Кадровое, информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения   высшего профессионального образования

«Санкт – Петербургский  государственный экономический  университет»

в г. Тихвин Ленинградской  области

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине:

 

" Управление персоналом"

 

Вариант 5.

 

                                                                                                             

 

                                                                                                 

 

                                                                                                 

 

 

ВЫПОЛНИЛ:

         Студент 4 курса

Специальность 080502.65

Ф.И.О.

 

                                     ПРОВЕРИЛ:

                                                ___________________

                                                                                Ф.И.О. преподавателя

                                                             «____» ___________2013г.

 

 

 

 

 

г. Тихвин

2013г.

 

Содержание.

 

Теоретическая часть.

Кадровое, информационное, техническое 
и правовое обеспечение системы управления персоналом

Введение.

В настоящее время  в нашей стране происходят глубокие экономические преобразования, сущность которых состоит в отказе от прежних  исключительно административных средств  управления экономикой с помощью  Государственных структур и перехода народного хозяйства на рыночные механизмы функционирования и регулирования. Сегодня степень самостоятельности и ответственности организации значительно возрастает. Основная часть решений, касающихся производства, сбыта продукции, установление контрактов с поставщиками и клиентами, переходит в компетенцию организаций.

Кроме того, появляются такие  новые факторы, как интернационализация  экономики, множество конкурентов  во всех сферах деятельности, изменение  правил функционирования организации. Сама организация несет ответственность за создание ресурсов, обеспечивающих возможность ее развития и удовлетворения запросов коллективов и отдельных личностей.

Вот почему создавшиеся  сегодня экономические условия  способствуют дальнейшему развитию теории управления персоналом и появлению нового подхода к персоналу организаций.

В сложившихся экономических  условиях необходимо отойти от рассуждений  о том, насколько следует ослабить или усилить централизм. Нужен  такой подход к централизации  и децентрализации в управлении организацией, согласно которому централизация обеспечит гармоничное, системное развитие отрасли в целом, а децентрализация – принятие и реализацию “свободных” решений каждого трудового коллектива, работающего на принципах самоуправления.

 

1.Функции и процессы информационного обеспечения управления персоналом

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений  и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечение выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества  согласованных, постоянно принимаемых  и реализуемых решений, направленных, в конечном счете, на достижение главной  цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспеченна.

Информационное обеспечение  системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных  решений по объему, размещению и  формам организации информации, циркулирующей  в системе управления при ее функционировании.

Оно включает:

• оперативную информацию;
• нормативно – справочную информацию;
• классификаторы технико-экономической информации;
• системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и  разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установления состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно  выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к

качеству информации:

1. Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, организационную, экономическую и специальную во взаимосвязи с внешними условиями;
2. Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.
3. Систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).
4. Достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

2.Классификация информационного  обеспечения

Информационное обеспечение  службы управления персоналом укрупнено  можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация ИО может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники.

Внемашинное информационное обеспечение включает:

• систему классификации и кодирования информации;
• системы управленческой документации;
• систему организации, хранения, внесение изменений в документацию.

Внемашинная информационная база предоставляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в  форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере  в процессе управления обмен информацией  реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей  системами: от органа управления к объекту  следуют документы, содержащие плановую информацию, распоряжения, плановые задания, планы, графики и т.п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления  следуют документы, содержащие учетно-отчетную документацию (информацию о текущем и прошлом состоянии объекта управления). Вне машинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом  внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следование записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информационной базы с использованием современных технических средств.

В последнее время  широкое распространение получило использование персональных компьютеров. В этой связи одной из центральных  проблем проектирование информационного  обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ЭВМ.

Недостатки традиционного  подхода организации массивов информации в памяти ЭВМ, при котором разработка информационной базы ориентировалось  на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно – ориентированной базы данных к информационно – ориентированной.

Все это обусловило новую  организацию в ЭВМ, что нашло  свое отражение в разработке банков данных, предоставляющих совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых  предоставляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие  принципы описания, хранения, и манипулирования данными.

В базе данных накапливается  и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается  принципиально новая возможность  использования ЭВМ несколькими  пользователями, которые совместно  разрабатывают и используют программы, обобщают полученные результаты.

К разработке информационного  обеспечения службы управления персоналом предоставляется ряд организационно – методических требований:

• рациональная интеграция обработки информации, при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов;
• возможность машинной обработки информации, содержащиеся в документах и во внутримашинной сфере;
• необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

3. Технические средства для сбора  информации и их характеристики

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических  средств (КТС) – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в установленные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплутационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптироваемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для  выбора технических средств являются:

• характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;
• характеристики технологического процесса обработки информации;
• технические характеристики оборудования, которые может быть использована как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться  при выборе оборудования, являются:

• носители входной и выходной информации (документы), формализованные бланки, машинные носители информации и т.д.);
• объем входной и выходной информации по заказанным носителям;
• объемы вычислительных работ;
• сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;
• формы и способы предоставления результатов решения задач пользователем.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования, и его основные характеристики:

• производительность при выполнении технологических операций;
• надежность работы;
• совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
• стоимость оборудования;
• состав и количество обслуживающего персонала;
• площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического оборудования службы управления персоналом, а также данные об использовании  технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.

В настоящее время  в техническом оснащении службы управления персоналом основным направлением совершенствования является более  широкое применение высоконадежных микропроцессорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопления, обработок и выдачи пользователем результирующей информации.