Технология организации и проведение выставок и презентаций

Подготовку выставки осуществляет рабочая группа совместно с организатором выставки. При подготовке выставки рабочая группа выполняет следующий объем работ:

1. разрабатывает рекомендации по  проведению выставки (цели, задачи, ожидаемые результаты), программу;

2. разрабатывает план мероприятий  по проведению выставки и осуществляет  контроль его выполнения;

3. разрабатывает план проведения  пресс-конференции, семинаров, тренингов, круглых столов, мастер-классов с  указанием конкретных тем и  исполнителей;

4. разрабатывает пакет документов (формы заявки на участие в  ярмарке, договоры с участниками  ярмарки и другие);

5. создает веб-сайт;

6. разрабатывает буклет;

7. выпускает каталог участников  ярмарки;

8. привлекает к участию в ярмарке  новые организации;

9. обеспечивает координирование  работы различных организаций  и лиц по подготовке к ярмарке;

10. проводит необходимую подготовительную  работу по организации пресс-конференций  и работы пресс-центра;

11. обеспечивает связь со СМИ, широкое информирование общественности  о предстоящем мероприятии, рекламу.

При подготовке выставки организатор:

1. обеспечивает условия для успешного  проведения выставки;

2. формирует состав делегации;

3. составляет план мероприятий  и осуществляет контроль его  выполнения;

4. составляет сценарий презентации  своих идей, товаров, семинаров, тренингов  и др.

5. оказывает техническое содействие  в подготовке выставки и координировании  усилий различных структур;

6. привлекает к участию в выставке  заинтересованные лица и организации;

7. содействует широкому информированию  общественности о предстоящем  мероприятии;

8. направляет материалы для помещения  в каталог участников выставки;

9. руководит работой пресс-центра;

10. обеспечивает освещение работы  выставки СМИ.

Для экспонента главным при подготовке к выставке является оформление стенда. Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую организатор выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

В связи с этим стенд должен:

- выделять предприятие,

- привлекать, не будучи вызывающим,

- пробуждать интерес.

Размеры стенда зависят от многих факторов, основными из которых являются:

1. Количество и вид экспонатов.

2. Ожидаемое количество потребителей.

3. Особые запросы экспонента, определяемые  целями его участия.

4. Размеры и авторитет предприятия.

5. Размеры стендов конкурентов.

Стенд площадью в 15 квадратных метров может удовлетворять потребности мелкого предприятия, но если он расположен в близком соседстве со стендами в 100 или 200 квадратных метров, опасность падения авторитета предприятия очевидна.

Так же очень важно правильно расположить стенд:

1. напротив и справа от главного  входа,

2. на центральных внутренних  проходах,

3. в углах,

4. вблизи от «активных» экспонентов  и специализированных помещений  для проведения различных мероприятий.

Необходимо избегать размещения стенда:

1. вдали от выходов и центральных  проходов,

2. в задней части зала,

3. позади больших колонн, лестниц,

4. лицом в противоположную сторону  от места, где происходят различные  мероприятия.

 

2.4.Подготовка  презентации.

 

Главной целью любой презентации являются эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение поддержки со стороны ее участников.

Можно перечислить следующие основные задачи, которые необходимо решить, задумывая презентацию.

Создать благоприятный имидж учреждения в деловых кругах.

Проинформировать людей о каком-либо проекте, получить поддержку для его разработки и реализации.

Проинформировать о новом товаре или услуге на целевом рынке.

Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

Достичь предпочтения учреждения, товара, услуги.

Повысить посещаемость магазинов.

Достичь приверженности марке.

Стабилизировать сбыт.

Поддерживать узнаваемость учреждения, марки, товара и т.д.

Вопросы подготовки презентации

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в итоге -- прибыль.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо ориентировать свою деятельность на следующие моменты:

формирование у потенциальных клиентов потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств предмета презентации и окончательном выборе;

формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении презентуемого товара у представляющей его фирмы;

стимулирование сбыта товаров или потребления услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

увеличение количественного и изменение качественного состава деловых партнеров учреждения; развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и общественностью;

формирование у различных категорий общественности положительного имиджа учреждения.

Достаточно важными являются также:

определение места, сроков, времени и состава участников презентации, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и значимых персон, а также представителей центральных СМИ;

планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

распределение времени презентации по ее основным этапам (обычно презентация занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы участников);

определение приблизительной, а затем и окончательной

сметы расходов на проведение презентации; подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

подготовка основных докладчиков, написание или редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио- и видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, охрана и др.);

подготовка для распространения во время презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров для участников;

подготовка культурно-развлекательной программы для участников по окончании презентации (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и др.

Планирование является необходимой частью подготовки презентации, учитывающей:

периодичность проведения презентаций по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих же временных рамках, в таком же месте;

уровень знакомства презентатора с аудиторией и предметом презентации;

происхождение запроса на презентацию;

восприятие презентатора (определение, проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым участниками как частное лицо или представляющим некое сообщество);

тип презентации: внешняя, внутренняя, продвигающая, информационная;

содержание;

потенциальную выгоду.

Таким образом, при подготовке презентации выделяют следующие шаги.

• Планирование презентации.

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

Выбор места проведения презентации.

Определение компонентов презентации.

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка презентационной речи.

Подготовка к ответам на вопросы участников.

Наиболее ответственным шагом в процессе подготовки презентации является работа над презентационной речью.

Подготовка и проведение презентации

Презентационная речь

«Презентация - это коммуникативный процесс, который разворачивается через серию коммуникативных действий, направленных на вызовреакции или получение результатов, удовлетворяющих цели презентатора».3 Требования к презентатору возрастают в зависимости от количества людей, к которым он обращается: с расширением аудитории увеличивается потенциал воздействия.

Презентационную речь можно произносить по разным поводам. Например, начальник отдела может презентовать программы обучения персонала; ученый или инженер -- объяснять технические характеристики специалистам или выступать на профессиональных собраниях; менеджер, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, -- проводить презентацию перед потенциальными инвесторами и т.д.

Цели презентационной речи помогают определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия с аудиторией и могут быть следующими:

мотивирование;

информирование;

анализ;

убеждение;

приглашение к сотрудничеству.

На характер любой презентационной речи, устной или письменной, воздействуют следующие факторы:

сообщение: непосредственно та информация, которую презентатор передает участникам;

аудитория: участники, которые приглашены на презентацию, состав и количество которых определяется организаторами презентации заранее.

Чтобы добиться лучшего результата, необходимо знать характеристики будущей аудитории и использовать эти данные при подготовке речи.

Структура презентационной речи

Речь на презентации, как правило, состоит из четырех функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства. При этом ее структура должна быть связана с целью, аудиторией и отведенным для выступления временем.

Вступление. Следует представиться; сказать, как долго будет длиться презентация; сообщить, когда можно будет задавать вопросы -- во время презентации или по окончании; представить тему презентации; установить доверительные отношения с участниками.

Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить возможные средства ее улучшения и затем предложить свой способ решения проблемы и для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.

Заключение. Резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим идею в целом.

Ответы на вопросы. Снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным действиям.

Выражение идеи и цели презентации.

Первый шаг в этом направлении -- определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и служить стержнем, на который каждый из участников нанизывает получаемую информацию. При этом следует сделать презентацию не только полезной, но интересной для аудитории.

Если цель -- мотивировать или информировать, то жесткой структуры тут быть не может. Если же цель -- анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, то презентацию строят на доказательстве основных аргументов, мыслей. Оратору проще, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, но следует подходить к основным аргументам аккуратно, если чувствуется сопротивление аудитории.

Как только слушатели потеряли основную мысль выступления, очень сложно будет вернуть их внимание, что повлечет за собой пропуск важных пунктов презентации, поэтому нужно так планировать свою речь, чтобы блоки серьезной информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими примерами. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать второстепенную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого-рода информацию.

Место проведения презентации

Это один из главных факторов, влияющих на ход и результат презентации.

Обстановку на презентации создает прежде всего расположение мест участников и оборудование. Расположение мест должно:

быть удобным для публики;

служить целям презентации;

подходить для докладчиков.

На планирование расположения участников на месте презентации и оборудования влияют следующие факторы:

количество присутствующих;

состав публики;

рабочее пространство; взаимодействие слушателей друг с другом;

продолжительность презентации;

столы;

проходы;

обзорность;

открытые пространства и т.д.

На качество презентации влияют также внешние условия:

• освещение;

температура;

шумы и т.д.

Естественно, при подготовке к проведению презентации следует учитывать приведенные выше факторы.

Использование наглядных материалов

Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они активно применяются как профессиональными ораторами, поскольку помогают убедительней представить публике свою точку зрения и способствуют запоминанию основных моментов презентации, так и новичками, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

текстовые - помогают слушателю следить за ходом изложения аргументов, рассчитаны на зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании;