Бухгалтерский учет и анализ расчетов с подотчетными лицами

 

Материалы таблицы 2.15 отражают, что в разрезе шести элементов производственного процесса выращивания сельскохозяйственной продукции значительный удельный вес использования подотчетных сумм приходится на аппарат управления (43 %) и восстанавливающийся вновь приобретенный Филоновский элеватор (25,5 %). При этом, следует отметить, что аппарат управления на предприятии значителен и подотчетными суммами пользуются сотрудники разных служб. Так же были исследованы материалы аналитического учета по видам производимых расходов, в части хозяйственных и командировочных расходов, которые все имеют место на предприятии. Для наглядности материалы исследования представим на рисунке 2.9.

 Рис. 2.9. Расходование подотчетных сумм по элементам производственного процесса

 

В связи с выше изложенным, предлагаю на предприятии в качестве рекомендаций по совершенствованию  организации аналитического учета  для принятия управленческих решений  внести изменения в учетную политику предприятия для целей бухгалтерского учета об открытии к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» субсчетов для детализации учетного процесса по шести элементам сельскохозяйственного производства в ОАО «Дельта-Агро» следующего обозначения:

- 71-10 (перфис АУ) «Расчеты с подотчетными лицами аппарата управления»;

- 71-20 (перфис АТ) «Расчеты с подотчетными лицами автотранспорта»;

- 71-30 (перфис КО) «Расчеты с подотчетными лицами Карагичевского отделения»;

- 71-40 (перфис РО) «Расчеты с подотчетными лицами Руднянского отделения»;

- 71-50 (перфис НО) «Расчеты с подотчетными лицами Новоаннинского отделения»;

-  71-60 (перфис ФЭ) «Расчеты с подотчетными лицами Филоновского  элеватора».

Совершенствование организации  аналитического учета расчетов с подотчетными лицами должно затрагивать не только систему бухгалтерского учета расчетных операций, но от этого зависит сокращение дебиторской задолженности, улучшение платежеспособности и вовлечение дополнительных средств в производственно-финансовый цикл предприятия. Надлежащая организация  управленческого учета и системы контроля окажут положительное влияние на результаты деятельности ОАО «Дельта-Агро» и предотвратят допущение бесхозяйственных потерь из-за своевременного принятия управленческих решений.

Практическая значимость данных рекомендаций определена тем, что раскрытие информации о расчетах с подотчетными лицами, а именно о наличии дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе видов производственного процесса будет полезна пользователям отчетности, как руководству предприятия, так и инвесторам, где будет раскрыта информация о суммах имеющейся задолженности и принятии мер по её взысканию.

Для обеспечения текущего контроля за расчетами с подотчетными лицами, руководству ОАО «Дельта-Агро»  недостаточно данных бухгалтерского аналитического учета для своевременного принятия управленческих решений.

 Поэтому, помимо деления аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по элементам производственного процесса, необходимо усовершенствовать и разработать внутренний аналитический регистр учета, чтобы наглядно видеть данные задолженности не только  по видам производственного процесса, но и по предприятию в целом.

Внутренний регистр  аналитического учета будет формироваться  в бухгалтерской программе 1 С: Бухгалтерия, сначала по каждому месяцу квартала, затем на квартал (с помесячным разделением), чтобы своевременно принимать эффективные меры по устранению задолженности, для чего будет обязывать подпись об ознакомлении руководителя производственного подразделения. Внутренний регистр будет формироваться бухгалтером и представляться главному бухгалтеру для контроля, с целью принятия мер.

В качестве совершенствования рекомендую применять внутренний аналитический регистр учета, представленный в таблице 2.16.

Таблица 2.16.

Внутренний аналитический  регистр учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ОАО  «Дельта-Агро» по периодам

Элементы производственного процесса	1месяц квартала		2 месяц квартала		3 месяц квартала		Итого за квартал		Подпись руководителя подразделения
	Задолженность по расчетам с подотчетными лицами
	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская	дебиторская	кредиторская
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Аппарат управления  (71/10)
- руководители
-служба главного  инженера
- служба главного  агронома
- служба главного  бухгалтера
- служба энергетика
- юридическая  служба
- служба маркетинга
- хозяйственная  служба
- прочие специалисты
Карагичевское отделение  (71/30)
Руднянское  отделение  (71/40)
Новоаннинское отделение (71/50)
Филоновский элеватор (71/60)
Автотранспорт (71/20)
Итого по предприятию
в т.ч. просроченная

 

Итоговые данные внутреннего  аналитического регистра будут источником информации для контроля и своевременного принятия эффективных управленческих решений по устранению как дебиторской, так и кредиторской задолженности. А так как половина всех расчетов приходится на аппарат управления, то в целях дополнительного контроля информацию следует детализировать в разрезе служб, под роспись ответственных ведущих специалистов в гр.10.

Для поддержания корпоративного духа в коллективе, будет выделена задолженность по подотчетным суммам пяти ведущих руководителей. Это дополнение повысит ответственность руководящих сотрудников аппарата управления, и что приведет к значительному сокращению задолженности по денежным средствам, взятым  в подотчет.

Внутренние квартальные  аналитические регистры могут быть использованы  для проведения анализа расчетов с подотчетными лицами, как внутри отчетного периода (полугодие, 9 месяцев), так и по итогам года и в сравнении с предыдущими периодами.

Все выше изложенные предложения  необходимы непосредственно для внутреннего контроля за ведением бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами и своевременного выявления ошибок и неточностей в расчетах и учете, так как эти данные влияют на налогообложение и формирование результативности деятельности предприятия.

При проведении плановой аудиторской проверки имели место  выявления недостатков в учете  и анализе расчетов с подотчетными лицами:

- неправильное оформление  авансовых отчетов – неполный  комплект документов;

- несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним;

- отсутствие смет представительных  расходов, утвержденных директором;

- выдача в подотчет  денежных средств под отчет  лицам, не отчитавшимся за ранее  взятые суммы.

 В целях предотвращения  в дальнейшем причин возникновения  нарушений учета расчетов с  подотчетными лицами, ОАО «Дельта-Агро»  необходимо ужесточить контроль  за соблюдение кассовой дисциплины  и организацией  учетного процесса  данного участка, это возможно обеспечить с введением на предприятии управленческого учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами в разрезе элементов производственного процесса.

Управление дебиторской задолженностью расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро» предполагает, прежде всего, контроль за оборачиваемостью средств в расчетах. При проведении анализа расчетов с подотчетными лицами следует большее значение уделять не суммам,  выданным сотрудникам под отчет на основании определенных требований выполнения задания руководителя (командировка, хозяйственные или представительские расходы), а наличию задолженности. Дебиторская задолженность отражает выдачу сумм подотчет, а задание не выполнено. Это может способствовать и злоупотреблениям со стороны подотчетных лиц. Кредиторская задолженность отражает неверно проведенный расчет необходимых средств, что приводит работника к необходимости воспользоваться собственными средствами. Здесь следует обращать внимание о недопустимости приложения к авансовому отчету фиктивных документов о не имевших место расходах.

С учетом выше изложенного  следует, что анализу задолженности  по расчетам  с подотчетными лицами в ОАО «Делта-Агро» следует  уделять должное внимание, которое  обеспечит дополнительный действенный  контроль за подотчетными лицами и за выданные им суммы под отчет.

На исследуемом предприятии  анализ задолженности не проводится, соответственно аналитические таблицы  не формируются, что не дает возможности  обеспечить контроль за расходованием  подотчетных сумм.

С учетом выше изложенного, в качестве  рекомендаций по обеспечению контроля за расчетами с подотчетными лицами рекомендую проведение следующих направлений анализа задолженности.

В предыдущем разделе, по направлениям совершенствования аналитического учета, было рекомендовано поквартальное формирование  «Внутреннего аналитического регистра учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».  В основу проведения анализа задолженности по расчетами с подотчетными  лицами будет взят этот регистр.

Во-первых, по итогам отчетного  квартала, на основании данных управленческого аналитического учета будут внесены данные и представится возможность проанализировать удельный вес и динамику каждого вида задолженности за квартал. (Приложение 19).

Во-вторых,  на основании  квартальных анализов, возможно выполнение анализа задолженности по итогам отчетного года, с формированием следующей формы (табл. 2.17).

Таблица 2.17

Анализ состояния  задолженности по расчетам с подотчетными лицами в ОАО «Дельта-Агро» за год

Элементы производственного процесса

Отчетные периоды текущего года

Прошлый год

Динамика

I квартал

II квартал

III квартал

IV квартал

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторская

кредиторская

дебиторской

кредиторской

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Аппарат управления

Карагичевское отделение

Руднянское  отделение

Новоаннинское отделение

Филоновский элеватор

Автотранспорт

ИТОГО ПО ПРЕДПРИЯТИЮ

в т.ч. просроченная

 

Материалы таблицы 2.19 дадут оценку задолженности дебиторской и кредиторской в разрезе кварталов и по итогам года в разрезе элементов производственного процесса, но и отразят её в динамике за отчетный год и сопоставят данными предыдущего года. Этим анализом будет обеспечен контроль за её состоянием и при необходимости будут своевременно приняты управленческие решения по устранению негативных фактов. Для наглядности эти материалы могут отражаться не только в выше представленной таблице, но и с использованием диаграмм, что позволяет бухгалтерская программ 1С : Бухгалтерия.

Следующим направлением совершенствования анализа дебиторской  задолженности по расчетам с подотчетными лицами, которая занимает значительный удельный вес по сравнению с кредиторской, будет распределение её по срокам давности. Отправной точкой определения срока давности будет срок, когда сотрудник должен представить авансовый отчет об использовании сумм, выданных в подотчет. Количество и продолжительность используемых промежутков предприятие может устанавливать самостоятельно.

На основании хозяйственной  деятельности, элементов производственных процессов и текущего состояния  дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, порекомендовала  руководству ОАО «Дельта-Агро» рассматривать общую задолженность по срокам погашения: до одного месяца, с подразделением срока возврата (наступил или нет), от одного до трех месяцев, от трех до шести и т.п.

На основании данных аналитической информации управленческого учета, составить таблицу, где дебиторская задолженность будет классифицироваться по срокам образования, которая послужит средством контроля и позволит представлять четкую картину состояния расчетов с дебиторами  по средствам, выданным под отчет и при необходимости своевременно принимать управленческие решения по недопущению просроченных  и нереальных ко взысканию сумм  в ОАО «Дельта-Агро».

Оценка расчетов с  подотчетными лицами по полученным денежным средствам  будет проводиться  с выполнением типичного анализа дебиторской задолженности в ОАО «Дельта-Агро». Анализ будет формироваться в бухгалтерской программе 1 С: Бухгалтерия, на необходимый период времени и выглядеть следующим образом, представленный в таблице 2.18.

Таблица 2.18

Анализ дебиторской  задолженности расчетов с подотчетными лицами по срокам давности в ОАО «Дельта-Агро»

Элементы производственного  процесса	на начало отчетного  периода	на конец  отчетного периода	В том числе по срокам образования
			до 1 мес.  срок  возврата не наступил	до 1 мес. истек срок возврата	от 1 месяца  до 3-х месяцев	от 3-х до 6-ти месяцев	от 6-ти до 12-ти месяцев	Свыше 12  месяцев
Аппарат управления
Карагичевское отделение
Руднянское  отделение
Новоаннинское отделение
Филоновский элеватор
Автотранспорт
ИТОГО ПО ПРЕДПРИЯТИЮ
в т.ч. просроченная