Совершенствование документооборота

    Основной целью  контроля является обеспечение  эффективности управления на  основе принятия своевременных  мер по безусловному исполнению  документов и поручений, повышения  ответственности и исполнительской  дисциплины сотрудников.

     Основными  задачами контроля являются:

- Обеспечение своевременного  и качественного исполнения документов  и поручений;

- Своевременное выявление  отклонений в сроках и качестве  выполнения документов и поручений;

- Предупреждение неисполнения  или ненадлежащего исполнения  документов и поручений, а также  принятие мер по данным фактам.

      Контроль  исполнения документов включает  в себя:

-  Постановку на контроль;

-  Проверку и регулирование  хода исполнения;

-  Снятие с контроля;

- Учет и анализ результатов  исполнения документов.

     Постановке  на контроль в отделе канцелярии  подлежат:

-  Документы по распоряжению  руководителя (приказы, распоряжения, письма, обращения граждан).

-  Документы имеющие срок исполнения (обращения граждан, различные запросы, представления, предупреждения из надзорных служб).

        Документ  считается исполненным и подлежит  снятию с контроля, когда имеется  документальное подтверждение исполнения  и об этом извещены все заинтересованные  лица. Промежуточный ответ, запрос  по исполняемому документу, протокол  совещания, а также устная информация  не могут служить основанием  для признания документа исполненным.  Снятию с контроля может подлежать  документ, полное или частичное  исполнение которого невозможно. Решение о снятии с контроля  документа принимает должностное  лицо, которое давало поручение.

       Для снятия документа с контроля, до истечения срока исполнения представляется:

1) конкретный документ, подтверждающий  фактическое исполнение документа;

2)  информация за подписью  ответственного исполнителя об  исполнении документа, в которой  излагается исполнение документа  по существу;

3) мотивированная докладная  записка за подписью ответственного  исполнителя в адрес должностного  лица, давшего поручение, о невозможности  исполнения документа. Датой фактического  исполнения документа считается  дата документа, подтверждающего  исполнение, либо дата представления  информации об исполнении (если  в ней отсутствует дата фактического  исполнения поручения) или мотивированной  докладной записки о невозможности  исполнения документа В случае представления информации или мотивированной докладной записки после истечения установленного срока исполнения, документ считается исполненным с нарушением срока исполнения.

    Формирование  и оформление дел, подготовка  и передача документов в архив:  Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела  в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов  внутри дела. Дела формируются  в отделе делопроизводства, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом.

    При формировании  дел необходимо соблюдать следующие  общие правила:

- Помещать в дело только  исполненные документы, в соответствии  с заголовками дел по номенклатуре;

-  Группировать в дело  документы одного календарного  года, за исключением переходящих  дел; 

- Раздельно группировать  в дела документы постоянного  и временных сроков хранения;

- Помещать в дела ксерокопии  факсограмм, в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- По объему дело не  должно превышать 250 листов. При  наличии в деле нескольких  томов (частей) номер (индекс) и  заголовок дела проставляются  на каждом томе с добавлением  "т. 1", "т. 2" и т.д.

    Документы внутри  дела располагаются сверху вниз  в хронологической, последовательности.

    Распорядительные  документы группируются в дела  по видам и хронологии с  относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности  группируются отдельно от приказов  по личному составу.

    Протоколы в  деле располагаются в хронологическом  порядке по номерам. Документы  к протоколам, сгруппированные в  отдельные дела, систематизируются  по номерам протоколов. Утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы  группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

    Предложения, заявления  и жалобы граждан и все документы  по их рассмотрению и исполнению  группируются отдельно от заявлений  граждан по личным вопросам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного  года и систематизируется в  хронологической последовательности; документ-ответ помещается за  документом-запросом. При возобновлении  переписки по определенному вопросу,  начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело  текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

    Дела подлежат  оформлению при их заведении  и по завершении года. Оформление  дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в  себя комплекс работ по описанию  дела на обложке, брошюровке, нумерации  листов и составлению заверительной надписи.

    В зависимости  от сроков хранения проводится  полное или частичное оформление  дел. Полному оформлению подлежат  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу. Полное оформление дела  предусматривает: оформление реквизитов  обложки дела по установленной  форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях  внутренней описи документов  дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела.

    Обложка дела  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу оформляется по установленной  форме. На обложке дела указываются  реквизиты: 

                -Наименование федерального органа  исполнительной власти (фондообразователя);

   - Наименование структурного  подразделения; номер (индекс) дела;

   - Заголовок дела;

   - Дата дела (тома, части);

   - Количество листов  в деле;

   - Срок хранения  дела;

   - Архивный шифр  дела.

    В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных  в дело, все его листы, кроме  листа заверителя и внутренней  описи, нумеруются. Листы нумеруются  простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом  верхнем углу листа.

    Лист большого  формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

    Подшитые в  дело конверты с вложениями  нумеруются: сначала конверт, а  затем очередным номером каждое  вложение в конверте. Приложения  к делу, поступившие в переплете,  оформляются как самостоятельный  том и нумеруются отдельно.

    После завершения  нумерации листов составляется  заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

   Реквизит "срок  хранения дела" переносится на  обложку дела из соответствующей  номенклатуры дел после сверки  его со сроком хранения, указанным  в перечне типовых документов. На делах постоянного хранения  пишется: "Хранить постоянно".

    Внутренняя опись  документов дела составляется  также на дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям  документов, заголовки которых не  раскрывают конкретное содержание  документов.

    Внутренняя опись  составляется на отдельном листе  по установленной форме, которая  содержит сведения о порядковых  номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах  листов дела, на которых расположен  каждый документ. К внутренней  описи составляется итоговая  запись, в которой указываются  цифрами и прописью количество  включенных в нее документов  и количество листов внутренней  описи.

    Внутренняя опись  документов дела подписывается  составителем с указанием расшифровки  подписи, должности и даты составления  описи. Заверенная составителем  внутренняя опись документов  дела подклеивается за верхний  край к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

     Документы,  составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются  с учетом возможного свободного  чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов  удаляются.

    Дела временного (до 10 лет включительно) хранения  допускается хранить в скоросшивателях,  не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    В архив передаются  дела с исполненными документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Их передача производится  только по описям дел.

   Дела с исполненными  документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются  в архив не позднее чем через  три года после их завершения  в делопроизводстве.

   Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче  в архив, как правило, не  подлежат. Они хранятся в структурных  подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

 

    В период подготовки  дел структурным подразделением  к передаче в архив сотрудником  архива предварительно проверяется  правильность их формирования, оформления  и соответствие количества дел,  включенных в опись, количеству  дел, заведенных в соответствии  с номенклатурой дел. Все выявленные  при проверке недостатки в  формировании и оформлении дел  работники структурного подразделения  обязаны устранить.

    Прием каждого  дела производится заведующим архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.

    Вместе с делами  в архив передаются регистрационные  картотеки на документы и программные  средства и базы данных, содержащие  информацию о регистрации и  исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или  базы данных включается в опись.  Передача дел осуществляется  по описям дел и номенклатуре  дел.

 

2.3 Выявление недостатков в организации документооборота в отделе кадровой политике и делопроизводства Администрации МО Эхирит-Булагатского района.

    К недостаткам   делопроизводства можно отнести  как:

- Теряются документы, и у исполнителей, а следовательно и информации, так, что по прошествии времени истинных виновников не найти;

-  Попадание документов  и информации, содержащейся в  них, третьему лицу;

- Накопление множества  документов, назначение и источник  появления которых неясны;

- Большие затраты времени  на подготовку и согласование  документов, как следствие – малая  скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция  на новые воздействия;

- Избыточность документооборота, большая потеря времени на  обработку входящей и исходящей  корреспонденции, внутренних документов  и на ознакомление с документами;

- Не соблюдаются сроки  исполнения документов и подготовки  ответов;

- Поиск документов в  бумажных папках затруднителен  и требует длительного времени,  поскольку осуществляется вручную;

- Исполнителями не выдерживаются  формальные стандарты подготовки  документов, что приводит к низкому  качеству выходных документов;