Шпаргалка по "Теории организации"

 

Понятие «информация» означает сообщение о чем-либо, передаваемое людьми, т. е. информация – это уменьшение неопределенности в результате получения  сообщений.

 

Неопределенность существует тогда, когда из-за неполноты информации необходим выбор из числа возможных  альтернатив.

 

При получении дополнительной информации у человека появляется возможность  определить, к чему приведет осуществление  тех или иных действий, увидеть  их конечный результат и на этой основе осуществить выбор наиболее рационального пути.

 

Учет требований закона информированности  при проектировании и формировании организации означает, что уровень  ее организованности будет выше тогда, когда заранее получена полная информация о характеристиках элементов  как потенциальных структурных  единицах системы и особенностях их поведения.

 

При сознательно проводимом системообразовании необходимо выделить в качестве исходного материала для последующих построений элементы внешней среды, а для этого – научиться различать их, сопоставлять и сортировать.

 

Большое значение имеет информация для обеспечения нормального  функционирования организации в  условиях возмущающих воздействий  как внешнего, так и внутреннего  порядка. Благодаря информационным процессам система способна осуществить  целесообразное взаимодействие с окружающими  условиями, координировать и субординировать отношения собственных компонентов, направлять их движение, равно как и движение себя самой к запрограммированной цели, несмотря на отклоняющие воздействия.

 

Способность системы воспринимать полезное и отсекать ненужное зависит  от степени информированности системы, от того, насколько богат зафиксированный  и хранящийся системой информации опыт решения проблемных ситуаций, связанных  с возмущающими воздействиями.

 

 

Чем разнообразнее, многостороннее опыт, а соответственно, информация, в которой этот опыт зафиксирован, тем устойчивее система.

 

Информация выполняет  в организации следующие задачи:

 

– выступает специфической  формой взаимосвязи, взаимодействия компонентов  и элементов системы, а также  системы в целом с окружающей средой;

 

– обслуживает все уровни, функции управления – от подготовки и принятия решений до подведения итогов его выполнения;

 

– содержит сведения о методах  и средствах управления, которые  нужно использовать для обеспечения  эффективного функционирования системы, достижения поставленных целей;

 

– является непосредственной причиной, определяющей выбор системой того или иного варианта поведения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.

20. ЗАКОН ЕДИНСТВА АНАЛИЗА  И СИНТЕЗА 

 

Чтобы привести элементы в  систему в соответствии с заданной целью, необходимо отыскать определенную совокупность элементов, раскрыть их функциональные свойства, определить рациональные формы  и методы их объединения.

 

Решение этих задач представляет собой специфическую форму человеческой деятельности, существенно отличающуюся от процесса создания материального  продукта и осуществляемую путем  организации.

 

Организация системы представляет собой сложный и многообразный  процесс, характеризующийся определенными  особенностями. При образовании  любой системы, во-первых, претерпевают изменения связи между элементами. Каждый элемент при этом функционально обогащается. Во-вторых, предполагается структурное преобразование частей системы, ограничение одних взаимосвязей и расширение других.

 

Закон единства анализа и  синтеза состоит в том, что  процессы соединения, универсализации  дополняются противоположными процессами разделения и специализации. Если сложную  систему разложить на составляющие части, то могут быть получены исходные элементы для образования новых  систем.

 

Всякая вновь образованная система есть комбинация элементов, входивших или входящих в другие системы.

 

Использование закона единства анализа и синтеза предполагает выбор признаков или оснований  вначале для деления, а затем  для соединения в новые классы. При этом следует установить сравнительные  плюсы и минусы допустимых вариантов, как разделения, так и соединения, а также их влияние на результаты деятельности. Закон единства анализа  и синтеза проявляется всякий раз тогда, когда решается вопрос о том, что и от чего следует  отсоединить и что и к чему присоединить. Строгое следование закону предполагает:

 

а) системный анализ признаков, как для разъединения, так и  для соединения;

 

б) сопоставление их сравнительных  преимуществ и недостатков;

 

в) определение, препятствий, как для разъединения, так и  для соединения, выбор наиболее эффективных  для прикладных целей организаторской  деятельности признаков.

 

Успех и значение анализа  состоит не только в том, что сложное  целое расчленяется на все менее  сложны части, а в том, что, будучи при помощи синтеза снова соединены  надлежащим образом, эти части снова  образуют единое целое, причем такое  целое, которое обладает совершенно новыми свойствами, которых не было у предыдущей системы, а также  нет ни у одной из частей системы  в отдельности. То есть задача синтеза при объединении частей состоит в том, чтобы создать нечто качественно новое, такое, чего не было и не могло быть без этого объединения и что отвечает поставленным перед организатором задачам.

 

Развитие систем ведет  к росту разнообразия, что усложняет  управление. Преодоление усложнения требует дальнейшего разъединения с последующим соединением.

 

Причем если новые специализированные классы выделяются не по прежнему классификационному признаку, то дифференциация проявляется  уже не в увеличении числа градаций внутри одного признака, а в росте  числа самих классификационных  признаков. Это позволяет на этапе  агрегирования создавать новые, ранее неизвестные структуры  со свойствами, позволяющими решать задачи организации более эффективно и  рационально.

21. ЗАКОН КОМПОЗИЦИИ И  ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ 

 

Организация представляет собой  результат действия противоречивых сил, соотношение которых систематически меняется.

 

Когда силы устанавливаются  равномерно и на них не действуют  ни внутренние, ни внешние возмущения, элементы системы находятся в  равновесии, и уровень организованности достигает наивысшего предела.

 

Это и есть состояние упорядоченности  наивысшей организованности.

 

С точки зрения предприятия  это означает, что элементы, его  образующие, соответствуют характеру  и объемам выпускаемой продукции, технический уровень и применяемая  технология соответствуют уровню научно-технического прогресса, производительность труда  – техническому уровню предприятия  и численности занятых.

 

Следовательно, упорядоченность  как выражение уровня организованности – результат равновесного состояния  элементов системы.

 

Закон пропорциональности определяет зависимость между организованностью  системы и тем, что между каждым из входящих в нее видов элементов, самими элементами и между характеристиками элементов существуют определенные количественные и качественные соотношения.

 

Законом пропорциональности определяется такая соразмерность  частей, объединяемых в целом, при  которой достигается эффект синергии.

 

Требованием закона является приведение в соответствие одной  части при изменении размера  или характеристики другой, сопряженной  части.

 

Для производственных систем это означает необходимость если не одновременного, то взаимосвязанного решения вопросов структуры производства, производственной и управленческих структур, поскольку изменения в  одной из них влияют на остальные.

 

Диспропорции в структуре  управления влекут за собой потерю управляемости.

 

Однако вопреки представлению  о пропорциональности исходные пропорции  могут и должны нарушаться, когда  по мере роста организации на разных этапах развития возникают новые  приоритеты, требующие перераспределения  ресурсов для их концентрирования в  новых точках роста.

 

Всякая система динамична, и ее элементы находятся в функциональном состоянии. Как качественные, так  и количественные соотношения постоянно  меняются, поэтому уровень упорядоченности  не может оставаться неизменным.

 

Если возмущения, противоречащие сложившемуся внутреннему порядку, будут продолжать действовать с  нарастающей силой, равновесие между  элементами, сложившееся ранее, утратится, а вместе с этим исчезнет и внутренняя устойчивость системы.

 

Равновесие – понятие  емкое. В данном случае прежде всего имеется в виду функциональная пропорциональность, т. е. соотносительность выполняемых работ каждым элементом системы.

 

Например, организация производства предусматривает определенное число  цехов, необходимых для производства продукции, соответствующее технологическое  оборудование, уровень научно-технического прогресса, транспортные средства, энергетические мощности и т. д.

 

Если такого соответствия не будет, не будет и равновесия в  производственной системе, окажется недостаточным  требуемый, уровень организованности.

22. ЗАКОНЫ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ 

 

Каждая организация представляет собой маленькое общество со своим  населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией.

 

Она имеет свою историю, культуру, технологию и персонал.

 

Основной элемент социальной организации – человек.

 

Между людьми в организации  возникают многообразные отношения, строящиеся на различных уровнях  симпатии, престижа и лидерства.

 

Большая часть этих отношений  стандартизована в виде кодексов, правил и норм.

 

Однако многие нюансы организационных  отношений не отражены в нормативных  документах либо в силу своей новизны, либо в силу сложности, либо в силу нецелесообразности.

 

Существуют следующие  принципы организации людей:

 

– для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой. Очень большой объем  работы может сразу напугать работника, и вместо мобилизующего фактора  вступит тормозящий. Малый объем  работы заставляет человека искать предмет  приложения своих ресурсов, что не всегда идет на пользу организации. Найти  оптимальный объем работы для  каждого человека можно с помощью  тестирования либо с помощью специалистов консультационных фирм;

 

– процессы восприятия и  упоминания необходимо приближать к  процессу мышления;

 

– для эффективного осмысления нового необходимо иметь больше знаний по данной тематике. Руководитель любой  организации не должен скупиться  на повышение квалификации своих  наиболее перспективных сотрудников, так как знания всегда дают наибольшую отдачу;

 

– любой человек видит  в тексте или слышит в беседе ту информацию, на которую он настроился и к которой приготовился. Руководитель организации должен заранее оповещать  своих работников о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Дополнительная информация, включенная в ходе проведения собрания, не запоминается;

 

– доходчивость сообщения  будет выше при использовании  нескольких форм подачи одной и той  же информации. При проведении собраний или совещаний руководитель должен использовать различные сочетания  форм подачи материала: слова и музыка; слова и плакаты; слова и образцы. Порядок служебных отношений  определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами, договоренностями и регламентами.

 

Порядок неформальных отношений  определяется чувствами людей друг к другу, симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.

 

Руководители большинства  организаций больше всего заботятся  о формализованной стороне отношений.

 

Они создают различную  нормативную документацию, полагая, что этим можно ограничить процесс  управления коммуникациями.

 

Однако неформальными  отношениями также необходимо управлять, чтобы добиться гармонии отношений  в организации.

23. ПРИНЦИПЫ СТАТИЧЕСКОЙ  И ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЙ 

 

Организация рассматривается  как социальная система, которая  реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Организация  как любая материальная система  проходит все этапы жизненного цикла  или их часть. Этапы можно объединить в две группы.

 

Статическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидации. Организацию, находящуюся в этой группе, называют статической. В такой  организации внутренние и внешние  отношения рассматриваются в  отрыве от их развития.

 

Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся  в данной группе, называют динамической. В такой организации преобладают  координирующие действия.

 

Принципы статической  и динамической организации.

 

Принципы приоритета:

 

– принцип приоритета цели: в системе «цель – задача –  функция» наивысший приоритет имеет  цель, затем задача и далее функция;

 

– принцип приоритета функций  над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором  задач, которые группируются по общности, и для этих групп формируется  набор функций;