Совершенствование коммуникационных процессов в организации

Не следует отождествлять  отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил  сообщение.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь – присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю – кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1[13, с.32].

 

 

 

 

 

Рис.1. Этапы коммуникации и основные ее элементы.

Передаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для этого кодирование и декодирование  замыкает единую цепь. В том случае, когда коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается кодирование и декодирование (шифрование и дешифрование) информации по различным каналам средств массовой коммуникации (с помощью соответствующей аппаратуры, идентичной на входе и канала коммуникации) [12, с.143].

Коммуникативные факторы как выбор языкового кода, так и нормы их использования и способы актуализации частных коммуникативных функций формируют коммуникативную установку.

Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих коммуникативных средств и каналов  коммуникации. На выбор языкового кода также влияют тематика, жанр публикаций, тип радио- или телепередач. Выбор кода определяется реально функционирующими в прессе, радио и телевидении видами языков. Свой языковый код подбирается для людей соответствующего образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом предписывается необходимость использования языка коренного населения в СМИ, в образовательных, научных государственных учреждениях [12, с.146].

Среди эстетических требований к речевому коммуникативному процессу – ограничение или полное исключение использования неблагозвучных и редко употребляемых форм, недопущение в одном высказывании слов с общим корнем и тождественным содержанием, неоправданных повторов, пауз.

Эффективность коммуникативного процесса увеличивает обращение к известным именам, авторитетам. Люди чувствуют себя уверенней, если их мнение совпадает с точкой зрения известных личностей.

Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях – неэффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

Таким образом, использование  различных приемов поддержания  коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств  массовой коммуникации на индивидов  и социальные группы, позволяет коммуниканту направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных им целей.

3. Коммуникационные барьеры.

В процессе общения в  различных ситуациях и между  разными участниками коммуникационного  процесса всегда присутствуют барьеры  на пути эффективных коммуникаций. Рассмотрим некоторые возможные из них (см. Приложение 2) [5, с.166].

Под барьерами общения  подразумевают те многочисленные факторы, которые служат причиной конфликтов или способствуют им. Ведь у партнеров  по общению часто разные, в нередко  и противоположные желания, стремления, установки, характеры, манеры общения, разное самочувствие.

Коммуникативными барьерами  называют препятствия и помехи, нарушающие процесс передачи информации и снижающие  его эффективность. Количество явлений, оказывающих негативное влияние на коммуникацию, огромно. По этой причине из целого барьерного «рифа» имеет смысл выбрать и кратко проанализировать наиболее заметные образования и их составляющие.

Личностные барьеры  – процессы и явления, обусловленные  индивидуальными характеристиками отправителя и получателя информации. Наиболее распространенными барьерами данного типа выступают: психологическая несовместимость индивидов из-за различий темперамента, характера, уровня образования, интересов, а также пола, возраста, профессионального и жизненного опыта; неумение слушать собеседника и/или оппонировать ему; негативное психическое состояние обоих или одного из собеседников [5, с.153].

Организационные барьеры  – ситуации, отражающие недостатки и ошибки в управлении фирмой (громоздкость структуры, избыточность управленческих звеньев, неопределенность полномочий и ответственности, крайний централизм, демократизм или либерализм в управлении), а также негативное влияние факторов внешней среды (конкурентов, государства).

Культурные барьеры  – факторы более широкого контекста, формирующиеся исторически и связанные с национальной самобытностью, традициями и нормами поведения в отдельных странах и регионах; их незнание или игнорирование (например, специфика организации быта, брака и семьи, религиозного культа, гостевой этикета) может осложнить коммуникацию, а в некоторых случаях и привести к разрыву деловых отношений.

Физические барьеры  – помехи, создаваемые людьми, предметами или явлениями (например, шум, заглушающий речь, значительная дистанция или препятствия между участниками общения, стихийные бедствия или другие чрезвычайные ситуации).

Языковые барьеры –  помехи лексико-грамматического характера (недостаточный словарный запас, неадекватность стиля речи, сокращения и аббревиатуры, речевые ошибки).

Семантические барьеры – нарушения коммуникаций, вызванные непониманием или недопониманием смысла информации вследствие использования профессиональных терминов, фразеологизмов, жаргонизмов, крылатых выражений, пословиц и поговорок.

Многих проблем лексического и семантического характера можно избежать, если руководствоваться принципом придерживайтесь простоты и краткости. Оговоримся, что в некоторых ситуациях краткость не будет сестрой таланта. Только развернутая, насыщенная профессиональной терминологией речь способна обеспечить успех.

Временные барьеры –  искажения информации, возникающие  из-за дефицита времени или кажущейся  отправителю простоты вопроса, что  приводит к ее частичному (фрагментарному) восприятию [6, с. 31-32].

Иными разновидностями  коммуникативных барьеров выступают информационные перегрузки персонала, а также сокрытие информации должностными лицами и нежелание информировать подчиненных.

В результате коммуникативных барьеров возникает межличностный конфликт, требующий безболезненного разрешения для продолжения начатой деятельности. Самое главное правило успеха при преодолении коммуникативных барьеров – не забывать об общечеловеческих моральных и поведенческих ценностях, или, если говорить простым языком, представлять себя на месте коллеги.

В конфликтной ситуации или в общении с трудным человеком нужно попытаться увидеть в нем не только друга, но и лучшие качества, поскольку изменить ни систему его взглядов и ценностей, ни его психологические особенности и особенности его нервной системы нельзя, т.е. необходимо подобрать к нему "ключик", исходя из жизненного опыта и желания не осложнять ситуацию и не доводить человека до стресса.

Таким образом, коммуникация – это трансплантация идеи. Практически любая область человеческих усилий вертится вокруг попыток людей внедрить идеи в сознание своих коллег.

Информационный взрыв не делает положение проще. Каждый день появляются новые идеи, которые нужно передать.

Передача информации осуществляется с помощью жеста, речи, приборов или  в письменной форме. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения их исполнителям.

Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

Цель коммуникационного процесса – обеспечения понимания передаваемой информации, со стороны её получателя.

Элементарный коммуникационный процесс показан на рисунке 2.

 

Рис. 2. Схема коммуникационного процесса.

Коммуникация с помощью  обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам  процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, прогулы, конфликты и т. п.).

Человек, у которого появилась идея, решает ею поделиться. Затем идея кодируется в какой – то форме письменного, устного или иного языка, который может быть передан символами, звуками или другими средствами выражения. К сожалению, почти никогда не получается замкнутой цепи от передатчика к приемнику. В промежутке подстерегают помехи всех видов, готовые исказить сообщение. Отвлекающий шум и другие отвлекающие моменты могут изменить исходную передачу.

Последним важным элементом коммуникационного  процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем и наоборот, отправитель – получателем. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ получателя на послание. Она дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ  УПРАВЛЕНИЯ В ГОУ СПО ТО «ТУЛЬСКИЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ ИМЕНИ И.С.ЕФАНОВА»

2.1. Организационная и кадровая характеристика ГОУ СПО ТО «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова».

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тульской области «Тульский сельскохозяйственный колледж имени И.С.Ефанова»  реализует основные образовательные программы среднего профессионального образования базового  и повышенного уровней,  программы дополнительного образования (от 72 до 500 часов),  и повышения квалификации по специальностям колледжа. Колледж входит в систему образовательных учреждений профессионального  образования Тульской области. Учредителем является Министерство образования Тульской области [4, с.2].

Тип: образовательное учреждение среднего профессионального образования.

Вид: колледж.

Статус: государственный.

Колледж расположен в Центральном  районе города Тулы, в Центральном  федеральном округе.  Юридический  адрес колледжа: Россия, индекс 300007, г. Тула, ул. Оборонная, д.93.

Колледж является юридическим  лицом (имеет Устав, самостоятельный  баланс, расчетные и другие счета в банках, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба России и другие реквизиты), ведет делопроизводство, финансовую и статистическую отчетность по установленным формам.

Колледж в своей деятельности руководствуется  Конституцией РФ, Законом РФ «Об  образовании»; типовым Положением об образовательном учреждении среднего профессионального образования (среднем специальном учебном заведении), утвержденного постановлением Правительства РФ от 18.07.2008 года № 543, Законом Тульской области «Об образовании», своим Уставом, нормативными актами Министерства образования РФ и Департамента образования Тульской области [4, с.3].

По документам и печатным материалам Государственного архива Тульской области (архивная справка № 726 от 27.10.05) датой основания учебного заведения является  16 сентября 1875 год [19].

В соответствии с распоряжением Совета Министров РСФСР от 31 июля 1956 года № 3023, Приказом министерства сельского хозяйства РСФСР от 8 августа 1956 года  № 311, в результате реорганизации Тульской средней  сельскохозяйственной школы по подготовке председателей колхозов создан Тульский сельскохозяйственный техникум, который приказом Минсельхоза России от 15 января 1992 года  № 30 преобразован в Тульский сельскохозяйственный колледж. Распоряжением Правительства РФ от 03.12.2004 года № 1565-р федеральное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования   колледж передан в ведение Тульской области [19].

Постановлением  администрации  Тульской области  № 356 от 16.07.2007 года  учебному заведению присвоено имя  Героя Социалистического труда, заслуженного работника сельского хозяйства Ефанова И.С., награжденного двумя орденами Ленина и орденом трудового Красного Знамени [19].