Управление персоналом в органах социальной защиты населения на примере Управления социальной защиты населения г.о. Новокуйбышевск

В организационном  плане по фамильные списки должны готовиться заинтересованными руководителями структурных подразделений. Перечень сотрудников, вошедших в список, визируется начальником службы кадров и утверждается руководителем управления, который может делегировать права утверждения другим лицам.

Разрешительная  система должна отвечать следующим  требованиям:

• распространяться на все виды классифицированных документов, имеющихся в управлении, независимо от их место нахождения и создания;
• определять порядок доступа всех категорий сотрудников, получивших право работать с коммерческой тайной, а также специалистов, временно прибывших в управление и имеющих отношение к совместным закрытым заказам;
• устанавливать простой и надежный порядок оформления разрешений на доступ к охраняемым документам и сведениям, позволяющий незамедлительно реагировать на изменения в области информации в управлении;
• четко разграничивать права руководителей различных должностных уровней в оформлении доступа соответствующих категорий исполнителей;
• исключать возможность бесконтрольной и несанкционированной выдачи документов и сведений кому бы то ни было;
• не разрешать лицам, работающим с классифицированной информацией и объектами, вносить изменения в учетные данные, а также подменять учетные документы.

При разработке разрешительной системы особое внимание должно быть уделено выделению главных, особо ценных для управления сведений, что позволит обеспечить к ним строго ограниченный доступ. При наличии совместных работ с другими организациями, фирмами или их отдельными представителями, необходимо предусмотреть порядок доступа этих категорий к коммерческой тайне управления. Целесообразно определить порядок взаимодействия с представителями обслуживающих государственных организаций: технадзором, санэпидемстанцией.

В Положение  о разрешительной системе управления необходимо указать, что передача классифицированных документов от исполнителя к исполнителю  возможна только в пределах структурного подразделения и с разрешения его руководителя. Передача, возврат  таких документов производится по установленному порядку и только в течение рабочего времени данного дня. Вся классифицированная документация, поступившие в управление и разработанные на нем, принимаются и учитываются руководством среднего звена (начальниками отделов) и секретарем. После регистрации документация  передается  на  рассмотрение  руководителю управления под расписку.

В Положение  о разрешительной системе управления необходимо указать, что закрытые совещания  по служебным вопросам проводятся только с разрешения руководителя управления или его заместителей. Особые требования могут распространяться на заседания в администрации города, совещания по рассмотрению результатов финансово-коммерческой деятельности. На такие мероприятия рекомендуется в обязательном порядке оформлять разрешительные списки и включать в них лишь тех сотрудников управления, которые имеют непосредственное отношение к планируемым мероприятиям и участие в которых вызывается служебной необходимостью [54].

Как уже отмечалось выше, сотрудники других организаций могут участвовать в совещаниях только с персонального разрешения руководителя управления. Готовит списки, как правило, ответственный за организацию совещания в контакте с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Список является основанием для организации контроля за допуском на данное совещание. Перед началом совещания присутствующие предупреждаются, что обсуждаемая информация носит закрытый или открытый характер, подлежит или не подлежит распространению за пределы установленной сферы обращения, и выдает инструкции по порядку ведения записей.

Для обеспечения  сохранности документации предлагается закупить соответствующую мебель, которая  позволяет надежно запирать документы. Так же необходимо каждый день, перед  уходом, опечатывать шкафы. Ключи от сейфа и шкафов должны сдаваться службе безопасности под роспись. Так же рекомендуется приобрести специальный тубус для хранения ключей и так же его опечатывать [58].

Особое внимание следует уделить безопасности компьютерной информации. В Управлении социальной защиты населения создана база данных:

• клиенты (получатели пособий) управления (с указанием Ф.И.О., серии и номера паспорта, домашних адресов и телефонов, лицевых счетов, на которые будут поступать денежные средства, а также сведений, носящих личный характер);
• база данных сотрудников управления (с указанием Ф.И.О., даты рождения, паспортных данных, домашнего адреса, телефона, в каком отделе и с какого времени работает, общий стаж работы, какие имеются награды, поощрения) (Приложение 3).

Также в компьютере хранятся различные документы: договора, соглашения, приказы, распоряжения, платежные  поручения, ведомости (бухгалтерии).

В любом случае, попадание этой информации в руки злоумышленника крайне  нежелательно.   Для  предотвращения такого  развития  событий созданы пароли для доступа в каждую базу данных (а программные средства позволяют это реализовать). При загрузке компьютера специалистом  так же рекомендуется ставить двухуровневую защиту (при загрузке BIOS и при загрузке OS Windows'2000, которая не позволяет беспарольный доступ к содержимому винчестера, в отличие от предыдущих версий этой операционной системы).

Естественно, пароли так же должны быть доступны только тем сотрудникам управления, которые  непосредственно работают с этими базами данных (руководитель, секретарь, начальники структурных подразделений программисты, специалисты по социальной работе). В случае возникновения каких-либо проблем, связанных с компьютером и необходимости обращения в постороннюю организацию, необходимо полностью контролировать процесс ремонта техники. Так как именно в такой момент, когда сняты все пароли, когда программист «со стороны» имеет свободный и беспрепятственный доступ к содержимому жесткого диска, возможно изъятие им информации и дальнейшее её использование в различных целях.

Необходимо  постоянно обновлять антивирусные программы с целью препятствования  попадания и распространения  вирусов в компьютерах [71]. Рекомендуется приобрести в организацию специальную аппаратуру для уничтожения бумажной информации. Особое внимание необходимо уделить вопросам приема новых сотрудников на работу. Сегодня во многих организациях практикуется ужесточенный подход к этому процессу, что связано с желанием сохранить информацию внутри организации и не дать ей выйти за ее пределы из-за «человеческого фактора» [64].

Прием на работу в Управление социальной защиты населения  осуществляется в четыре этапа.

1. Беседа с начальником отдела кадров. Начальник отдела кадров знакомится с кандидатом, его резюме, задает вопросы по профессиональной деятельности,    делая    предварительные    пометки.    Этот    этап    носит

профессиональный  характер. Затем начальник отдела кадров анализирует полученную информацию от кандидатов и передает ее руководителю.

2. Руководить знакомиться с резюме кандидатов и заметками о них начальника отдела кадров, выбирая наиболее подходящих и приглашает к себе на собеседование. Собеседование носит личностный характер и предполагает нестандартные вопросы (например, что человек любит есть, какое у него хобби и т.п.). Таким образом, руководитель получает информацию для принятия решения о том, насколько для него подходит этот человек, прогнозирует возможные проблемы, с которыми он может столкнуться при общении с этим кандидатом.

3. Если на работу устраивается несколько человек (от 3 до 5 человек) то проводится тестирование. Здесь уже определяется уровень интеллекта сотрудников, составляются их психологические портреты на основе различных тестов.

4. Служба безопасности (ответственный специалист по кадрам):

        а) проверка кандидатов в различных инстанциях (привлекался ли к суду, отбывал ли срок в местах лишения свободы, стоит ли на учете в наркологическом диспансере, соответствуют ли действительности сведения, которые он предоставил о предыдущих местах работы);

      б) определяется, насколько сотрудник лоялен к организации, какие у него реакции на провокационные вопросы (например, что он будет делать, если узнает, что кто-то из его коллег берет документы домой).

И только после  того, как кандидат прошел все эти четыре стадии, принимается решение - брать ли его на работу или нет.

После того, как  вынесено положительное решение, сотруднику устанавливается испытательный  срок 3 месяца (по законодательству РФ он может варьироваться от 1 месяца до трех, но рекомендуется не меньше 2 месяцев, а лучше  3 месяца).   В  течение  испытательного  срока  руководство присматривается к новому сотруднику, наблюдают за его деятельностью [49].

Кроме того, сразу  же при приеме на работу наряду с  заключением трудового договора, подписание соглашения о неразглашении коммерческой тайны:

1. Не распространять информацию о клиентах среди тех, кто не является сотрудником организации.

2. Не распространять какую-либо информацию о сотрудниках.

3. Не распространять информацию о заработной плате сотрудников фирмы.

4. Не выносить за пределы управления какую-либо документацию без письменного разрешения руководства.

5. Не пересылать по электронной почте компьютерные файлы без разрешения на то руководителя управления.

6. Не копировать какую-либо информацию (в печатном или электронном виде) без письменного разрешения руководителя.

Это не полный перечень того, что включено в соглашение.

Одним из вопросов в организации информационного [46] и документационного обеспечения деятельности любого учреждения или фирмы являются создание службы ДОУ и выделение рабочего места офис-менеджера. Значение информации в сфере управления трудно переоценить, любое управленческое решение базируется на анализе соответствующей информации. Информация может быть задокументированной (бумажные и электронные документы) и незадокументированной (устное обращение). Рост объема информации и документов потребовал внедрения оргтехники и современных средств связи и коммуникации (телефон, факс, e-mail, Internet, экспресс доставка документов и другие).

В г.о.Новокуйбышевск в каждой организации, учреждении предприятия  и структурном подразделении  имеется свой фирменный бланк, в  том числе и в Управлении социальной защиты населения, Герб РФ который оформляется  в левом верхнем угле части  листа формата А4, там же располагаются реквизиты организации.

Документационное  обеспечение в Управлении социальной защиты населения выполняют [52]:

Секретарь руководителя:

• прием, учет, регистрация, направление входящих документов;
• регистрация и учет внутренних документов;
• передача документов на рассмотрение руководителю;
• контроль за прохождением и сроками исполнения документов;
• заполнения базы данных о регистрации, ходе прохождения и исполнения документов;
• организация телефонных переговоров руководителя, оформление в отсутствии руководителя полученной информации и доведение до сведения ее содержание;
• обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами;
• организация приема посетителей к руководителю организации;
• осуществление копирования документации, направление ее в отделы и архив.

Составлением  некоторых видов документов руководитель Управления социальной защиты населения  занимается самостоятельно, руководствуясь инструкцией по делопроизводству. Например, документы (отчеты, справки) о выполнении предписаний и актов предписания по технике безопасности, некоторые виды писем.

В ведении начальника отдела кадров и специалиста по кадрам находятся:

• приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов и  руководителя организации;
• личные карточки, личные дела, трудовые договора и трудовые книжки работников управления;
• документы (представления, ходатайства, наградные листы, анкеты, характеристики, автобиографии) для представления к наградам работников управления.

      В ведении главного бухгалтера находятся:

• приказы, инструкции, указания вышестоящих организаций, финансовых организаций, финансовых и налоговых органов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности;
• лимиты и уведомления бюджетных обязательств, смета доходов и расходов, расчеты к ним;
• годовые отчеты представляемые в налоговые органы (годовые, квартальные, ежемесячные);
• первичные кассовые документы (кассовые ордеры, оборотные и накопительные ведомости и др.);
• договоры и переписка о заключении договоров (хозяйственные, операционные соглашения);
• лицевые счета работников управления;
• кассовая книга;
• инвентарные описи, книги учета основных средств, протоколы инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости об инвентаризации имущества и материальных ценностей [62].