Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Рациональная организация контроля состояния расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг в заданном ассортименте и качестве, повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния организации. 

 

2.2 Сущность и классификация форм контроля

 

Контроль является  широко распространённым объективным явлением в экономической жизни общества. Он тесно связан с другими явлениями, поэтому не всегда обнаруживается его важная роль во всех без исключения процессах управления производством. Для понимания  действительной роли контроля необходимо качественное обособление и самостоятельный анализ этой сферы практики управления.

Характерной особенностью контроля как функции управления является его продолжительность. Он осуществляется в течение всего времени, на всех стадиях практической реализации управленческого решения. Его основное содержание состоит: во-первых, в предупреждении незаконных и неэкономических с точки зрения интересов общества хозяйственных и финансовых операций на начальной стадии принятия управленческого решения; во-вторых, в выявлении нарушений нормального хода хозяйственной деятельности, установлении их причин; в третьих, в обобщении передового опыта хозяйственной деятельности.

Контроль, как способ обратной связи может быть эффективным только в случае получения и эффективного использования достоверной и своевременной информации о состоянии всей управляемой системы, определении того, всё ли в этой системе осуществляется в соответствии с намеченными целями и принципами, полученными указаниями и распоряжениями руководства, действующим законодательством. Контроль  выявляет отклонения от принятых и утверждённых правил, процедур, законоположений, также он определяет причины этих отклонений, конкретизирует их по степени участия в них должностных лиц, деятельность которых подвержена проверке.

Важное условие рациональной организации контроля – разработка его научно обоснованной классификации в зависимости от того, какие органы осуществляют контроль и какие вопросы контролируются.

В зависимости от организационной формы различают следующие виды контроля:

• государственный (вневедомственный);
• ведомственный;
• аудиторский;
• внутрихозяйственный;
• общественный.

Вневедомственный контроль – контроль, осуществляемый органами государственной власти и управления, административными органами, за деятельностью прямо не подчинённых им организаций  независимо от формы собственности и выводов деятельности. Органами государственного (вневедомственного) контроля являются: Совет Республики, Палату представителей, Совет Министров Республики Беларусь, правоохранительные и судебные органы, Комитет государственного контроля Республики Беларусь, Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь и другие.

Ведомственный контроль – контроль, осуществляемый министерствами (ведомствами), ассоциациями, концернами и другими вышестоящими органами управления за деятельностью прямо подчинённых им организаций.

Аудиторский контроль – контроль, осуществляемый независимыми специализированными аудиторскими организациями или аудиторами с целью выражения независимого мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Внутрихозяйственный контроль – самостоятельная функция управления внутри предприятия, отличается глубиной и точностью, поскольку осуществляется там, где находится центр тяжести управления. Субъектами этого вида контроля являются финансовая, бухгалтерская, юридическая и другие функциональные службы предприятий и организаций в пределах определённых полномочий и имеющееся компетенции.

Общественный контроль – контроль, осуществляемый различными представителями общественных организаций (профсоюзы, общество защиты прав потребителей).

По целевой направленности государственный контроль делиться на:

- общегосударственный;

- отраслевой;

- специальный.

 Общегосударственный контроль  осуществляется в масштабах Республики  Беларусь органами государственной  власти и центральными органами  управления.

Отраслевой контроль способствует эффективному развитию отдельных отраслей экономики и заключается в выявлении резервов, повышении производительности труда, улучшению качества работы и развития научно-технического прогресса в отрасли.

Специальный контроль возложен на специализированные инспекции, которые осуществляют проверку соблюдения установленного порядка организации хозяйственных операций, входящих в их компетенцию.

В зависимости от времени проведения контроль подразделяют на:

• предварительный;
• текущий;
• последующий.

Предварительный контроль осуществляется на стадии рассмотрения первичных документов, поступивших в бухгалтерию на подпись, а также при визировании договоров, смет и других документов, связанных с расходованием денежных средств. Предварительный контроль осуществляется повседневно до совершения хозяйственных операций с целью предупреждения нарушений законности и неэффективности использования хозяйственных ресурсов.

Текущий (оперативный) контроль осуществляется в ходе ежедневной учетной регистрации хозяйственных операций, с целью оперативного выявления и своевременного пресечения нарушений, поиска и освоения внутрихозяйственных резервов роста эффективности производства. На данном этапе осуществляется контроль своевременности расчетов поставок.

Последующий – осуществляется после совершения операций по истечению определенного отчетного периода. Этот контроль проводит комиссия путем инвентаризации расчетов в установленные сроки в соответствии с действующей Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов РБ от 30.11.2007 г. № 180 [19].

В зависимости от источников информации, используемых при выполнении контрольных действий, различают:

- документальный контроль;

- фактический контроль.

Документальный контроль – контроль, который осуществляется с использованием первичной документации, учётных регистров бухгалтерской, статистической отчётности, других видов документов, в которых нашли отражение операции и события, ставшие объектом исследования.

Фактический контроль – изучение количественного и качественного состояния исследуемых объектов по данным их осмотра, обмера, взвешивания, пересчёта, лабораторного анализа и других способов проверки, не связанных с документальными источниками.

Классификация и виды контроля представлены на схеме в приложении 16.

Под формами контроля понимаются способы конкретного выражения и организации контрольных действий, направленные на выполнение его функций. Поскольку форма всегда оказывает обратное воздействие на содержание, важно выбирать наиболее эффективные формы контроля, чётко разграничивать сферы их применения с учётом конкретных хозяйственных ситуаций и задач, решаемых отдельными звеньями управления экономикой.

В качестве форм финансово-хозяйственного контроля, в зависимости от глубины охвата различных сторон деятельности организаций следует выделить:                                                                проверку организации; тематическую проверку; счётную проверку отчётности.

Согласно Указу Президента Республики Беларусь № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» от 16 октября 2009 [42], под проверкой понимается совокупность мероприятий, проводимых контролирующими (надзорными) органами в отношении проверяемых субъектов для оценки соответствия требованиям законодательства осуществляемых ими деятельности, в том числе совершенных финансово–хозяйственных операций, а также действий (бездействия) их должностных лиц и иных работников.

Тематическая проверка – форма контроля, в процессе которого устанавливается законность, достоверность и экономическая целесообразность совершаемых хозяйственных и финансовых операций по одному или нескольким взаимосвязанным направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятий или организаций, ставших объектами контроля.

Счётная проверка отчётности – одна из форм последующего контроля, в период которого исследуется достоверность отчётных данных специалистами вышестоящих органов управления и другими заинтересованными лицами при их исследовании, а также при ревизиях, тематических проверках и анализе финансово-хозяйственной деятельности подведомственных организаций и предприятий.

В условиях перехода к рыночной экономике одной из основных проблем, требующих постоянного пересмотра и дополнения остается учет и контроль расчетов с поставщиками и подрядчиками. В настоящее время в юридической и научной литературе экономисты уделяют достаточно внимания вопросам совершенствования учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

2.3 Вопросы учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками в экономической литературе

 

Применение распространенных форм расчетов с помощью платежных требований, платежных поручений, чеков привело к проблеме неплатежей. Это связано с необходимостью максимального приближения момента оплаты к моменту отправки товара, обеспечение гарантии платежа.

Длительная просроченная задолженность предприятий друг с другом, спорные ситуации, требующие арбитражного рассмотрения, как пишут И.М. Мурачева, О.М. Розенкова [34], требуют поиска новых форм расчетов, которые в наибольшей мере будут удовлетворять потребности обеих сторон. По мнению авторов, внести кардинальные изменения в существующую систему форм расчетов достаточно сложно, ее можно лишь модернизировать. Но не нужно забывать, что построение любой формы расчетов должно основываться на единых для всех форм принципах:

• законодательное регулирование;
• свобода выбора форм контрагентами;
• их взаимоконтроль за правильностью проведения расчетов;
• срочность и обеспеченность платежей.

Аккредитив, являясь одной из форм безналичного расчёта, по мнению И.Н. Борбит, А.В. Кравченко [4], представляет собой наиболее твёрдое и надёжное обеспечение платежа в торговле, конечно не считая стопроцентной предоплаты, которая редко встречается в отношениях между партнёрами. Преимущества аккредитива очевидны:

- так как аккредитив является  платёжным обязательством банка, 
продавец может быть уверен, что он получит деньги, если своевременно представит в банк документы, соответствующие условиям аккредитива;

- аккредитив обеспечивает получение  денег непосредственно после поставки товара: банк, независимо от желания покупателя будет платить продавцу по аккредитиву, и покупатель ни под каким предлогом не сможет задержать оплату;

- аккредитив дает возможность получения дополнительной гарантии платежа - подтверждения банка.

Т.П. Гапеенко [8] отмечает преимущества аккредитивной формы расчетов в том, что клиент может делать закупки, не имея достаточных средств на момент открытия аккредитива.

К достоинствам аккредитивной формы расчетов С. Расолько [51] относит:

- надежность, т.е. обеспечение, с одной  стороны, обязательств покупателя по платежу, а с другой, -- выполнение обязательств поставщика по поставке товара;

- возможность получения дешевого  западного финансирования при использовании аккредитивов с отсрочкой платежа, т.к. она не увеличивает цену поставляемого товара.

Однако С. Расолько упоминает и о недостатках данной формы расчетов:

- относительная дороговизна, обусловленная  необходимостью уплаты комиссии банку за оформление аккредитива;

- длительность документооборота, связанная с тем, что для открытия  аккредитива, проверки документов, направления различного рода  сообщений необходимо время от  нескольких дней до двух недель  в зависимости от количества банков, участвовавших в аккредитиве.

Эффективность применения аккредитива, по мнению И. Лукашевича [29], базируется на двух фундаментальных принципах:

1) принцип независимости, который  утверждает, что аккредитив независим  и самостоятелен по отношению  к основной сделке, заключенной между продавцом и покупателем, а также к взаимоотношениям между покупателем и банком-эмитентом;

2) принцип строгого соответствия, который означает, что банк вправе  отклонить документы при наличии  даже незначительных расхождений с условиями аккредитива.

На наш взгляд, аккредитивную форму расчетов необходимо развивать, так как она позволяет своевременно и в полном размере получать поставщиками (подрядчиками) оплату. Кроме того, способствует укреплению финансовой дисциплины, а также предполагает защиту предприятий от недобросовестных покупателей (заказчиков) путем накопления платежных средств последнего на отдельном счете, с которого предприятие-поставщик всегда может списать денежные средства после выполнения договорных обязательств.