заполнять стандартные формы и бланки, как избежать наиболее типичных ошибок.

Документация

Всю документацию, используемую при аттестации персонала, можно  разделить на следующие группы:

• распорядительные (приказы, положения);

• методические (инструкции, рекомендации);

• организационные (утвержденные списки аттестуемых работников, графики  проведения аттестации);

• инструменты оценки (оценочные  формы, бланки для отчета аттестуемого и для подготовки отзыва непосредственного  руководителя на аттестуемого, аттестационные листы и др.).

Эффективность аттестации в значительной степени зависит  от качества документов, необходимых  для ее проведения, и от четкой регламентации  порядка хранения и анализа собранной  информации. Эту работу можно разбить  на четыре направления:

1. Подготовка или корректировка  положения о проведении аттестации  и его последующее утверждение.

2. Подготовка и подписание  приказа высшего руководства  о проведении аттестации. В приказе  должен быть указан руководитель (в ранге не ниже заместителя  первого руководителя организации), на которого возлагается руководство  проведением аттестации. Им может  быть заместитель первого руководителя  по кадрам или даже руководитель  кадровой службы.

3. Подготовка и утверждение  стандартных форм, которые будут  использоваться при проведении  аттестации:

• аттестационный лист;

• структура письменной характеристики на аттестуемого;

• бланк оценки рабочих  показателей и деловых качеств  аттестуемого;

• отчет аттестуемого о проделанной работе;

• план работы аттестуемого;

• заключение аттестационной комиссии;

• структура отчета аттестационных комиссий по итогам аттестации.

4. Определение порядка  обработки, анализа и хранения  информации, полученной в результате  проведения аттестации

Конкретная форма аттестационного  листа может быть разной в зависимости  от разработанных требований и профессиональной группы, к которой относятся работники, проходящие аттестацию.

Кадровая служба в ходе подготовки аттестации может подготовить  материалы в помощь сотруднику, проходящему  аттестацию, для разъяснения целей  и процедуры проведения аттестации.

Обучение лиц, принимающих  участие в оценке аттестуемых

При подготовке аттестации обязательно следует позаботиться об обучении работников, которые будут  отвечать за оценку персонала. Это две  категории работников: руководители и члены аттестационных комиссий. Эти люди должны иметь ясное представление  о целях и задачах аттестации, используемых методах и о возможных  трудностях и ошибках, связанных  с процессом оценки. Программа  обучения руководителей и специалистов, принимающих участие в процессе аттестации, включает следующие вопросы:

1. Рассмотрение общей стратегии  процесса оценки, целей и задач,  преследуемых в ходе аттестации  персонала. Выработка единого  подхода к процедуре оценки.

2. Знакомство с теми  методами оценки, которые используются  при проведении аттестации.

3. Разбор возможных проблем  и ошибок, возникающих в процессе  проведения аттестации, и возможных  путей их преодоления. Упор  делается на рассмотрение психологических  ошибок оценивания (эффект ореола, ошибки снисходительности, чрезмерной  строгости и т.п.).

Проведение аттестации

Проведение аттестации включает в себя как решение ряда организационных вопросов, так и  работу с информацией, поступающей  в аттестационную комиссию. В целом, можно выделить три крупных направления  работы:

1. Подготовка информации, которая позже будет представлена  в аттестационную комиссию. Работники,  подлежащие аттестации, их непосредственные  руководители или эксперты заполняют  необходимые стандартные формы.

2. Сбор и проверка  информации на аттестуемых для последующего предоставления аттестационной комиссии.

3. Проведение заседаний  аттестационной комиссии в соответствии  с установленным графиком и  подготовка заключений по каждому  аттестованному работнику.

Наибольшую сложность  представляет процесс проведения заседаний  аттестационной комиссии. Это связано  как с необходимостью обеспечения  должного уровня подготовки к заседаниям всех членов комиссии, так и с  обеспечением оптимального регламента проведения заседаний.

Регламент проведения заседания аттестационной комиссии часто предполагает представление  аттестуемого работника его непосредственным руководителем. После этого проводится обсуждение материалов, представленных на работника. Члены аттестационной комиссии задают работнику вопросы, выясняющие его деловой потенциал. В обязанности секретаря аттестационной комиссии входит протоколирование хода заседания. По итогам аттестации на каждого аттестуемого заполняется аттестационный лист и готовится заключение аттестационной комиссии.

Подведение итогов аттестации

К сожалению, многими  организациями этот наиболее важный этап при проведении аттестации рассматривается  как чистая формальность. При этом часто забывают, что весь смысл  оценки рабочих показателей специалистов и руководителей состоит в  том, чтобы выявить не только неиспользованные профессиональные возможности аттестованных, но и существующие в организации  в целом резервы повышения эффективности работы разных категорий персонала. Подведение итогов может включать в себя следующие шаги:

1. Подготовка отчетов  отдельных аттестационных комиссий  по итогам аттестации (в установленные  положением сроки).

2. Подготовка итогового  отчета по результатам аттестации (по организации в целом).

3. Подготовка и  утверждение: (а) кадровых (административных) решений на основании заключений  аттестационных комиссий, (б) комплексного  плана мероприятий, направленных  на повышение эффективности работы основных категорий персонала организации.

Характеристики  успешной аттестации

• Это составная  часть системы управления персоналом организации.

• Она не ограничивается лишь выяснением степени соответствия работников занимаемой должности.

• Среди важнейших  ее целей - выявление путей повышения  отдачи от людей, работающих в организации.

• Руководитель и  члены аттестационной комиссии действуют  скорее как советчики, консультанты, помощники, чем как прокуроры, выносящие  обвинение.

• Она нацелена скорее на то, чтобы выяснить, что  следует делать в будущем для  улучшения и повышения эффективности  работы, чем на то, что было сделано  плохо или неправильно в прошлом.

Потенциальные выгоды от проведения аттестации

Аттестация при  правильном ее проведении несет в  себе ряд потенциальных выгод как для организации, так и для аттестуемых работников. Но если в ходе аттестации будут допущены те или иные ошибки, то эти потенциальные выгоды не будут реализованы, и аттестация может не дать ожидаемых результатов.

Когда говорят о  необходимости проведения аттестации тех или иных категорий персонала, то исходят из того, что организация  извлечет из этого совершенно конкретные выгоды. В первую очередь можно  говорить о следующих трех группах эффектов, с которыми связано для организации успешное проведение аттестации.

Экономический эффект

• Снижение издержек, связанных с ошибками при расстановке  кадров, совершенствование кадровой структуры организации;

• Сокращение потерь, связанных с недостаточным контролем за работой ключевых категорий персонала;

• Своевременное  выявление и решение проблем, мешающих эффективной работе ключевых категорий персонала;

• Повышение ценности человеческих ресурсов организации;

• Повышение качества управления за счет установления с  помощью аттестации механизма обратных связей между руководством и ключевыми категориями персонала.

Развитие и более  полное использование потенциала ключевых категорий персонала

• Точное и своевременное  выявление потребности в обучении и организация обучения ключевых категорий персонала;