Шпаргалка по дисциплине "Деловые коммуникации"

 

В установлении и поддержании зрительного контакта самыми пренебрегаемыми частями зала являются галерка (последние ряды) и фланги (крайние места слева и справа). Именно оттуда раздаются самые каверзные вопросы. Именно там шелестят и кашляют. Почему? Мы не уделяем сидящим там достаточного внимания. Сектор обзора начинающего оратора составляет 30-35 градусов, опытного – 40-45. Таким образом, мы выхватываем глазами только центральную часть зала, с которой фактически и общаемся. Именно с сидящими там сохраняется прекрасный зрительный контакт в течение всего выступления. Именно там нас слушают. Именно там кивают и другими способами выражают согласие.

 

Как выбрать место для выступления таким образом, чтобы обеспечить возможность установления зрительного контакта со всем залом? Залы бывают разные, просто в метрах зал охарактеризовать трудно. Чаще всего они бывают прямоугольные. Выступающий, как правило, стоит с узкой стороны. Надо встать так, чтобы между оратором и крайними слева и справа зрителями в первом ряду образовался равносторонний треугольник. Именно равносторонний, а не просто равнобедренный. Это будет то самое идеальное расстояние. Это правило поможет вам и при других конфигурациях залов. Именно с этой точки зала лучше всего начать выступление. Начать, потому что в ходе выступления оратор будет перемещаться по сцене – подходить ближе, отходить дальше, смещаться то к левому, то к правому краю сцены.

 

Особое внимание следует уделять тем местам, откуда оратор получает сигналы утраты внимания: шевеление, шелест, шепот, храп. Внимание восстанавливается мгновенно. Общаясь с обделенными зрительным контактом, вы приобретаете вернейших союзников. Следует подойти ближе и сказать несколько фраз, обращенных, например, к правому краю. Задавая вопросы, необходимо жестом и взглядом показать ожидание ответа от сидящих и в последних рядах. Устанавливая и поддерживая зрительный контакт в ходе выступления, оратор держит в поле внимания эти группы риска. Ни в коем случае нельзя терять этого контакта. Оратор может переводить на мгновение взгляд в пол, на таблицу, которую демонстрирует, на свои руки. Но только на мгновение. Даже если он сбился, забыл текст, его бегающий взгляд тут же выдаст прокол. Если же оратор будет продолжать смотреть на аудиторию, это создаст впечатление задуманной паузы. И значение того, что он скажет после паузы, даже возрастет.

 

Таким образом, зрительный контакт необходим, ведь он выражает заботу о слушателе. Однако, следует заметить, что ничуть не лучше и пустой взгляд оратора, т.е. манера смотреть на людей, как в пустое пространство. Слушатель сразу замечает это. Наличие зрительного контакта с аудиторией вовсе не означает, что нужно все время стараться смотреть на всех и каждого. Можно создать впечатление зрительного контакта, если медленно переводить взгляд с одной части аудитории на другую. Это поможет аудитории избежать смущения, которое испытывают многие от упорного взгляда. С каждой новой фразой или с каждым наиболее значительным словом, оратор должен переводить взгляд от одной стены к другой. А вместе с этим иногда поворачивать голову и немного корпус. Но дело не в технических приемах, имеющих целью наладить контакт с аудиторией. Факт почти необъяснимый, но если оратор действительно обращается к людям, они это чувствуют.

 

В целом, когда аудитория незнакомая, то между выступающим и публикой часто возникает стена «официальности», недоверия, которое препятствует воздействию на слушателей. Лучше убрать эту стену сразу, хотя со временем она разрушается сама. Этому помогают следующие общие приемы:

 

а) доброжелательность, которая выражается в улыбке, доверительном тоне голоса;

 

б) естественность;

 

в) раскрепощенность;

 

г) разговорный стиль изложения;

 

д) свободные жесты и движения.

 

2 РЕЧЕВЫЕ ПРИЕМЫ УДЕРЖАНИЯ  ВНИМАНИЯ АУДИТОРИИ

 

Для современной ораторской речи является характерным сочетание логико-аналитических и эмоционально-образных языковых средств. Практика выступления лучших ораторов показывает, что сухое деловое выступление, сводимое к передаче "голой" информации современной, хорошо осведомленной аудитории, как правило, остается без внимания, а нередко вызывает скуку и даже раздражение. Как бы неинтересна была тема, внимание аудитории со временем притупляется. Его необходимо поддерживать с помощью следующих ораторских приемов:

 

• Вопросно-ответный прием: оратор ставит вопросы и сам на них отвечает, выдвигает возможные сомнения и возражения, выясняет их и приходит к определенным выводам;

 

• Переход от монолога к диалогу (полемике): позволяет приобщить к процессу обсуждения отдельных участников, активизировать тем самым их интерес;

 

• Прием создания проблемной ситуации: слушателям предлагается ситуация, вызывающая вопрос: "Почему?", что стимулирует их познавательную активность;

 

• Прием новизны информации, гипотез: заставляет аудиторию предполагать, размышлять;

 

• Опора на личный опыт, мнения, которые всегда интересны слушателям;

 

• Демонстрация практической значимости информации;

 

• Использование юмора (если он уместен): позволяет быстро завоевать аудиторию;

 

• Краткое отступление от темы: дает возможность слушателям "отдохнуть";

 

• Замедление с одновременным понижением силы голоса: способно привлечь внимание к ответственным местам выступления (прием "тихий голос");

 

• Прием градации – нарастание смысловой и эмоциональной значимости слова. Градация позволяет усилить, придать эмоциональную выразительность фразе, сформулированной мысли;

 

• Прием инверсии – речевой оборот, который как бы развертывает привычный, общепринятый ход мыслей и выражений на диаметрально противоположный;

 

• Прием апелляции к собственным мыслям.

 

Среди приемов ораторской речи, существенно повышающих ее эффективность и убедительность, следует особо выделить лексические приемы. Практически во всех руководствах по ораторскому искусству среди лексических приемов рекомендуется использовать так называемые тропы.

 

Тропы – это речевые обороты и отдельные слова, употребляемые в переносном значении, которые позволяют достичь необходимой эмоциональной выразительности и образности. К тропам относят сравнения, метафоры, эпитеты, гиперболы и т.д. Сравнение – один из наиболее часто используемых приемов, который обладает большой убеждающей силой, стимулирует у слушателей ассоциативное и образное мышление и тем самым позволяет оратору достичь желаемого эффекта.

 

Действенным средством поддержания внимания аудитории являются специальные слова и выражения, которые обеспечивают обратную связь. Это личные местоимения 1 и 2 лица (я, вы, мы, мы с вами), глаголы в 1 и 2 лице (попробуем понять, оговоримся, отметим, прошу вас, отметьте себе, подумайте, конкретизируем и др.), обращения (уважаемые коллеги), риторические вопросы.

Поза и мимика оратора.

 

10. Подготовка к презентации и психологические приемы поведения.

 

Самое худшее, что можно сделать, готовя презентацию, это - положиться на разумность и доброжелательность аудитории. Действительно, многие докладчики в глубине души считают, что достаточно написать на слайдах презентации нужные тексты. И тогда присутствующие, затаив дыхание, начнут вчитываться в эти тексты, или же так же затаив дыхание будут слушать докладчика читающего это текст.

Стоит помнить, что любой публичный доклад, любое публичное выступление - это всегда своеобразный поединок с аудиторией, сколько бы доброжелательно она ни была настроена с самого начала и как бы она ни стремилась поддерживать в ходе выступления.

Создание презентации состоит из трех основных этапов: планирование, разработка и репетиция презентации.

Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

Разработка презентации - методологические особенности подготовки слайдов презентации с использованием PowerPoint, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации. Заполнение слайдов информацией, причем уже в момент заполнения следует понимать, что в одном месте дано показать материал единым куском, а в другой - части материала должны будут появляться одна за другой, по мере необходимости. Для облегчения этой процедуры можно подготовить шаблоны, которые можно использовать для нарезки презентаций.

Репетиция презентации - это проверка и отладка созданного «изделия». Проходит проверка - насколько удачно «смонтирован» материал, насколько уместны переходы от слайда к слайду. В конце концов, менеджер как бы смотрит на себя со стороны и спрашивает себя - а насколько я и моя презентация эффективна, насколько можно достичь намеченной цели?

 

Планирование презентаций

Подготовка к презентации включает в себя 8 основных блоков (шагов):

1. Определение целей;

2. Сбор информации об аудитории;

3. Определение основной идеи презентации;

4. Подбор дополнительной информации.

5. Планирование вступления.

6. Создание структуры презентации.

7. Проверка логики подачи материала.

8. Подготовка заключения.

ЛОГИКА И ПЕРЕХОДЫ

Разработка логики подачи материала является важным шагом планирования презентации.

Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, необходимо продумать переходы:

• от вступления к основной части презентации;

• от одной основной идеи к другой;

• от одного слайда к другому;

Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой.

Обязательно надо продумать - каким образом следует давать аудитории понять, что Вы закончили обсуждение одного тезиса доклада и переходите к следующему.

Нужно помочь слушателям сформулировать для себя понимание того, как увязаны в выступлении эти части.

С помощью переходов создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за рассказом. Для обозначения перехода можно:

• Использовать короткие фразы;

• Найти привлекающее внимание высказывание;

• Привести актуальную статистику;

• Выдержать паузу;

 

 

СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ

При планировании презентации необходимо создать структуру основной части. Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что идеи будут понятны слушателям.

Типы логической последовательности:

• В хронологическом порядке;

• В порядке приоритета;

• В территориальном, специализирующем порядке;

• В тематической последовательности;

• Структурируя его по принципу «проблема-решение»;

ПОДГОТОВКА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

Подготовка яркого и запоминающегося заключения - последний, завершающий шаг планирования презентации. Хорошее заключение очень важно для успеха всей презентации.

Ключевые составляющие заключения:

• Яркое высказывание - переход к заключению;

• Повторение основных идей презентации;

• Подведение итогов;

• Короткое и запоминающееся высказывание в конце;

Заключение должно быть позитивным и уверенным. Надо избегать пяти «смертных грехов» заключения:

• Изменения стиля ведения презентации;

• Признания в том, что вы что-то забыли рассказать;

• Заключения без подведения итогов;

• Извинений;

• «Бессвязной» речи;

Типы заключений:

• Возвращение к теме вступления;

• Призыв к действиям;

• Рассказ о том, что последует за этой презентацией;

 

«ВАЖНОСТИ» при проведении презентации

 

1.Речь.

 

Рекомендуется НЕ рекомендуется

Используйте различную тональность и темп своих высказываний Использовать слова-паразиты типа «ээээ...», «вот», «как бы» и др.

Дышите «от диафрагмы» Понижать голос в конце каждого предложения

Если   Вы   хотите   подчеркнуть   какую-то мысль, говорите более эмоционально Повышать голос в конце каждого предложения

Изменяйте  интонацию  в   соответствии   со смыслом высказывания Проговаривать текст своей презентации в быстром темпе

Меняйте звуковой диапазон в зависимости от важности      или      доверительности      Вашего сообщения Использовать слова, которые Вы не можете произнести правильно

Делайте паузы:

При переходах

Перед ответом на вопрос

Для повышения выразительности

Чтобы        дать        аудитории        время

«переварить» сказанное

Вместо использования слов-паразитов Делать очень длинные высказывания, на которые не хватает запаса воздуха

 

 

«ВАЖНОСТИ» при проведении презентации

2.Жесты

 

Рекомендуется НЕ рекомендуется

Прежде чем начать выступление, встаньте на обе ноги Непродуманное движение: мелкие или      широкие      шаги      раскачивание туловищем

По    имеющемуся    пространству    следует двигаться целенаправленно Поворачиваться спиной к любой части аудитории

Для     усиления     смысла     высказывания, распределите вес тела на обе ноги Стоять неподвижно

Если Вы делаете жест рукой,   переместите вес тела Стоять, опираясь на одну ногу

Если   у   Вас   за   спиной   пустой   экран, начинайте    презентацию    в    центре    открытого пространства. Стоять перед экраном

Стойте слева от экрана Стоять      слишком      близко     к аудитории (как бы нависая над ней)

При показе слайдов слегка наклоните плечи в сторону аудитории 

Загораживать кому-то экран

Передвигайтесь в сторону аудитории и затем назад к экрану 

На несколько секунд опустите руки вдоль туловища Держать руки за спиной

Жест     должен     идти     «от     туловища». Например, жест правой рукой в левую сторону (через грудь) считается высокомерным, подобных жестов следует избегать Держать руки в карманах

Чаще разворачивайте кисти рук ладонями к аудитории Держать в    руках    посторонние предметы

Жест должен быть зафиксирован в течение двух секунд Повторять одни и те же движения

Жестикуляция        должна        подчеркивать ключевые позиции Вашего выступления Скрещивать руки на груди

Для            жестикуляции            используйте попеременно три зоны на различных уровнях:

Первая - от головы до талии