Шпаргалка по дисциплине "Деловые коммуникации"

 

Размытость текста и бесцельность составления официальных документов крайне негативно характеризуют компанию и исполнителя. Такой формализованный подход способен снизить авторитет организации среди партнеров и клиентов.

 

Ошибка 10. Документ не вызывает позитивного отклика. Официальные бумаги составляются с определенной целью: напомнить, утвердить, получить, пригласить, предупредить и так далее. Любая из этих целей обязана нести в своем ядре позитив и созидание. Если документ составлен в оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив.

 

Наука составлять дипломатичные и грамотные документы с заложенным нужным отправителю ответом постигается лишь на практике, с использованием знаний вежливых речевых модулей и средств выразительной стилистики.                                        

 

Несколько советов при составлении документов

 

Текст документа требует подготовки, разработки плана и структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть. Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути.

 

После того, как официальная бумага будет составлена, ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа.

 

Последняя проверка документа перед отправкой по назначению состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов.

 

Культура письменной деловой речи – часть общей культуры человека. Грамотные служебные документы – настоящее искусство, а «шедевры не создаются за пять минут» (Том Рон). Освоить навыки делового письма и составления официальных документов можно на практике, изучая чужой опыт, делая собственные погрешности. Автор статьи искренне надеется, что перечень наиболее частых ошибок оформления документации поможет их избежать всем читателям этой статьи.

Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и общения является интернет – ведь таким образом намного удобней и быстрее передать необходимую информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Садясь за компьютер, чтобы написать деловое письмо впервые, сразу возникает множество вопросов: как правильно начать и закончить письмо, в какой последовательности разместить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. И так, давайте рассмотрим структуру делового письма.

 

Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.

 

Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п.

 

Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма.

 

Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п.

 

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.

 

Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму.

 

По возможности электронные деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адрес и телефоны.

 

Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

7)КОМУНИКАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ. Психологические барьеры. Барьер первого впечатления, установки, отрицательных эмоций, характера, темперамента.

 

Факторы, которые снижают успешную коммуни¬кацию, называются коммуникативными барьерами. Эти барьеры различают как макробарьеры и микробарьеры. Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К ним относятся:

•   перегрузка информационных каналов и искажения информации;

•   потребность во все более сложной информации;

•   интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков.

Микробарьеры препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. Это:

•   отношение источника (отправителя) информациик получателю (адресату);

•   отношение адресата к источнику информации;

•   восприятие получателем смысла многозначных слов;

•   отсутствие обратной связи.

В связи со сказанным задачей менеджера является свести к минимуму потери и искажения смысла ин¬формации при движении ее по коммуникационным сетям.

Психологические барьеры в процессе общения

 

Под психологическими барьерами межличностного общения подразумеваются как осознаваемые, так и неосознаваемые трудности и препятствия (общепсихологического и социально-психологического характера), которые возникают между индивидами, вступающими друг с другом в психологический контакт.

 

Функции психологических барьеров:

 

а) психологическая защита (защита интересов, ценностей и автономии личности или общности);

 

б) стимулирующая (может выступать фактором развертывания внутреннего потенциала личности и общности за счет мобилизации их собственных ресурсов);

 

в) консервативная (“замораживание”, торможение духовного потенциала личности); при повышенной рефлексивности и чрезмерном самоанализе развивается замкнутость.

 

Необходимо различать барьеры в общении, порожденные самим этим процессом – процессом идентификации, стереотипизации, игры, и барьеры общения – барьеры личности или ее предметной деятельности, барьеры общности или барьеры психического состояния любого субъекта [5].

 

Барьеры личности и общности

 

1. Психическое состояние  личности, неадекватное требованиям  складывающейся ситуации (напряженность, эйфория). Причинами могут быть  особенности характера индивида.

 

2. Личность принадлежит  к общности, закрытой для других  общностей; в этом случае такая  особенность будет присуща многим  личностям этой общности.

 

по видам деятельности дифференцируются следующие барьеры деятельности [3]:

 

    коммуникативный  и познавательный;

    трудовой и управленческий;

    реактивный и  творческий;

    экономический  и политический;

    правовой и духовно-нравственный.

 

Барьеры взаимопонимания возникают на разных этапах взаимоотношений [1]. Иногда появлению нравственных или эмоциональных барьеров, препятствующих нормальным человеческим контактам, предшествуют годы знакомства или близких отношений. Но есть один барьер, который вырастает, как правило, при первом контакте – это эстетический барьер.

 

Первое впечатление о человеке складывается прежде всего по его внешнему виду, манере поведения, стилю одежды. Конечно, “провожают по уму”, но встречают все-таки “по одежке”. Внешность всегда многое определяла в отношении к человеку, особенно в кругу малознакомых людей. Уже в детском возрасте, начиная с 4-х лет, красивая внешность обеспечивает мальчикам и девочкам более высокую популярность среди сверстников. Эта тенденция сохраняется и в зрелом возрасте. Когда участникам психологического эксперимента предлагали по фотографиям оценить личные качества и предсказать судьбу тех, кто изображен на снимках, оказалось, что более красивым испытуемым чаще приписывали положительные качества и счастливую судьбу.

 

Интеллектуальный барьер. Американский психолог Н. Таллент выделил три типа интеллекта:

 

    вербальный – способность оперировать словами, символами, числами, идеями, логическими доводами;

    механический – способность воспринимать и понимать связи физических сил и элементов механизмов в практических ситуациях, быстро схватывать принципы машинных операций;

    социальный – способность понимать состояния других людей и предвидеть развитие различных социальных ситуаций. Социальный интеллект, по мнению Таллента, проявляется в чувстве такта, умении снискать расположение других людей и создать благоприятную атмосферу во взаимоотношениях с ними. Низкий уровень развития данного типа интеллекта вызывает постоянные проявления бестактности, трудности приспособления к социальному окружению, проблемы общения и одиночество.

 

Высокий уровень социального интеллекта необходим руководителям: это краеугольный камень человеческого взаимопонимания. Его недостаток нередко порождает парадоксальную ситуацию, когда большинство аудитории может счесть занудой и путаником весьма эрудированного и обстоятельно мыслящего оратора с ярко выраженным вербальным интеллектом. Это происходит потому, что человек с высокоразвитым умом теоретика не способен учесть неравномерность развития данного типа интеллекта у других людей.

Существует еще один барьер – эмоциональный. Чувства и эмоции людей всегда на стороне того, кто не жалеет сил и времени на реализацию целей, имеющих индивидуальный смысл и социальную ценность. Но что такое эмоции? И хороша или плоха высокая эмоциональность?

 

Отрицательные эмоции. Американский писатель У. Олджер заметил, что “люди часто заполняют гневом пробелы в своем рассудке”.

 

Неприятные эмоции ослабляют способность воспринимать и правильно оценивать даже самые веские и серьезные аргументы в пользу той или иной точки зрения. Но нельзя и принимать за чистую монету все, что сказано в эмоционально неуравновешенном состоянии. Постоянно страдающий человек кажется нам неприятным, а все, что с ним происходит – заслуженным.

 

Положительные эмоции. Казалось бы, здесь все обстоит иначе. Но у человека, находящегося в состоянии радостного возбуждения, снижается критичность, и это может привести: 1) к согласию с мнением, которое в обычных условиях неприемлемо; 2) поддержке человека, не вполне ее заслуживающего. Даже возвышенные чувства могут стать источником серьезных ошибок во взаимопонимании (например, феномен “розовых очков” у влюбленных).

 

Но положительные эмоции все-таки имеют плюсы, и значительные: повышается скорость мыслительных процессов, что способствует интеллектуальной активности; улучшаются коммуникативные возможности человека, делая его более приятным и желанным собеседником.

 

Но главное не уровень эмоциональности, а умение сопереживать – эмпатия – устойчивое свойство личности, способность переживания эмоциональных состояний другого человека как своих собственных. Это качество трудно воспитать, но так же трудно и разрушить. Часто у одного из близко общающихся людей это качество есть, а у другого – нет: один сочувствует, сопереживает, а другой благосклонно принимает, не считая нужным отвечать. Формула “не сошлись характерами” чаще всего означает, что достигнут предел понимания одним человеком непонимания его переживаний и интересов со стороны другого.

 

8. КИНЕСИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА КОМУНИКАЦИИ. Язык тела

Кинесические средства - зрительно воспринимаемые движения другого человека, выполняющие выразительно-регулятивную функцию в общении. К кинесике относятся выразительные движения, проявляющиеся в позе, жестах, мимике, взгляде, походке.

  Одним из признанных  знатоков психологии человеческого  общения является Аллан Пиз, автор методики обучения основам коммуникации. Понимать человека по его движениям, взглядам чрезвычайно важно, поскольку слова могут быть лживы, а движения, положения тела, выражения лица, зрительный контакт, если их сознательно не контролировать, никогда не солгут и выдадут всю информацию, которую человек не захочет передать посредством слов.

  Язык тела является  наиболее древней формой обмена  информацией между людьми. Доисторический  человек, не имевший словесного  языка, общался с окружавшими  его людьми с помощью невербального  языка. До сих пор люди продолжают использовать язык тела, хотя не всегда понимают это на уровне сознания, а потому не всегда придают значения этому языку.

  Информацию несут такие  движения, положения человеческого  тела, как поза, жест, походка, а также  мимика, визуальный контакт.

  Поза - это положение  человеческого тела, типичное для  данной культуры, элементарная единица  пространственного поведения человека. Общее количество различных устойчивых  положений, которые способно принять  человеческое тело, около тысячи. Поза наглядно показывает, как  данный человек воспринимает  свой статус по отношению к  статусу других присутствующих  лиц. Лица с более высоким статусом  принимают более непринужденные  позы, чем их подчиненные.

  Одним из первых  указал на роль позы человека  как одного из невербальных  средств общения психолог А. Шефлен. В дальнейших исследованиях, проведенных В.Шюбцем, было выявлено, что главное смысловое содержание позы состоит в размещении индивидом своего тела по отношению к собеседнику. Это размещение свидетельствует либо о закрытости, либо о расположенности к общению.