Информационное обеспечение управления: проблемно-целевое назначение и практическая применяемость

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 и на 134 процента, а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 74 и 90 процентов от предыдущего года.

Изменение выручки от реализации и общего количества документов

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

-какие подразделения  наиболее сильно загружают документами  руководителя

-есть ли характер сезонности  работы и если есть, то определим  пиковые значения

В "ЧГУ" много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

-Бухгалтерия;

-Административный отдел;

-Школа абитуриентов;

-Подготовительные курсы;

-Лицей;

-Компьютер-колледж.

Ниже в таблице представлена группировка видов документов по основным подразделениям (таблица 3). В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в Техническом университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать

Группировка видов документов по подразделениям

	2005	2006	2007
	Кол.	%	Кол.	%	Кол.	%
Административный отдел	765	15	621	16	754	22
Бухгалтерия	1392	27	1073	28	1272	37
Школа абитуриентов	909	17	718	19	446	13
Подготовительные курсы	715	14	537	14	345	10
Лицей	582	11	410	11	273	8
Компьютер-колледж	551	10	319	8	259	7
Прочие	305	6	172	4	115	3
Итого:	5219	100	3850	100	3464	100

Из представленных выше в таблице результатов сравнений объёма документооборота по подразделениям видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло в подразделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

Однако, если удастся создать такую систему документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

Ниже в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2007года (таблица 4). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления сезонности.

Выявление сезонности в объёме документооборота

	Виды документов
	Входящие	Исходящие	Приказы	Внутренние
Январь	12	35	57	177
Февраль	22	30	78	200
Март	27	25	130	165
Апрель	23	28	84	175
Май	14	24	96	122
Июнь	18	53	84	78
Июль	23	42	34	94
Август	17	29	23	120
Сентябрь	25	69	69	183
Октябрь	18	38	47	165
Ноябрь	17	44	108	182
Декабрь	24	44	79	211

Из преставленной выше таблицы видно, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуска. Так как основные подразделения в университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул.

Динамика объёма документооборота в течение года

В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел. Также я определил, что наблюдается некоторая сезонность работ, связанная с учебными каникулами. В результате внедрения в университете локальной сети и попытка автоматизировать частично документооборот выявлено общее снижение потока документов. Исходя из полученных результатов можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

2.4 Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)

Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств руководитель принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В университете установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из города на другие внутренние номера

при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети "ЧГУ"

Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2005	2006	2007
Количество городских номеров	2	3	4
Количество внутренних номеров	28	37	46
Количество звонков в день	140	370	830
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	6	22

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться до города в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в университете выход в город осуществляется автоматически, то клиентам дозвониться с города практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны клиентов, контрагентов о перегруженности телефонной линии университета. Из-за не решаемости проблемы Лицей установил себе в подразделение дополнительный телефон из своих средств.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работу руководителей подразделений. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Многие руководители подразделений остаются специально вечерами, чтобы провести звонки в город или оставляют на визитках, буклетах свои домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации находится три факса: в приёмной, в отделе сервиса и ремонта и в отделе международных отношений. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты. Однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 2 - 3 часа.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала "ЧГУ". Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

Быстро производить переустановку программного обеспечения

Сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.

Сократить обслуживаемый персонал

Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда». В организации четыре выделенных сервера:

-"ЧГУ"

-Два учебных сервера  в Компьютер-колледже

-Web-сервер Интернет отдела  программирования

Отделы соединены 10 Мегабитной связью, а проректора и главы отделов 100 Мегабитной связью. Однако не все отделы подключены к локальной сети. К числу не подключенных к локальной сети относится:

1)Отдел рекламы

2)Управление отдела сетевых  технологий

3)Компьютерный класс на 10 машин в 205 аудитории

4)Отдел эксплуатации

5)Морально-устаревшие компьютеры  в отделах

Потери от не использования сети очевидны.Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Кроме того, в обществе существует физически изолированная другая сеть, состоящая из трёх компьютеров. На этих компьютерах работают сотрудники отдела кадров и расчётный сектор в бухгалтерии. Это указывает о низком профессиональном составе руководства отдела сетевых технологий, которые не могут обеспечить безопасность сети на программном уровне и поэтому пошли по простому и не самому эффективному пути.

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в размерах всего акционерного общества, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей организации.

Использование сети Интернет, позволило в многим сотрудникам получать самую свежую и новую информацию по любой тематике. Использование сети Интернет сейчас - это успех в будущем. Это будущее, это престиж организации.