Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

 

По данным таблицы 2.11 дебиторская задолженность значительно превышает кредиторскую, которая образовывается при несвоевременном расчете с подотчетными лицами по перерасходованным суммам. Так за исследуемый период дебиторская задолженность возросла, как по сумме на 72900 тыс.руб. так и по удельному весу на 18,07 %. Аналогично наблюдается её увеличение в доли оборотных активов (+7,79 %) и в валюте баланса (+3,02 %). 

 

       Рис. 2.7. Динамика задолженности расчетов с подотчетными лицами

 

При рассмотрении материалов аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными суммами» суммы дебиторской задолженности в течение квартала значительно выше остатка долга на конец, что говорит о несвоевременном принятии мер по её взысканию и вовлечению в оборот предприятия дополнительных средств. Для этого необходимо проведение помесячного анализа задолженности  за 2010 год, представим в таблице 2.12.

Таблица 2.12

Анализ состояния дебиторской  задолженности по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Дельта-Агро» за 2008-2010 г.г.(тыс.руб.)

Месяцы	2008 год	2009 год	2010 год	Отклонение 2010г к		Динамика
				2008 г.	2009г.
1	2	3	4	5	6	7
Январь	6650	19357	54625	+47975	+35268	8,23.
Февраль	10425	24582	59784	+49359	+35202	5,73
Март	5635	20354	28126	+7802	+22491	4,99
Апрель	9347	27852	62385	+53038	+32617	5,54
Май	11257	29768	68972	+57715	+39204	6,13
Июнь	5263	28567	36321	+31058	+7754	6,90
Июль	14635	32564	75455	+60820	+42891	5,16
Август	15675	36825	79354	+63679	+42529	5,06
Сентябрь	10125	30452	41325	+31200	+10873	4,08
Октябрь	15825	46325	84765	+68940	+38440	5,36
Ноябрь	17350	49826	95324	+77974	+45498	5,49
Декабрь	12352	41863	79755	+67403	+37892	6,46

 

 По материалам таблицы 2.12 наблюдается неравномерность задолженности по расчетам с подотчетными лицами, которая возросла за 2008-2010 гг. на 67403 тыс. руб.  Её увеличение в четвертом квартале и на конец года произошло за счет восстановительных работ на вновь приобретенном Филоновском элеваторе. Динамика задолженности за 2010 год отражена на рисунке 2.8.

 

 

 Рис. 2.8. Динамика дебиторской задолженности ОАО «Дельта-Агро» за 2010 год

 

 

В ходе анализа дебиторской  задолженности расчетов с подотчетными лицами рассчитаем следующие показатели, представленные в таблице 2.13.

Таблица 2.13

Оценка показателей  качества дебиторской задолженности  расчетов с подотчетными лицами ОАО  «Дельта-Агро» за 2008-2010 гг.

№п	Название показателя	2008 год	2009 год	2010 год	Отклонение 2010г к		Динамика
					2008 г.	2009 г.
1	2	3	4	5	6	7	8
1	Оборачиваемость задолженности (обор.)	35,9071	22,0872	10,2453	-22,6618	-11,8419	0,2853
2	Оборачиваемость задолженности (в днях)	10,0259	16,2991	35,1381	+25,1122	+18,8390	3,5047
3	Доля задолженности в  текущих активах	3,4543	7,2535	11,2402	+7,7859	+3,9867	3,2539
4	Доля сомнительной задолженности	0,1295	0,2293	0,1592	+0,0297	-0,0701	1,2293
5	Удельный вес задол-ти в объеме реализации	3,6207	6,9919	12,8016	+9,1809	+5,8097	3,5357

 

Материалы таблицы 2.13 показывают, что увеличение оборачиваемости в днях (+25) отрицательный момент в деле управления задолженностью на предприятии, что ведет к сокращению платежных средств. Дополнительно, сопоставим оборачиваемость задолженности в днях и оборотах (табл. 2.14).

Таблица 2.14

Сравнительный анализ задолженности  по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Дельта-Агро» за 2008-2010 гг.

Наименование показателя	2008 год		2009 год		2010 год
	дебитор	кредит	дебитор	кредит	дебитор	кредит
1	2	3	4	5	6	7
1.Темп роста, %	185,74	200,0	338,92	600,0	190,51	132,29
2.Оборачиваемость в оборотах	35,9071	22429	22,0872	10692	10,2453	5587
3.Оборачиваемость в днях	10,0259	0,0127	16,2991	0,0337	35,1381	0,0644

 

В заключении, ОАО «Дельта-Агро» - это прибыльное, высокорентабельное, платежеспособное предприятие и имеет устойчивое финансовое положение. Учет расчетов по подотчетным суммам ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», без применения управленческого учета. Сверки проводятся только на момент сдачи годовой отчетности, а проведенные в течение года должным образом не оформляются. На предприятии не организовано проведение качественного и количественного анализа задолженности подотчетных сумм.

 

2.4 Направления совершенствования бухгалтерского учета и анализа расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро»

 

В бухгалтерском учете  расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто, между тем действующая  законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления налогов по ним.

 В то же время  широкое использование наличных  денежных средств для расчетов  между юридическими лицами (и  торговыми организациями) может создать благоприятные предпосылки для злоупотреблений.

Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц,  социальному налогу и взносам от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Исключением, для исследуемого предприятия, составляет налог на прибыль, в части прибыли от сельскохозяйственной продукции, облагаемой по ставке 0 %.

Поэтому на предприятии  необходимо наладить организацию бухгалтерского учета, который обеспечит контроль за порядком выдачи средств под отчет, правильностью списания и своевременностью возврата в кассу неизрасходованных денежных авансов.

Рассмотрев организацию  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро», следует отметить, что в основе способов учета заложен принцип сближения бухгалтерского и налогового учета. Управленческий производственный учет детализации расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро» ограничен только ведением аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных лиц, с применением субконто, по видам выращивания.

При организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, требующих детализацию учетного процесса в связи с разбросанностью производств в трех районах области в ОАО «Дельта-Агро», необходимо изменить принцип выбора способов учета, поставив:

- на первое место управленческую производственную информацию;

- на второе место учет для  финансовой отчетности;

- на третье место учет для налоговой отчетности.

Порядок организации  бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами, требующих  детализации, в соответствии с Концепцией развития бухгалтерского учета и  отчетности в Российской Федерации  на среднесрочную перспективу  (одобрена призом Минфина РФ № 180 от 01.07.2008),  должен строиться  как единая система учета и отчетности включающая также статистический и оперативно-технический учет и основанная на первичном учете как источнике данных для последующего накапливания, систематизации и обобщения их в соответствии с задачами, требованиями и методологией каждого вида учета.

В ОАО «Дельта-Агро»  разбросанность производств до 150 км, не позволяет сотрудникам после  каждой суммы, взятой под отчет, приезжать  в централизованную бухгалтерию г. Михайловки и отчитываться. Лица, получившие целевые авансы под отчет не всегда компетентны и допускают ошибки при составлении авансовых отчетов. Бухгалтер предприятия, Сердюкова Н.А. не знает лично всех работников на периферии, которые берут деньги подотчет, но кроме того, многие сотрудники в разных районах имеют одинаковые фамилии  и схожие инициалы. Все выше изложенное зачастую приводит к путанице и тратится много времени для устранения  неточностей и ошибок в разноске.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не детализирует информацию, как по структурным подразделениям, в разрезе видов расходования подотчетных сумм, так и в целом по предприятию.

Для этого проведем исследование, на основании  аналитического учетного материала по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по субконто, разложив все расходы в разрезе элементов производственного процесса и по направлениям расходования. Кроме этого, материалами исследования явились журналы-ордера по счетам 20 «Основное производство» 25 «Общецеховые расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и бухгалтерские проводки.

Данное исследование представим в виде таблице, по видам производственного процесса, объединим их в шесть элементов и отобразим на таблице 2.15.

Таблица 2.15

Детализация аналитического учета использования подотчетных  сумм в ОАО «Дельта-Агро» за 2010 год

Виды  расходов подотчетных сумм	В С Е Г О	Сегменты использования  подотчетных сумм
		Аппарат управления	Карагичевское отделение	Руднянское отделение	Новоаннинское отделени	Филоновский элеватор	Автотранспорт
1	2	3	4	5	6	7	8
Командировочные расходы	265300	137543	37	24	35	75311	52350
- расходы на проезд	33956	28450	30	19	21	5420	16
- по найму жилья	33772	31650	-	-	4	2110	8
- суточные	52908	18570	-	-	3	1585	32750
- прочие расходы	144664	58873	7	5	7	66196	19576
Хозяйственные расходы	286800	65342	35311	24714	45473	77640	38320
- приобретение материалов	104110	18540	7416	4540	13233	55125	5256
- приобретение ГСМ  и запчастей	97788	16543	18214	12345	19645	3456	27585
- оплата работ и  услуг	38895	13540	1710	2113	4320	12650	4562
- прочие расходы	46007	16719	7971	5716	8275	6409	917
Представительские расходы	96150	77943		5620		12587
ИТОГО ЗА ГОД	648250	280828	35348	30358	45508	165538	90670
Удельный вес, %	100,0	43,32	5,45	4,68	7,02	25,54	13,99